Kelemahan dan Kerugian Menggunakan Form Kertas

Kelemahan dan Kerugian Menggunakan Form Kertas

Kertas adalah salah satu instrumen yang paling umum digunakan di banyak lingkungan kerja di seluruh dunia. Form kertas banyak digunakan untuk mengumpulkan informasi yang penting untuk memenuhi beberapa agenda kerja. Selama beberapa dekade, orang telah menggunakan form kertas untuk mengajukan permohonan kredit dan banyak hal lainnya. Form kertas telah melakukan tugasnya sampai saat ini, dan tampaknya tidak akan hilang dalam waktu dekat. Namun, banyak keprihatinan telah dikemukakan tentang penggunaan form kertas secara umum. Jadi mengapa orang perlahan meninggalkan form kertas meskipun sangat berguna? Apakah form kertas menawarkan lebih banyak kerugian daripada manfaat sebenarnya? 

Untuk satu hal, kelebihan dan kelemahan kertas yang digunakan sebagai form kertas. Bila dibandingkan dengan form digital, form kertas menghabiskan biaya lebih rendah dan jumlah daya listrik minimum. Sehingga, orang hanya dapat menyalin formulir dan tidak menggunakan komputer untuk mengerjakan formulir. Namun, seiring kemajuan teknologi, kelemahan kertas dan kerugiannya mulai lebih besar daripada manfaatnya. Orang-orang mulai mempertimbangkan bahwa menggunakan form kertas sebenarnya menghabiskan lebih banyak biaya dan daya jika dibandingkan dengan rekan digitalnya. Begitu banyak form digital sekarang dilihat sebagai norma dan kebutuhan di banyak perusahaan.

Kerugian menggunakan form kertas bukan tanpa alasan sama sekali. Karena banyak hal menjadi digital secara terus-menerus, yang penting bagi perusahaan sekarang adalah efisiensi. Sebagai contoh, perusahaan peminjam kredit mulai menyadari bahwa menggunakan form kertas adalah hal yang merepotkan. Jika ada ketidakakuratan dalam data yang telah mereka kumpulkan, kemungkinan pelanggan akan mengeluh tentang layanan ini. Selain itu, mengumpulkan jumlah form kertas yang banyak mungkin tidak efisien ketika tenggat waktu juga banyak. Belum lagi, form pengajuan kredit yang hilang mungkin akan menimbulkan banyak masalah yang akan merusak suasana hati pelanggan.

Dengan sejumlah masalah mengejutkan yang disebabkan oleh form kertas, kami akan mencantumkan beberapa hal tentang mengapa bform kertas tidak menguntungkan seperti yang terlihat di bawah ini:

  • Masalah penyimpanan

Menyimpan begitu banyak form kertas bisa jadi sulit. Sayangnya, banyak dari form kertas bekas ini tidak lagi berguna ketika kegiatan sudah selesai. Banyak dari mereka hanya akan disimpan dalam penyimpanan tertutup di mana mereka kemungkinan besar tidak akan pernah digunakan lagi. Dan ruang penyimpanan juga terbatas karena mereka perlu menyimpan barang-barang lain juga, sehingga membuat penyimpanan kertas menjadi semakin tidak diinginkan.

  • Rawan kerusakan fisik

Meskipun praktis, tidak ada yang dapat menyangkal fakta bahwa kertas adalah salah satu media yang paling rapuh dalam hal menulis sesuatu. Ketipisannya rentan terhadap benda tajam, api, dan benda cair yang akan membuat kertas tidak bisa digunakan. Yang berarti bahwa ketika form kertas ini rusak, tidak ada yang dapat dilakukan untuk menyimpan data penting yang ditulis di dalamnya. Meskipun sangat mungkin untuk menyalinnya, kelemahannya tetap sama, karena kertas fotokopi ini sama rentannya.

  • Ketidakefisienan dalam transmisi dan transfer

Meskipun form kertas cukup mudah untuk disimpan, namun kelemahan kertas adalah proses membawa dan memasukkan data akan membutuhkan waktu lebih lama. Mungkin perlu beberapa jam hingga berminggu-minggu hanya untuk mengirimkan formulir-formulir ini ke lokasi yang dituju. Seolah itu tidak cukup, orang akan membutuhkan lebih banyak waktu tambahan untuk memasukkan semua data secara manual. Ini sangat tidak efisien untuk perusahaan kredit yang perlu memproses permintaan dan permohonan pelanggan mereka dengan segera.

  • Masalah keamanan

Tidak seperti form digital, orang tidak dapat dengan aman mengenkripsi form kertas dengan cara apa pun. Karena itu, aman untuk mengatakan bahwa orang dapat dengan mudah menyelundupkan data sensitif pada data-data tersebut. Selain itu, form kertas tanpa jaminan rentan disalin secara ilegal oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Hal ini dapat mengakibatkan bocornya informasi dan detail pribadi seperti kredensial kartu kredit, informasi gaji, dan banyak lainnya. Kemungkinan terburuk, perusahaan dapat menghadapi kasus gugatan pidana hanya karena ketidakmampuannya untuk mengamankan form kertas yang disimpan sendiri. Menyimpan form kertas secara tidak efisien adalah satu hal, tetapi menghadapi kasus gugatan karena kelalaian adalah kelemahan kertas yang lebih buruk bagi semua orang.

Apakah sudah cukup mengejutkan? Tetapi sekali lagi, alasan yang disebutkan di atas adalah beberapa kekhawatiran utama dibalik penggantian form kertas secara bertahap. Perusahaan memutuskan bahwa risiko form kertas tidak layak diperjuangkan di era modern. Dengan mengingat hal tersebut, perusahaan saat ini menggunakan form digital yang menawarkan lebih banyak keuntungan bagi mereka. Selain itu, menggunakan form digital juga dapat menghemat biaya potensial dari penggunaan form kertas di lingkungan kerja.

Jadi, apakah ini benar-benar akhir dari form kertas? Meskipun masih belum sepenuhnya bisa meninggalkan form kertas, orang masih dapat meminimalkan kerugiannya. Untuk kelayakannya, form kertas sebenarnya dapat menghabiskan biaya lebih rendah daripada menggunakan komputer untuk mengerjakan form digital. Namun, hal itu tergantung pada kemampuan perusahaan untuk menurunkan biaya potensial sehingga form kertas tidak akan berlebihan. Jika perusahaan dapat secara ahli mengelola penggunaan dua jenis form ini, kemungkinan form kertas masih dapat digunakan secara cerdik.

Oleh karena itu, pada beberapa keadaan tertentu form kertas belum benar-benar mati. Bentuk-bentuk ini mungkin masih menguntungkan di tempat-tempat yang tidak memiliki sambungan listrik yang stabil. Tetapi sekali lagi, perusahaan harus memutuskan cara terbaik untuk menyeimbangkan penggunaan kertas dan form digital jika mereka ingin benar-benar membuat formulir ini berhasil. Kedua form kertas dan digital memiliki kelemahan mereka sendiri: hal tersebut merupakan kompetensi perusahaan yang berfungsi sebagai pengambil keputusan akhir.

Aplikasi sales Mobile Order dari AdIns akan membantu Anda untuk memulai transisi digital pada form pengajuan kredit Anda. Dengan form digital ini, sales di dealer dan multifinance dapat memasukan data aplikasi langsung ke sistem dan terintegrasi dengan core systems Anda. AdIns Mobile hadir untuk membantu industri finansial dalam mendigitalisasi form pengajuan kredit dan mengurangi proses data entry.