9 Tujuan Administrasi Perkantoran yang Wajib Diketahui

Administrasi perkantoran memegang peran penting dalam perusahaan Anda. Kegiatan organisasi bisa berjalan secara efektif justru tak lepas dari tangan dingin seorang administrasi perkantoran. Mengembangkan manajemen dalam perusahaan agar berjalan lancar merupakan tujuan administrasi perkantoran yang sangat membantu perusahaan Anda.

Banyak generasi muda yang memandang administrasi perkantoran sebagai pekerjaan yang tidak menarik. Alasannya klise, pekerjaan di bidang administrasi perkantoran terlihat monoton dan tidak relevan pada zaman serba digital ini. Faktanya, pekerjaan ini memiliki tujuan terkait pemenuhan kebutuhan organisasi.

Simak artikel ini untuk mengenal lebih dalam tentang administrasi perkantoran dan tujuan pekerjaan ini dalam perusahaan.

Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran adalah kegiatan manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian (mengatur dan menyusun), pengarahan, pengawasan, pengendalian dan pelaksanaan kegiatan yang terkait dengan operasional perusahaan. Administrasi perkantoran juga terlibat dalam perencanaan keuangan, personalia, serta distribusi barang dan logistik dalam sebuah organisasi.

Ada beberapa pengertian administrasi perkantoran menurut para ahli, misalnya George Terry dalam bukunya ‘Principles of Management’ berpendapat bahwa administrasi perkantoran bukanlah sekadar manajemen. Jenis administrasi ini berperan sebagai penggerak untuk karyawan di bidang administrasi perkantoran agar bisa mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan baik.

Ada pula pendapat lain tentang administrasi perkantoran dari Prajudi Atmosudirdjo, Direktur Lembaga Administrasi Negara. Beliau berpendapat bahwa administrasi perkantoran merupakan gabungan dari corporate management dan operation management. Corporate management memandang kantor secara fisik yang terdiri dari gedung, personel, perlengkapan, dan tanah), sedangkan operation management berarti seluruh pekerjaan yang dilakukan di kantor.

Yang terakhir pendapat dari William Spriegel dan Ernest Daview yang menyebutkan bahwa administrasi perkantoran adalah suatu pemberian yang tertuju pada semua kegiatan operasional seperti transportasi, manufacturing, produksi, pengelolaan gudang, dan marketing.

Baca juga: 8 Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran, Ini Penjelasannya!

Beberapa Fungsi Administrasi Perkantoran

Secara umum ada 5 fungsi administrasi perkantoran yang ada kaitannya dengan operasional suatu organisasi. Berikut ini adalah uraian fungsi administrasi perkantoran sebagai berikut :

1. Fungsi Rutin

yaitu suatu fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

2. Fungsi Teknis

yaitu suatu fungsi administrasi yang memerlukan pendapat, keputusan, serta keterampilan perkantoran yang mumpuni.

3. Fungsi Analis

yaitu suatu fungsi administrasi yang memerlukan cara berpikir kritis dan kreatif serta kemampuan memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat.

4. Fungsi Interpersonal

yaitu suatu fungsi administrasi yang memerlukan analisis dan penilaian sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu serta keterampilan dalam berkomunikasi dengan orang lain.

5. Fungsi Manajerial

yaitu suatu fungsi administrasi yang memerlukan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, memberikan motivasi.

Baca juga: 10 Tugas Administrasi Perkantoran untuk Anda Pahami

Tujuan Administrasi Perkantoran dalam Sebuah Perusahaan

Sekilas dijelaskan pada bagian awal bahwa administrasi perkantoran memiliki beberapa tujuan terkait perannya dalam sebuah organisasi. Apa saja tujuan yang dirancang dan harus dicapai dalam administrasi perkantoran?

1. Menyediakan Informasi

Administrasi perkantoran sangat erat kaitannya dengan pengelolaan data dan informasi. Pekerjaan ini hadir untuk menyediakan data yang lengkap dan dibutuhkan oleh beberapa pihak dalam pelaksanaan tugasnya. Pekerjaan kantor berjalan efektif dan efisien karena banyaknya informasi yang tersedia dan menunjang karyawan dalam bekerja.

Baca juga: Apa yang Dimaksud dengan ERP dalam Administrasi Perkantoran?

