Berbagai Fungsi OCR dan Cara Kerjanya yang Harus Anda Ketahui

Pasti melelahkan sekali ketika Anda hendak mengetik dokumen manual ke dalam bentuk elektronik, bukan? Masalah tersebut tidak perlu terjadi lagi karena ada teknologi OCR. Cara kerja dan fungsi OCR pun begitu canggih sehingga pekerjaan lebih efisien dan cepat diselesaikan. Sayangnya, masih banyak orang yang belum mengetahui teknologi OCR ini. 

Eksistensi OCR sebagai teknologi perkantoran pun masih terbilang baru di Indonesia, padahal banyak sekali manfaat yang dirasakan. AdIns akan menjelaskan lebih dalam tentang fungsi dan cara kerja OCR di artikel ini sebagai informasi Anda. Simak pembahasan lengkapnya di bawah ini.

Mengenal OCR, Teknologi Revolusioner Andalan Perusahaan

OCR merupakan singkatan dari Optical Character Recognition. Teknologi ini mampu mengenali tulisan dalam sebuah gambar, foto, atau dokumen. Bentuk tulisannya bisa berupa tulisan tangan, mesin tik, atau dokumen yang sudah di-print. OCR pun dapat mengubah tulisan menjadi data teks yang bisa diedit atau dimodifikasi di komputer secara digital.

Ada dua algoritma yang dibangun dalam OCR, yaitu pattern recognition dan feature detection. Pattern detection merupakan algoritma untuk mengenal pola berupa teks, tanda baca, gambar, angka, dan simbol dalam sebuah dokumen. Sementara itu, feature detection bertugas untuk mendeteksi bentuk grafis dari dokumen, mulai dari garis lurus, diagram, anak panah, dan sejenisnya.

Teknologi machine learning pun diterapkan dalam OCR. Tulisan yang dideteksi oleh OCR dikonversi sehingga bisa dibaca oleh mesin, kemudian diubah sesuai kebutuhan penggunanya.

Perkembangan OCR dari Masa ke Masa

Konsep OCR sebenarnya sudah ada sejak 1920-an. Kala itu, OCR diterapkan untuk telegraf, alat komunikasi sebelum telepon. Namun, OCR pertama kali dikembangkan sebagai teknologi komputer sejak 1974 oleh Ray Kurzweil, pebisnis produk komputer. Kurzweil mengembangkan OCR supaya alat ini bisa mengenali teks dalam berbagai jenis font.

Teknologi OCR mulai populer sejak awal 1990-an. Teknologi ini banyak dimanfaatkan untuk mengonversi surat kabar berusia tua menjadi versi digital. Sejak saat itu, OCR terus mengalami perkembangan hingga memiliki beberapa fitur dan fungsi yang lebih canggih. Penggunaan OCR pun sering dijumpai di hampir segala bidang pekerjaan pada masa kini.

Orang baru bisa mengakses OCR secara online sejak 2000-an. Kini, OCR hadir dan ditemukan dalam layanan cloud dan aplikasi smartphone. Beberapa perusahaan bahkan menyediakan OCR sebagai produk Online-as-a-Service (OaaS) mereka.

Baca juga: Mengenal Teknologi OCR (Optical Character Recognition) dan ICR (Intelligent Character Recognition)

2 Fungsi OCR yang Bisa Digunakan

Fungsi OCR tetap sama meskipun Anda menggunakan platform yang berbeda. OCR memang hanya mempunyai dua fungsi, tetapi keduanya sama-sama krusial dalam mengubah dokumen manual menjadi digital. Berikut ini kegunaan umum OCR yang selalu menjadi andalan bagi penggunanya.

1. Memindai Teks

Memindai atau scanning teks merupakan fungsi utama OCR. Teknologi ini memang diciptakan untuk memindai tulisan atau karakter dalam sebuah gambar atau dokumen. Pekerjaan Anda pun menjadi lebih mudah dengan adanya fungsi ini.

Contohnya, tim Human Resources (HR) hendak membuat rekapitulasi data absensi karyawan selama satu bulan kerja. Data tersebut biasanya dicatat di kertas dalam bentuk tulisan tangan, tetapi rekapitulasinya harus dibuat dalam bentuk softfile supaya mudah dibaca. Tugas tersebut akan lebih selesai dengan bantuan alat scanning dari OCR melalui lensa kamera smartphone.

Baca juga: Cara Mengubah Foto ke Teks

2. Mengonversi Gambar

OCR juga memiliki fungsi konversi. File gambar atau foto bisa dikonversi dengan mudah dalam bentuk dokumen berformat .doc sehingga kontennya bisa diedit sesuai keperluan. Layaknya fungsi pertama, fungsi OCR ini juga sangat membantu dalam pekerjaan Anda.

Masih menggunakan contoh di atas, teknologi OCR memindai setiap teks dan karakter yang ada dalam data absensi karyawan, mulai dari nama, tanda centang, bahkan gambar tabelnya. Semua konten tersebut dikonversi sehingga bisa dimodifikasi, kemudian dibuat file rekapitulasinya sebelum kemudian dikirimkan kepada atasan.

Proses dan Cara Kerja OCR

Cara kerja teknologi selalu menarik untuk dikulik, termasuk OCR. Bagaimana proses OCR bekerja sehingga menghasilkan dokumen digital yang rapi dan nyaman dilihat?

• Dokumen difoto terlebih dahulu, kemudian dipindai melalui aplikasi OCR.
• OCR merapikan posisi gambar agar sejajar dan tidak miring sehingga teks dan karakter di dalamnya lebih mudah di-scan.
• OCR langsung mendeteksi seluruh konten, lalu menganalisis setiap karakter dalam dokumen. Hasil deteksinya dimulai dari teks terlebih dahulu, kemudian fitur lainnya seperti gambar ilustrasi, diagram, dan sebagainya.
• Hasil scanning konten dalam dokumen kemudian dikonversi menjadi format yang bisa dimodifikasi.
• Setelah selesai dimodifikasi, file tersebut disimpan dalam bentuk gambar, file, atau PDF sesuai kebutuhan pengguna.

Baca juga: Mengapa Harus Melakukan Digitalisasi Dokumen?

Begitulah cara kerja OCR dalam mendeteksi dan mengonversi dokumen manual menjadi bentuk digital. Kadang-kadang, OCR gagal mengenali karakter dan teks dalam dokumen. Kejadian tersebut biasanya disebabkan karena tulisan tangan yang tidak terbaca atau kamera yang terlalu buram. Jadi, usahakan agar dokumen Anda berisi tulisan jelas serta pastikan lensa kamera smartphone yang digunakan sudah jernih.

Tidak bisa dimungkiri, kehadiran teknologi selalu memudahkan kehidupan karyawan selama bekerja. Hampir setiap departemen dalam perusahaan terbantu dengan teknologi OCR sehingga beban pekerjaan mereka menjadi lebih ringan. Bagian finance, contohnya, mereka bisa mencatat pengeluaran lebih mudah hanya dengan memindai struk belanja menggunakan software OCR.

Bingung mencari software OCR yang mudah digunakan untuk perusahaan Anda? Gunakan saja aplikasi OCR dari AdIns. Tinggalkan proses pemindaian manual dengan scanner dan mulailah beralih ke aplikasi ini karena lebih fleksibel digunakan di smartphone. Hubungi AdIns sekarang juga dan rasakan fungsi OCR yang begitu besar bagi pekerjaan Anda dan karyawan melalui aplikasi ini.