Cara Penyimpanan Dokumen yang Baik dan Aman

Cara Penyimpanan Dokumen yang Baik dan Aman

Bagaimana cara penyimpanan dokumen yang baik dan aman? Pertanyaan ini sering dilontarkan mengingat kebutuhan akan tempat penyimpanan dokumen yang memiliki sistem optimal tidaklah mudah. Bahkan walaupun perkembangan teknologi semakin pesat, masih ada banyak pihak yang tidak mengerti hal ini. Informasi mengenai cara penyimpanan dokumen dapat Anda pahami dengan membaca informasi di bawah ini.

Cara Penyimpanan Dokumen

Dokumen adalah data dalam bentuk tulisan, gambar, hingga video yang memiliki informasi penting dan biasanya harus disimpan dengan baik agar tidak rusak serta hilang. Setiap dokumen memiliki tingkat kepentingan berbeda-beda.  Bahkan ada saja dokumen yang setelah sekali dibaca, langsung bisa dihapus karena sudah tidak penting lagi.

Perbedaan nilai kepentingan data di dalam dokumen memang beragam, namun ketika dihadapkan dengan cara penyimpanan dengan baik dan aman, masih ada yang belum mengetahuinya.

Untuk penyimpanan atau pengarsipan dokumen, biasanya tergantung dari bentuk dokumen itu sendiri. Jika dalam bentuk fisik, maka dapat disimpan di lemari arsip yang bersih dan aman. Namun jangan lupa untuk memasukkan setiap dokumen itu terdalam plastik agar tetap bersih.

Namun dengan perkembangan teknologi saat ini, semakin banyak industri yang sadar bahwa digitalisasi dokumen sangatlah penting. Melalui peran teknologi, sistem keamanan dokumen jauh lebih tinggi daripada menggunakan cara lama. Bahkan bisa disimpan dalam jangka waktu yang lama dan tentunya dijamin aman.

Untuk penyimpanan dokumen secara digital, Anda bisa memanfaatkan komputer atau laptop yang dimiliki. Menyimpan dokumen di dalam perangkat teknologi tersebut sangatlah mudah. Bahkan  bisa dilakukan oleh orang yang baru belajar. Berikut caranya:

  • Ketika sudah membuat file dokumen baru di komputer atau laptop, cari di pojok kiri atas tulisan FILE
  • Jika sudah menemukannya, klik tulisan itu dan Anda akan melihat beberapa opsi
  • Ada opsi Save dan Save As untuk penyimpanan lalu pilih salah satu opsi tersebut
  • Jika Anda sudah pernah menyimpan dokumen tersebut, maka pilih opsi Save
  • Kalau memang perlu pernah menyimpan dokumen itu, pilih opsi Save As
  • Berikan nama untuk dokumen tersebut agar mudah Anda cari ketika dibutuhkan
  • Jangan lupa untuk memilih lokasi dokumen tersebut untuk disimpan agar Anda tidak kebingungan saat mencarinya
  • Sekarang tinggal klik tombol Save

Selamat, Anda sudah menyimpan dokumen di komputer atau laptop secara mudah.

Baca juga: Mengapa Harus Melakukan Digitalisasi Dokumen?

Manfaatkan Aplikasi Penyimpanan Dokumen Terdepan

Cara penyimpanan dokumen  yang baru diberikan memang sudah digunakan sejak lama. Namun ada cara baru yang jauh lebih aman dan bisa menyimpan dokumen dalam jumlah besar melalui aplikasi ini. Apa aplikasi yang dimaksud? Tentu saja jawabannya adalah aplikasi DMS (Document Management System) dari AdIns

AdIns sendiri merupakan vendor software independen dengan teknologi terdepan yang telah sukses menghasilkan aplikasi DMS untuk Anda. Aplikasi DMS dari AdIns adalah sistem manajemen dokumen yang dapat mempermudah Anda dalam menyimpan segala bentuk jenis data secara efektif, efisiensi, dan aman. 

Sistem digitalisasi dan manajemen dokumen sendiri menjadi kunci sukses perjalanan suatu bisnis. Apalagi jika data-data dalam dokumen itu penting. Untuk itulah aplikasi DMS menghadirkan berbagai macam fitur menarik, seperti manajemen konten, manajemen pencatatan, layanan interface data, dan pengaturan aplikasi yang mudah. 

Dengan bentuk program yang simpel dan mudah dimengerti, cara penyimpanan dokumen digital bersama aplikasi DMS sangat cocok untuk berbagai jenis perusahaan. Tertarik untuk merasakan manfaat dari aplikasi DMS? Kunjungi AdIns sekarang juga!

Author :

Ad-Ins

Published date :

02 April 2021