Contoh Absensi Karyawan Harian Manual di Perusahaan

Penting sekali bagi seorang karyawan untuk mencatat kehadiran mereka dalam sistem absensi. Mengapa penting? Sistem absensi dapat memudahkan Human Resources Department (HRD) perusahaan dalam mengetahui serta menilai tingkat kedisiplinan karyawan melalui data jam masuk dan jam keluar. Absensi karyawan juga berguna sebagai patokan untuk menentukan jumlah potongan gaji apabila karyawan tidak hadir.

Itulah pentingnya sistem kehadiran di perusahaan Anda. Sebagai langkah awal, Anda bisa membuat sistem presensi menggunakan contoh absensi karyawan harian manual yang ada di artikel ini. Langsung simak saja artikel ini untuk mengetahui contohnya.

Manfaat Membuat Absensi Kehadiran Karyawan

Anda perlu mengetahui manfaat dari membuat absensi kehadiran karyawan bagi perusahaan sebelum melihat contohnya. Absensi atau daftar presensi karyawan tidak hanya berguna untuk merekam kehadiran karyawan beserta jam masuk dan jam keluar kantornya. Data presensi diperlukan untuk mendukung kegiatan perusahaan secara keseluruhan. 

Mari kita lihat penjelasan di bawah ini agar lebih jelas.

1. Memastikan Kelancaran Kegiatan Operasional

Kegiatan operasional perusahaan tidak akan berjalan lancar apabila karyawan tidak bersikap disiplin selama bekerja. Itulah pentingnya data kehadiran bagi perusahaan, tepatnya tim HRD. Anda bisa mengetahui karyawan tersebut tidak hadir dengan alasan apa pun atau tanpa alasan serta berapa kali mereka pulang cepat atau masuk terlambat. 

Data tersebut diperlukan supaya Anda dapat mengevaluasi kegiatan operasional yang telah berjalan dalam periode tertentu. Anda bisa memperkirakan masalahnya terletak pada ketidakdisiplinan karyawan apabila kegiatannya tidak berjalan lancar.

2. Mengetahui Performa Karyawan

Database kehadiran karyawan dapat menjadi alat untuk mengetahui performa mereka selama bekerja. Performa tersebut tidak hanya dinilai berdasarkan kualitas dan jam kerja yang mereka habiskan, tetapi juga kedisiplinan mereka.

Anda dapat memberikan reward kepada karyawan yang mampu menghasilkan performa terbaik selama bekerja. Mereka pun bisa mendapatkan promosi jabatan sesuai pertimbangan yang telah dibuat. Sebaliknya, karyawan yang belum berhasil mencapai target performanya bisa diberikan evaluasi agar lebih baik dalam bekerja.

Baca juga: Apa Itu Manajemen Basis Data?

3. Menghitung Gaji Karyawan yang Lebih Akurat

Absensi juga bermanfaat supaya perusahaan bisa memberikan gaji yang lebih akurat. Anda bisa memotong gaji karyawan apabila mereka sering izin tanpa alasan jelas atau sakit tanpa surat dokter. Selain itu, Anda bisa memberikan uang lembur bagi karyawan yang mencatat jam keluar kantor lebih telat. Namun, Anda perlu melakukan rekapitulasi data absensi dengan baik dan teratur agar tidak ada kesalahan dalam pembayaran gaji karyawan.

4. Menghindari Kecurangan dari Karyawan

Kecurangan terkait ketidakhadiran dapat diatasi dengan sistem absensi. Karyawan justru tidak akan melaporkan ketidakhadirannya karena merasa perusahaan tidak akan mengetahuinya. Sistem absensi yang lebih detail pun dapat menghindari kecurangan karyawan saat mengisi jam masuk dan keluar dari kantor.

Baca juga: Absen Online: Perkembangan dan Manfaat Menggunakannya

Contoh Absensi Karyawan Harian Manual yang Bisa Diterapkan

Setelah membaca manfaat di atas, Anda pasti memahami bahwa sistem presensi itu sangat diperlukan dalam perusahaan. Anda bisa mencoba membuat sistem absensi karyawan harian secara manual terlebih dahulu. 

Ada beberapa kolom penting yang harus ada dalam lembar presensi, yaitu data diri karyawan (nama, jabatan dan departemen), waktu masuk, dan waktu keluar. Namun, Anda bisa memodifikasi data tersebut sesuai kebijakan mengenai kehadiran karyawan di perusahaan. Agar lebih jelas, lihatlah beberapa contoh di bawah ini.

1. Contoh Absensi Karyawan Harian Manual 1

Pada contoh ini, sistem absensi dilakukan berdasarkan jenis shift karyawan. Contoh absensi ini lebih ideal apabila ada karyawan paruh waktu atau freelancer di perusahaan.

