6 Tugas Data Entry dalam Perusahaan

6 Tugas Data Entry dalam Perusahaan

Tugas data entry terdengar sesederhana memasukkan data. Pekerjaan ini ada di hampir semua kantor dengan berbagai standar keterampilan yang bervariasi. Tergolong pekerjaan klerikal, data entry memang bersifat administrasi jika dibandingkan pekerjaan lain di kantor.

Lalu, apa yang membuat pekerjaan ini spesial? Mari simak ulasan berikut.

Apa Saja Tugas Data Entry?

Data entry umumnya menjadi bagian dari pekerjaan administrator. Ia bertanggung jawab memroses informasi lewat pengambilan data dari formulir, rekaman suara, maupun sumber data lain. Kemudian data itu dimasukkan ke dalam sistem komputer. Tak cukup sampai memasukkan saja, tetapi ia juga harus memastikan akurasi penyimpanan data.

Secara spesifik, berikut 6 tanggung jawab data entry yang perlu diketahui.

  1. Mengumpulkan data dan memasukkan informasi ke dalam database

Perusahaan bisa memiliki ratusan, ribuan, hingga jutaan data dengan berbagai format tergantung besar kecilnya bisnis yang dijalani. Mengumpulkan informasi dari beragam sumber itu mudah, tetapi memasukkannya ke database jelas butuh waktu khusus.

  1. Memastikan akurasi data

Selanjutnya, seorang petugas data entry perlu memastikan apakah data yang di-input sudah benar atau belum. Pada tugas ini jelas bahwa memasukkan informasi tak sekadar mengetik, tetapi juga perlu ketelitian dalam mengecek apakah info yang diketik sudah tepat, benar, dan sesuai sumbernya.

  1. Memperbarui database jika diperlukan

Data yang tersimpan tentu punya usia pemakaian. Ketika data sudah tersimpan sekian lama, perlu pembaruan secara berkala dengan menambahkan informasi tertentu. Ini juga jadi tanggung jawab petugas data entry dalam mengenali mana data yang perlu diperbarui maupun direvisi.

  1. Melakukan backup informasi secara rutin

Meski sudah tersimpan dalam sistem, tidak ada jaminan 100% data itu akan aman. Hal-hal tidak terduga bisa saja menyerang sistem database, seperti virus, serangan siber, atau kerusakan hardware yang berujung pada kehilangan data. Maka, petugas data entry juga bertanggung jawab mem-backup semua data yang sudah dimasukkan ke media lain, seperti external hard disk atau folder cadangan di cloud system. 

  1. Mencari data secara cepat 

Ada kalanya perusahaan membutuhkan data lama untuk diolah kembali. Petugas data entry harus mampu mencari data yang dimaksud secara cepat sehingga bisa segera dipakai oleh user yang membutuhkannya.

  1. Memilah dan mengatur kembali dokumen setelah data entry

Sumber informasi dapat berupa dokumen hard copy atau soft copy, maupun rekaman audio video. Setelah data dimasukkan dalam sistem, tugas berikut adalah mengatur penyimpanan sumber tersebut. Misalnya, jika berupa dokumen tertulis, maka kertas-kertas tersebut harus disimpan dalam binder. Usai periode tertentu, berkas perlu dihancurkan karena informasinya dianggap telah kedaluwarsa.

Keterampilan yang Dibutuhkan

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tanggung jawab utama petugas data entry adalah memastikan database perusahaan akurat dan rutin diperbarui atau up-to-date. Dengan demikian, jika sewaktu-waktu perusahaan membutuhkan data terkini untuk pengambilan keputusan, semua informasi sudah tersedia.

Baca juga: Perilaku Konsumen Millennial

Maka, seseorang yang bertugas di bidang ini perlu menguasai beberapa keterampilan agar bisa sukses menjalani tugasnya. Beberapa keterampilan tersebut antara lain:

  1. Berorientasi pada detail. Memasukkan data dalam jumlah besar hingga me-review-nya membutuhkan ketelitian ekstra agar data akurat dan mengurangi risiko kesalahan.
  2. Fleksibilitas, mengingat mereka dituntut bekerja cepat sekaligus tepat, tetapi juga bisa memaksimalkan efisiensi waktu dan tenaga.
  3. Melek teknologi. Mereka harus pandai beradaptasi dengan berbagai teknologi terkini seperti deretan software yang bisa mempermudah proses entri data. 
  4. Teratur dan terorganisir, terkait kebiasaan dokumentasi atau pengarsipan data. Semakin rapi, semakin mudah mencari saat dibutuhkan.
  5. Komunikasi dengan rekan kerja, atasan, maupun klien, supaya bisa memperoleh informasi sesuai kebutuhan.

Perusahaan Anda belum punya staf khusus untuk tugas data entry? Coba gunakan layanan DOCUPRO dari AdIns. Layanan sistem pemrosesan dokumen ini didukung oleh tim profesional dengan kemampuan data entry hingga verifikasi data yang mumpuni. Jadi, Anda hanya perlu fokus pada pengembangan bisnis. Sisanya serahkan pada DOCUPRO. Fokus kembangkan bisnis Anda sekarang!