Dokumen Digital: Pengertian, Keuntungan, dan Contohnya

Di era yang sudah serba digital seperti sekarang, dokumen digital telah menjadi salah satu bagian penting dalam administrasi dan operasional bisnis. Untuk mengefisienkan waktu, biasanya perusahaan sudah menerapkan sistem yang menggunakan dokumen digital untuk administrasi dan operasionalnya.

Melalui artikel ini, Anda akan mempelajari mengenai apa yang dimaksud dengan dokumen digital secara lebih mendalam. Selain itu, Anda juga akan dapat mengetahui mengenai apa saja keuntungan dari menggunakan dokumen digital. Mari simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!

Pengertian Dokumen Digital

Dokumen digital adalah dokumen yang dapat dibaca tanpa kertas dalam bentuk aslinya. Salah satu contohnya adalah faktur yang diterima dalam bentuk PDF melalui email. Baik sebagai pengirim atau penerima, Anda dapat dengan mudah menafsirkan data yang disertakan di dalam dokumen digital. Hal tersebut membuatnya cukup mudah untuk memasukkan informasi yang ada di dalam dokumen digital ke dalam ERP perusahaan atau sistem lain hanya dengan melihatnya.

Dokumen digital sangat mirip dengan dokumen biasa yang ditulis di kertas. Meskipun dokumen digital hanya dapat dilihat pada perangkat elektronik, tetapi tampilannya hampir sama seperti pada dokumen pada selembar kertas. Oleh karena itu, bahkan ketika sebuah perusahaan menerima dokumen digital, dokumen tersebut biasa untuk dicetak.

Mencetak dokumen digital menjadi dokumen yang ada di atas kertas seringkali merupakan cara sebuah dokumen dikirim secara internal. Sebagai contoh, memindahkan faktur dari divisi operasi ke divisi akuntansi. Namun, hal tersebut malah tidak begitu ideal karena hanya akan menghasilkan arsip yang tidak efisien. Akan jauh lebih baik jika Anda mengirim dan menyimpan dokumen tersebut secara digital juga, seperti dikirim menggunakan email dan disimpan di dalam cloud.

Mengirim dan menyimpan dokumen secara digital memungkinkan semua catatan perusahaan dapat dicari secara instan, yang pada akhirnya menghemat waktu dan uang dari perusahaan. Dengan mendigitalkan dokumen, perusahaan dapat memiliki komunikasi yang lebih baik di antara tim, dan dapat membantu menjamin data yang paling rahasia tetap aman. Terlebih lagi, dengan dokumen digital, Anda tahu di mana informasi berada setiap saat dan dapat mengakses atau melacak dokumen tersebut dari mana saja secara virtual.

Baca juga: Mengapa Digitalisasi Dokumen Penting dan Apa Saja Contohnya?

Keuntungan Dokumen Digital

Menemukan cara untuk meningkatkan efisiensi bisnis sangat penting untuk pertumbuhan perusahaan. Anda akan kehilangan banyak waktu dan uang jika karyawan masih menghabiskan waktu untuk memilah-milah dokumen atau mencari dokumen melalui lemari arsip. Mendigitalkan dokumen dan catatan Anda dapat memiliki banyak manfaat yang akan menguntungkan perusahaan, karyawan, dan bahkan konsumen Anda.

Apabila perusahaan Anda belum menerapkan sistem yang menggunakan dokumen digital, sebaiknya segera lakukan. Berikut ini adalah beberapa keuntungan dari menggunakan dokumen digital.

1. Keamanan yang Lebih Baik

Dokumen kertas, meskipun praktis tetapi memiliki risiko hilang dan dicuri yang lebih tinggi. Selain itu, informasi pribadi pada dokumen kertas lebih mudah diakses oleh mata-mata dari kompetitor. Jika perusahaan terkena dampak kebakaran atau kerusakan air, Anda dapat kehilangan banyak informasi dan catatan penting yang berharga. Dokumen digital, bagaimanapun, memungkinkan Anda untuk memiliki backup atau cadangan dengan aman yang dapat diakses dari mana saja.

Penggunaan sistem dokumen digital memudahkan Anda untuk membatasi akses ke informasi sekaligus melindungi data dari kehilangan atau kerusakan yang tidak disengaja. Selain melindungi informasi yang ada, menggunakan sistem dokumen digital juga memungkinkan Anda untuk menggunakan formulir terenkripsi, tanda tangan elektronik, dan redaksi informasi pribadi. Anda dapat yakin bahwa data berharga Anda aman dan memastikan bahwa perusahaan mematuhi undang-undang mengenai informasi dan transaksi elektronik.

