Apa yang Dimaksud dengan ERP dalam Administrasi Perkantoran?

Apa yang Dimaksud dengan ERP dalam Administrasi Perkantoran?

Proses digitalisasi juga telah memasuki ranah administrasi bisnis dengan hadirnya software Enterprise Resource Planning (ERP). Pekerjaan di kantor pun akan lebih selesai dilakukan hanya dengan modal software tersebut. Namun, apa yang dimaksud dengan ERP dan apa saja fungsinya? 

AdIns akan mengulas lebih lengkap mengenai sistem informasi ini, mulai dari pengertian ERP, fitur dalam ERP hingga manfaatnya.

Apa yang Dimaksud dengan ERP?

apa yang dimaksud dengan erp, Apa yang Dimaksud dengan ERP dalam Administrasi Perkantoran?, Advance Innovations

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah model sistem informasi atau software yang bertugas untuk mengumpulkan dan mengorganisasikan data bisnis dalam suatu perusahaan. Dalam software ERP, semua fungsi bisnis seperti laporan akuntansi, produksi, sumber daya manusia (human resource), dan lain-lain dioperasikan secara otomatis lewat serangkaian aplikasi di dalamnya. 

Baca Juga: Berbagai Contoh Digitalisasi Dalam Bisnis

Intinya, pekerjaan setiap departemen dalam perusahaan akan dipermudah dengan adanya ERP ini. Proses bisnis pun berjalan semakin lancar dan baik serta sumber daya dalam bisnis pun semakin dikelola dengan lebih efisien.

ERP mulai digunakan dalam perusahaan sejak 1990-an, di mana ada software komputer yang terintegrasi dengan pekerjaan dalam bisnis tersebut. Awalnya, Gartner Group selaku penciptanya hanya membuat ERP sebagai software untuk mengelola setiap operasi bisnis dan hanya digunakan untuk perusahaan besar dan manufaktur. Kini, ERP sudah mulai digunakan di berbagai industri, termasuk start up dengan sistem ERP berbasis web yang dapat diakses penggunamya dari jarak jauh.

Cara Kerja ERP

apa yang dimaksud dengan erp, Apa yang Dimaksud dengan ERP dalam Administrasi Perkantoran?, Advance Innovations

ERP bekerja dengan mengintegrasikan berbagai aspek bisnis seperti manufaktur, akuntansi, hingga penjualan. Hal tersebut memungkinkan bisnis untuk memiliki pandangan yang lebih lengkap tentang operasi mereka dan membuatnya lebih mudah untuk melacak dan mengelola data bisnis penting.

Menariknya, ERP juga dapat membantu bisnis membuat dan melacak pesanan pembelian dan dokumen berharga lainnya.

Baca juga: Cara Penyimpanan Dokumen yang Baik dan Aman

Apa Saja Fitur Umum dalam Software ERP?

apa yang dimaksud dengan erp, Apa yang Dimaksud dengan ERP dalam Administrasi Perkantoran?, Advance Innovations

ERP memiliki beberapa fitur khusus yang sangat berguna untuk memudahkan proses operasi bisnis suatu perusahaan. Apa saja?

1. Integrasi Data

Salah satu fitur ERP yang tidak ditemukan dalam software lainnya adalah integrasi data dengan sistem lain saat dioperasikan. Fitur integration ini dianggap sangat penting bagi bisnis karena banyaknya data yang harus diolah dalam waktu yang sama.

Jika bisnis memiliki cabang di beberapa area, ERP akan membantu mengintegrasikan setiap proses bisnis di dalamnya karena setiap fungsinya akan bekerja dengan harmonis.

2. Otomasi

Tugas bisnis yang redundan dan selalu berulang setiap periode kini bisa diotomatiskan dengan ERP, seperti proses penggajian, pelaporan, pembuatan faktur, dan lain-lain. Karyawan akan fokus mengerjakan tugas yang lebih penting sehingga waktu bekerja pun menjadi lebih efektif.

Human-error pun bisa dihilangkan karena proses otomatisasi ini akan mengerjakan pekerjaannya dengan kecerdasan buatan (AI) yang dimilikinya.

3. Analisis Data

Fitur analisis dalam ERP dimulai dari pengumpulan dan pemrosesan data dalam semua operasi bisnis yang dimasukkan. Jadi, ERP akan menemukan beberapa informasi mengenai tren dan pola dalam proses yang dijalankan.

Karyawan akan melakukan refleksi terhadap tugas bisnis yang telah dikerjakan sekaligus memberikan evaluasi untuk periode bisnis berikutnya.

4. Pelaporan

Pada dasarnya, analisis data dan pelaporan adalah dua hal yang berbeda dalam ERP. Jika analisis data berguna untuk menemukan pola dalam pekerjaan, pelaporan adalah penyampaian hasil analisis tersebut dalam bentuk visual seperti bagan, tabel, dan lain-lain.

Dengan menggunakan ERP, laporan akan dibuat lebih rinci dan relevan, serta kelemahan dalam proses bisnis bisa diketahui agar bisa dievaluasi di kemudian hari.

