Pentingnya Digitalisasi Arsip Dalam Menunjang Proses Bisnis Berkembang

Seiring kemajuan bisnis Anda dari startup menjadi bisnis mapan, volume dokumen kertas tumbuh secara eksponensial, dan dokumen yang menumpuk itu membuang-buang ruang dan sulit untuk dikelola.

Langkah awal menuju transformasi digital adalah dengan membangun arsip yang komprehensif yang akan menjadi landasan bagi pelaksanaan sistem penyimpanan dokumen yang sistematis.

Namun semuanya harus dimulai dengan memiliki arsip fisik yang baik juga. Hal ini akan memudahkan dalam proses digitalisasi arsip. Berikut ini adalah alasan penting bagi Anda untuk mendigitalisasi berbagai arsip perusahaan.

Alasan Penting Digitalisasi Arsip

Arsip digital adalah kumpulan salinan dari data fisik Anda, termasuk semua dokumen hukum, whitepaper, foto, dokumen, dan literatur perusahaan lainnya. Arsip digital ini dapat disimpan baik di komputer perusahaan maupun penyimpanan cloud, sehingga mudah untuk diakses.

Tapi ini bukan hanya sekedar cadangan data sederhana. Melainkan sebuah penyimpanan yang perlu diperbarui dan dipelihara seiring berjalannya waktu untuk melindunginya dari keusangan. Arsip digital ini memiliki berbagai manfaat: data yang mudah diakses, tahan lama dan kecelakaan lainnya. Anda dapat merampingkan seluruh inventaris agar lebih mudah dipahami.

Baca juga: Pengertian Dokumen dan Pentingnya Perubahan Digitalisasi

Keuntungan Memiliki Digitalisasi Arsip 

Ada banyak keuntungan dari digitalisasi dokumen Anda. Berikut beberapa manfaatnya:

1. Mudahnya Berbagi Dokumen

Membagikan dokumen yang sudah dipindai secara digital lebih cepat daripada mengirim dokumen kertas melalui pos, faks, atau dikirim langsung. Digitalisasi juga menyederhanakan proses berbagi dokumen, meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Digitalisasi memungkinkan banyak orang dan beberapa departemen mengakses dokumen yang sama secara bersamaan, membantu dalam mempromosikan kolaborasi.

2. Informasi yang Disimpan Dengan Aman

Dokumen yang dipindai memungkinkan penyimpanan catatan digital yang aman. File digital dapat disimpan atau dicadangkan dengan aman di server jarak jauh yang memiliki protokol keamanan tinggi. Tidak seperti dokumen kertas, hampir tidak ada risiko kehilangan dari dokumen digital semudah kehilangan dokumen fisik.

Untuk mengakses file-file digital tersebut, biasanya Anda diharuskan memverifikasi identitas Anda dengan biometrik atau kode OTP. Selain itu, Anda juga dapat memberikan level akses yang berlainan ke setiap orang. Sehingga, hanya orang-orang yang Anda pilih sajalah yang dapat mengakses dokumen tertentu.

3. Menggabungkan Elemen Digital

Pemindaian memungkinkan informasi bisa dipindahkan dari file kertas, film, kaset, dan media lainnya. Informasi dapat dibaca dari barcode, chip RFID, kode QR, dan input lain yang dapat dipindai.

Informasi yang dipindai dapat diubah untuk digunakan dengan sistem manajemen dokumen. Seperti software perencanaan sumber daya perusahaan, perangkat lunak sistem informasi manajemen, perangkat manajemen hubungan pelanggan, dan aplikasi bisnis lainnya.

Baca juga: Mengapa Harus Melakukan Digitalisasi Dokumen?

4. Hemat Uang dan Waktu

Pengarsipan digital membuat pekerjaan Anda lebih efektif dan efisien. Anda dapat mengakses semua dokumen yang sudah di arsip digital hanya dengan beberapa klik. Tidak perlu lagi mencari di antara tumpukan file kertas atau memiliki gudang khusus untuk menyimpan kertas.

Selain itu, dengan adanya digitalisasi arsip, Anda tidak perlu lagi mempekerjakan banyak staf yang berperan untuk mengurus arsip-arsip non-digital. Lalu, Anda juga tidak perlu membayar banyak biaya maintenance agar arsip-arsip tersebut dalam kondisi baik. Sehingga, Anda bisa melakukan penghematan dengan melakukan digitalisasi arsip.

5. Meningkatkan Layanan Pelanggan

Dokumen digital dapat diindeks dengan metadata yang berbeda, yang membuatnya lebih mudah dan cepat bagi para staf dan Anda untuk menemukan informasi dan memberikannya kepada pelanggan Anda.

6. Ruang Penyimpanan Minimal

Anda tidak perlu lagi memelihara ruang kantor terpisah untuk menyimpan dokumen. Biaya yang terkait dengan penyimpanan file kertas dapat dihilangkan.

7. Mengurangi Limbah Kertas

Saat dokumen dipindai, limbah kertas akan berkurang secara drastis. Sehingga mengurangi deforestasi dan menghemat uang. Anda juga menghemat anggaran yang akan dihabiskan untuk kertas dan pencetakan.

8. Meningkatkan Aksesibilitas File

Semua file yang dipindai dapat diunggah ke cloud atau dibagikan. Siapa pun dengan kredensial yang tepat dapat mengaksesnya dari lokasi yang jauh. Informasi apa pun dapat dicari dalam sekejap.

Itulah dia pentingnya digitalisasi arsip bagi perusahaan. Membantu perusahaan melangkah lebih jauh kedepannya. Bila Anda bingung untuk menerapkan ini, kami dapat membantu Anda. Docupro dari AdIns siap membantu bisnis Anda. Segera konsultasi dengan kami disini.