Baca juga: Mengelola Dokumen Lebih Mudah dengan AdIns Document Solution

2. Lebih Baik Untuk Lingkungan

Berapa banyak lembar kertas yang Anda miliki di kantor? Berapa lembar kertas lagi yang akan Anda tambahkan jika terus mencetak setiap formulir, catatan, dan dokumen? Menurut sebuah studi yang dilakukan oleh Road Runner, kertas merupakan sumber terbesar dari limbah kantor, yang mana sudah mencapai 70 persen dari total limbah kantor.

Mungkin yang lebih mengejutkan lagi adalah bahwa rata-rata pekerja kantoran menggunakan sekitar 10.000 lembar kertas per tahun. Walaupun beberapa dokumen kertas mungkin selalu diperlukan, tetapi mengambil langkah-langkah untuk mengurangi kertas yang tidak diperlukan dapat menyelamatkan ribuan pohon setiap tahunnya. Oleh karena itu, sistem dokumen digital dapat memberikan dampak yang lebih baik terhadap lingkungan.

3. Menghemat Ruang

Menyimpan dokumen kertas dapat memakan banyak ruang fisik dan Anda harus mengeluarkan anggaran lebih untuk melakukannya. Dalam beberapa kasus, perusahaan memiliki terlalu banyak dokumen kertas hingga harus memiliki ruangan sendiri untuk menyimpan seluruh dokumen kertas tersebut.

Menyimpan dokumen kertas yang terlalu banyak jelas membutuhkan uang ekstra. Ketika Anda mengubahnya ke sistem dokumen digital, Anda dapat menghemat ruang serta sumber daya keuangan yang biasanya dikeluarkan. Ruang yang kosong tersebut dapat memberikan ruang lebih bagi pekerjaan lain dan bahkan mempermudah sistem pengarsipan.

4. Meningkatkan Efisiensi Bisnis

Dokumen digital jauh lebih mudah diakses dan dibagikan daripada dokumen kertas. Anda dapat mengakses dan membagikan dokumen digital secara virtual; Anda hanya perlu memiliki akses internet dan perangkat elektronik saja untuk melakukannya.

Mengirim dokumen ke orang-orang di kantor yang berbeda atau membuat rencana saat rapat dadakan dapat dilakukan dengan cepat dan mudah menggunakan dokumen digital. Selain menghemat waktu, dokumen digital juga sangat nyaman digunakan karena memungkinkan Anda mendapatkan tanda tangan elektronik dengan cepat.

Baca juga: Berbagai Contoh Digitalisasi dalam Bisnis

5. Real-Time Data

Apabila perusahaan Anda masih mengandalkan data untuk pengambilan keputusan yang krusial, maka memilih solusi penyimpanan digital untuk dokumen Anda sangatlah penting. Meninjau dan memasukkan data secara manual akan memakan banyak waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia.

Dokumen digital membuat perusahaan lebih mudah untuk mengumpulkan data secara real-time. Pada dasarnya, Anda dapat mengakses dokumen digital kapan saja sepanjang hari untuk memeriksa ulang atau memperbarui informasi. Ketika bisnis bergantung pada kemampuan untuk berputar dengan cepat, sistem dokumen digital untuk bisnis Anda adalah solusi terbaik.

Sistem dokumen dan penyimpanan yang tradisional menggunakan kertas dan ruangan fisik memang kurang efisien, tidak ramah lingkungan, dan kurang aman. Memperbarui perusahaan dengan menggunakan sistem dokumen digital akan membantu Anda merampingkan proses bisnis dan mengurangi biaya yang perlu dikeluarkan.

Contoh Dokumen Digital

Pada dasarnya, dokumen digital adalah dokumen-dokumen biasa yang sering dibuat di atas kertas dan dijadikan dalam bentuk digital saja, baik itu dalam bentuk Doc atau PDF. Jadi, seluruh dokumen yang memiliki bentuk digital dapat dikategorikan sebagai dokumen digital. Hanya saja, untuk sebuah dokumen digital menjadi sah dan memiliki kekuatan hukum, dokumen digital tersebut harus ditandatangani oleh Tanda Tangan Elektronik (TTE) tersertifikasi.

Baca juga: Pemalsuan Tanda Tangan: Cara Melaporkan dan Sanksi Hukumnya

Kerja Lebih Efisien dengan AdIns Digital Signature

Apabila Anda ingin mengubah sistem dokumen di kantor menjadi digital, maka sebaiknya persiapkan Tanda Tangan Elektronik (TTE) tersertifikasi untuk menandatangani dokumennya. Jika Anda membutuhkan TTE tersertifikasi, gunakan saja Digital Signature dari AdIns. Selain itu, Anda juga bisa menggunakan layanan Document Management System yang dapat memudahkan pengelolaan seluruh data di perusahaan dapat diakses kapan pun serta di mana pun. Segala hal yang berurusan dengan bisnis Anda akan menjadi lebih mudah, bukan? Hubungi kami di sini untuk mendapatkan informasi lebih lanjut!