5. Customer Relationship Management

Customer relationship management atau manajemen hubungan pelanggan sangat penting bagi bisnis dan semuanya bisa dibantu dengan software ERP.

Software ini akan menangani otomatisasi pemasaran serta aktivitas penjualan yang telah dilakukan. Data mengenai informasi pelanggan pun tersimpan dalam bentuk spreadsheet sehingga bisa dilacak secara otomatis.

Baca Juga: Apa itu Sales Mobile Reporting App

6. Akuntansi

ERP juga menangani bagian paling vital dalam perusahaan, yakni akuntansi atau finansial. ERP akan mengelola proses akuntansi, seperti pencatatan aset, modal, biaya-biaya, serta kewajiban seperti utang dan pajak.

Sistem ini juga akan mengotomatiskan fungsi akuntansi seperti pembayaran biaya atau utang, penjualan, dan lain-lain.

Baca juga: 4 Perbedaan Kredit dan Pembiayaan yang Wajib Anda Ketahui!

Manfaat Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)

apa yang dimaksud dengan erp, Apa yang Dimaksud dengan ERP dalam Administrasi Perkantoran?, Advance Innovations

ERP menawarkan banyak manfaat bagi perusahaan yang menerapkannya dan sebagian besar berasal dari berbagi informasi dan standarisasi. ERP dapat membuat proses bisnis lintas departemen lebih mudah untuk dikelola dan menyajikan wawasan yang baik dari data real time dan intelijen bisnis.

Selain itu, software ERP memberikan beberapa manfaat lain, yaitu:

  1. Menyempurnakan pelaporan bisnis secara real time
    • Alat pelaporan yang lebih baik dengan informasi waktu nyata.
    • Satu database terintegrasi untuk semua proses bisnis.
  2. Akses yang lebih baik ke informasi pelanggan dengan waktu respons yang lebih cepat. ERP mengumpulkan semua informasi yang diperlukan tentang penjualan dan pelanggan, yang memudahkan manajer penjualan dan staf untuk berkomunikasi dengan klien dan mengurangi penundaan sebelum bereaksi terhadap permintaan pelanggan.
    • Peningkatan pengiriman tepat waktu
    • Akurasi pesanan yang ditingkatkan
  3. Peningkatan biaya inventaris. Hal ini karena penerapan ERP dapat menghindari masalah seperti terlalu banyak persediaan yang dapat meningkatkan pengeluaran dengan cara memprediksi produk yang akan habis dan tahu bagaimana cara mengatasi permintaan produk dalam jumlah besar secara mendadak.
  4. Skalabilitas dan fleksibilitas. Manfaat lain dari software ERP ditentukan oleh struktur modularnya yang memungkinkan penyesuaian skalanya sesuai dengan kebutuhan dan kondisi saat ini. Dengan demikian, sistem ERP atau perencanaan sumber daya dengan mudah beradaptasi dengan ekspansi atau pengurangan perusahaan di setiap level.
  5. Efektivitas biaya. Sebagai hasil dari pengurangan dokumen dan optimalisasi aktivitas sehari-hari, terutama tugas yang berulang, sistem ERP memungkinkan pemotongan biaya pada kebutuhan administratif. Bahkan, ERP dapat mempercepat operasi bisnis yang melibatkan berbagai persetujuan informasi, seperti logistik.
  6. Akses lebih mudah ke sistem manajemen. Sesuai dengan kebutuhan spesifik dalam konteks perencanaan sumber daya, sistem ERP dapat diimplementasikan sebagai aplikasi web atau seluler dan ditingkatkan dengan teknologi cloud. Inilah yang membuat ERP dapat berjalan di smartphone dan perangkat portabel lainnya dan dapat diakses kapan saja.
  7. Memberi keunggulan kompetitif yang lebih baik dari kompetitor. Manfaat yang terakhir ini merupakan ringkasan dari semua keunggulan yang disebutkan di atas. Pada intinya, sistem ERP memberikan keunggulan kompetitif yang paling dibutuhkan perusahaan, tool ekstra untuk mengungguli para pesaing.Saat perusahaan lain tetap menggunakan metode konvensional, Anda sebaliknya bergerak maja untuk meningkatkan bisnis dengan kemajuan teknologi “ERP” dan menuai keuntungan.

Kesimpulannya, apa yang dimaksud dengan ERP adalah sistem informasi yang berguna untuk melakukan otomatisasi proses bisnis dalam suatu perusahaan. ERP akan membuat bisnis semakin menjadi lebih agile dan pekerjaan bisnis di dalamnya lebih cepat selesai. AdIns juga memiliki Confins, software ERP yang bisa memudahkan operasi bisnis di perusahaan finansial Anda. Segera ajukan demo software ini dan rasakan kemudahan dalam manajemen bisnis hanya dengan Confins.

apa yang dimaksud dengan erp, Apa yang Dimaksud dengan ERP dalam Administrasi Perkantoran?, Advance Innovations

Author :

Ad-Ins

Published date :

11 Juli 2022