2. Contoh Absensi Karyawan Harian Manual 2

Contoh daftar absensi ini menggabungkan data seluruh kehadiran karyawan dalam satu hari. Seluruh karyawan akan mengisi kehadiran mereka dalam tabel ini.

3. Contoh Absensi Karyawan Harian Manual 3

Anda pun bisa menggunakan contoh di bawah ini, yaitu pencatatan absensi seluruh karyawan dalam 1 bulan kerja. Biasanya, contoh absensi ini lebih banyak digunakan oleh perusahaan.

Kelebihan dan Kekurangan Absensi Manual

Ada pertimbangan lain yang perlu dipikirkan sebelum menerapkan sistem absensi manual di atas, yaitu kelebihan dan kekurangannya. Gunakan penjelasan di bawah ini sebagai bahan pertimbangan Anda.

Kelebihan Absensi Manual

Berikut ini beberapa hal yang menjadi kelebihan absensi manual:

1. Tidak Membutuhkan Pengeluaran Besar

Anda tidak perlu mengeluarkan biaya besar untuk memasang teknologi absensi di kantor. Perusahaan cukup mengandalkan tenaga manusia seperti tim HRD atau administrator kantor untuk mengelola data absensinya.

Baca juga: Mengelola Dokumen Lebih Mudah dengan AdIns Document Solution

2. Proses Penerapannya Sederhana

Proses absensi manual juga lebih sederhana sehingga lebih ideal untuk perusahaan yang baru merintis. Anda cukup mencetak template data absensi di kertas, kemudian pasang sistem absensinya di depan pintu kantor atau ruangan supaya karyawan bisa mengisinya.

3. Dapat Digunakan Tanpa Bantuan Internet

Absensi manual juga lebih unggul apabila digunakan dalam kondisi internet atau listrik yang kurang stabil. Isi data dalam sistem absensi pun tetap tersimpan dengan aman meskipun sedang mati listrik di tempat kerja Anda.

Kekurangan Absensi Manual

Di balik kelebihannya, ada pula kekurangan yang dimiliki oleh sistem absensi manual. Berikut ini kekurangannya:

1. Lebih Boros Kertas

Sistem absensi manual membutuhkan lebih banyak kertas tanpa disadari, apalagi jika perusahaan menerbitkan kartu absen sesuai nama karyawannya. Masalah ini bisa berujung pada kerusakan lingkungan akibat banyaknya sampah kertas yang terbuang apabila datanya sudah tersimpan di komputer.

2. Kurang Akurat

Absensi secara manual pun masih menimbulkan ketidakakuratan data yang diinput oleh karyawan. Kekurangan ini bisa berujung pada kecurangan karena ada karyawan yang berusaha memanipulasi data kehadirannya. Contohnya, karyawan yang masuk telat bisa mengubah jamnya sehingga perusahaan tidak akan mengetahuinya.

Baca juga: Pentingnya Mengelola Data Pelanggan dengan Teknologi Baru

3. Proses Pengolahan Data Lebih Lama

Semua data absensi yang telah diinput perlu diolah dan dilakukan rekapitulasi sebagai laporan karyawan. Tim HRD akan membutuhkan waktu lebih lama saat mengolah data tersebut, apalagi bila jumlah karyawannya banyak. Kekurangan ini akan berpengaruh pada pengambilan keputusan lainnya, seperti jumlah gaji atau pemberian rewards.

Lantas, apa solusi yang bisa digunakan untuk mengatasi kekurangan absensi manual di atas? Tentu saja menggunakan Aplikasi Mobile Multifinance. Karyawan Anda cukup melakukan absensi di mana saja melalui smartphone meskipun mereka sedang bekerja dari rumah. Karyawan juga bisa menyelesaikan pekerjaan dan berkomunikasi dengan tim mereka melalui aplikasi ini.

Menariknya, aplikasi ini mendukung full offline support jadi tetap bisa digunakan meskipun jaringan internet di lokasi sedang tidak stabil. Data absensi dan pekerjaan langsung tersinkronisasi begitu Anda sudah login kembali ke aplikasinya. Hubungi AdIns melalui WhatsApp untuk mengetahui fitur lengkap atau mencoba versi demo Aplikasi Mobile Multifinance dan rasakan manfaatnya bagi efisiensi manajemen di perusahaan Anda.

Apakah Anda masih ingin menggunakan contoh absensi karyawan harian manual di atas? Jika ya, jangan lupa untuk menyimpan datanya di tempat yang aman. Namun, Anda tetap bisa menggunakan Aplikasi Mobile Multifinance dari AdIns apabila ingin mencoba cara yang lebih efektif.