2. Melakukan Pengawasan Pekerjaan Kantor

Administrasi perkantoran juga menjadi wakil pimpinan perusahaan dalam mengawasi pekerjaan operasional di kantor. Pengawasan ini bertujuan agar setiap pekerjaan dan administrasi bisa terlaksana sesuai dengan tenggat waktu, prosedur, dan standar umum yang telah ditetapkan. Tujuannya yakni memastikan segala pekerjaan berjalan lancar dan dapat mencapai target perusahaan yang telah direncanakan.

3. Menerapkan Kebijakan Perusahaan

Segala kebijakan dan peraturan perusahaan juga dirancang oleh administrasi perkantoran. Mereka harus menjadi orang pertama yang menerapkan kebijakan tersebut serta memberikan standar pelayanan manajemen yang baik terhadap karyawan ataupun pelanggan. Karyawan pun akan mengikuti kebijakan yang berlaku apabila administrasi perkantoran ikut menerapkannya.

4. Berkomunikasi dengan Karyawan

Administrasi perkantoran bisa pula merangkap sebagai tim Human Resources Department (HRD) di perusahaan. Mereka memiliki tujuan umum dalam pekerjaan terkait pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM). Salah satunya, berkomunikasi dengan karyawan dalam mengidentifikasi masalah selama bekerja serta solusinya. Mereka juga memberikan apresiasi kepada karyawan apabila berhasil mencapai target tertentu dalam pekerjaan.

5. Memberikan Pelatihan kepada Karyawan

Administrasi perkantoran juga bertujuan untuk memberikan pelatihan kepada karyawan. Pelatihan berguna untuk mengembangkan skill dan kemampuan mereka selama bekerja. Karyawan dengan skill yang tinggi akan mampu memberikan performa kerja terbaik sehingga perusahaan lebih cepat mencapai tujuannya.

Baca juga: Tugas Pekerjaan Data Entry dalam Perusahaan

6. Melakukan Verifikasi dan Evaluasi

Tujuan ini berkaitan dengan pekerjaan administrasi perkantoran secara umum. Mereka harus melakukan verifikasi, memantau seluruh proses kerja, dan memberikan evaluasi terhadap proses yang telah dilakukan. Administrasi perkantoran juga membuat laporan proses produksi, pengiriman produk, serta penggajian karyawan.

7. Melakukan Proses Perekrutan Karyawan

Administrasi perkantoran juga bertujuan untuk menambah jumlah karyawan agar kebutuhan SDM perusahaan terpenuhi. Jumlah karyawan yang cukup dapat memaksimalkan proses operasional perusahaan. Mereka juga bertanggung jawab dalam melakukan proses rekrutmen, mulai dari menyaring kandidat, melakukan tes dan wawancara, serta onboarding karyawan.

8. Menyampaikan Prosedur Kerja

Prosedur dan kebijakan kerja dalam perusahaan menjadi hal wajib yang harus diketahui oleh administrasi perkantoran. Mereka menyampaikan seluruh prosedur tersebut supaya karyawan bisa bekerja sesuai standar yang telah ditetapkan. Tujuannya yaitu menghasilkan produk barang atau jasa yang aman digunakan oleh konsumen.

9. Menerapkan dan Mengembangkan Berbagai Kemampuan

Pekerjaan menjadi administrasi perkantoran juga memerlukan sejumlah kemampuan untuk mencapai tujuannya. Mereka harus mampu berkomunikasi dengan baik, menguasai teknologi yang digunakan, kemampuan manajemen, pengelolaan dokumen serta surat-menyurat, customer service, dan keuangan. Seluruh kemampuan tersebut sangat membantu administrasi perkantoran dalam melaksanakan pekerjaannya.

Baca juga: Mengelola Dokumen Lebih Mudah dengan AdIns Document Solution

Banyak sekali tujuan yang harus dicapai oleh administrasi perkantoran demi kesuksesan suatu perusahaan. Mereka tidak akan bisa mencapai tujuan tersebut lebih cepat apabila tidak ada teknologi yang menunjang pekerjaannya. Itulah pentingnya menggunakan aplikasi Document Management System (DMS) dalam menyelesaikan pekerjaan di bidang administrasi perkantoran.

Anda tidak perlu lagi mencari dan melacak dokumen secara manual dengan Aplikasi DMS dari AdIns. Data pun tersimpan aman dengan metode enkripsi dan watermark sehingga tidak mudah dicuri. Tertarik untuk mencoba software ini? Hubungi kami melalui WhatsApp di sini untuk mengetahui fitur dan mencoba versi demo aplikasi DMS kami. Wujudkan tujuan administrasi perkantoran di perusahaan Anda bersama AdIns!