Kelebihan dan Kekuragan Menggunakan Form Kertas

Kertas adalah salah satu instrumen yang paling umum digunakan di banyak lingkungan kerja di seluruh dunia. Form kertas banyak digunakan untuk mengumpulkan informasi yang penting untuk memenuhi beberapa agenda kerja. Selama beberapa dekade, orang telah menggunakan form kertas untuk mengajukan permohonan kredit dan banyak hal lainnya. Form kertas telah melakukan tugasnya sampai saat ini, dan tampaknya tidak akan hilang dalam waktu dekat. Namun, banyak keprihatinan telah dikemukakan tentang penggunaan form kertas secara umum. Jadi mengapa orang perlahan meninggalkan form kertas meskipun sangat berguna? Apakah form kertas menawarkan lebih banyak kerugian daripada manfaat sebenarnya? 

Baca juga: Pengertian Dokumen dan Pentingnya Perubahan Digitalisasi

Untuk satu hal, kelebihan dan kelemahan kertas yang digunakan sebagai form kertas. Bila dibandingkan dengan form digital, form kertas menghabiskan biaya lebih rendah dan jumlah daya listrik minimum. Sehingga, orang hanya dapat menyalin formulir dan tidak menggunakan komputer untuk mengerjakan formulir. Namun, seiring kemajuan teknologi, kelemahan kertas dan kerugiannya mulai lebih besar daripada manfaatnya. Orang-orang mulai mempertimbangkan bahwa menggunakan form kertas sebenarnya menghabiskan lebih banyak biaya dan daya jika dibandingkan dengan rekan digitalnya. Begitu banyak form digital sekarang dilihat sebagai norma dan kebutuhan di banyak perusahaan.

Baca juga: Pentingnya Digitalisasi Arsip Dalam Menunjang Proses Bisnis Berkembang

Kerugian menggunakan form kertas bukan tanpa alasan sama sekali. Karena banyak hal menjadi digital secara terus-menerus, yang penting bagi perusahaan sekarang adalah efisiensi. Sebagai contoh, perusahaan peminjam kredit mulai menyadari bahwa menggunakan form kertas adalah hal yang merepotkan. Jika ada ketidakakuratan dalam data yang telah mereka kumpulkan, kemungkinan pelanggan akan mengeluh tentang layanan ini. Selain itu, mengumpulkan jumlah form kertas yang banyak mungkin tidak efisien ketika tenggat waktu juga banyak. Belum lagi, form pengajuan kredit yang hilang mungkin akan menimbulkan banyak masalah yang akan merusak suasana hati pelanggan.

Dengan sejumlah masalah mengejutkan yang disebabkan oleh form kertas, kami akan mencantumkan beberapa hal tentang mengapa bform kertas tidak menguntungkan seperti yang terlihat di bawah ini:

• Masalah penyimpanan

Menyimpan begitu banyak form kertas bisa jadi sulit. Sayangnya, banyak dari form kertas bekas ini tidak lagi berguna ketika kegiatan sudah selesai. Banyak dari mereka hanya akan disimpan dalam penyimpanan tertutup di mana mereka kemungkinan besar tidak akan pernah digunakan lagi. Dan ruang penyimpanan juga terbatas karena mereka perlu menyimpan barang-barang lain juga, sehingga membuat penyimpanan kertas menjadi semakin tidak diinginkan.

• Rawan kerusakan fisik

Meskipun praktis, tidak ada yang dapat menyangkal fakta bahwa kertas adalah salah satu media yang paling rapuh dalam hal menulis sesuatu. Ketipisannya rentan terhadap benda tajam, api, dan benda cair yang akan membuat kertas tidak bisa digunakan. Yang berarti bahwa ketika form kertas ini rusak, tidak ada yang dapat dilakukan untuk menyimpan data penting yang ditulis di dalamnya. Meskipun sangat mungkin untuk menyalinnya, kelemahannya tetap sama, karena kertas fotokopi ini sama rentannya.

Baca juga: Mengapa Harus Melakukan Digitalisasi Dokumen?

• Ketidakefisienan dalam transmisi dan transfer

Meskipun form kertas cukup mudah untuk disimpan, namun kelemahan kertas adalah proses membawa dan memasukkan data akan membutuhkan waktu lebih lama. Mungkin perlu beberapa jam hingga berminggu-minggu hanya untuk mengirimkan formulir-formulir ini ke lokasi yang dituju. Seolah itu tidak cukup, orang akan membutuhkan lebih banyak waktu tambahan untuk memasukkan semua data secara manual. Ini sangat tidak efisien untuk perusahaan kredit yang perlu memproses permintaan dan permohonan pelanggan mereka dengan segera.

• Masalah keamanan

Tidak seperti form digital, orang tidak dapat dengan aman mengenkripsi form kertas dengan cara apa pun. Karena itu, aman untuk mengatakan bahwa orang dapat dengan mudah menyelundupkan data sensitif pada data-data tersebut. Selain itu, form kertas tanpa jaminan rentan disalin secara ilegal oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Hal ini dapat mengakibatkan bocornya informasi dan detail pribadi seperti kredensial kartu kredit, informasi gaji, dan banyak lainnya. Kemungkinan terburuk, perusahaan dapat menghadapi kasus gugatan pidana hanya karena ketidakmampuannya untuk mengamankan form kertas yang disimpan sendiri. Menyimpan form kertas secara tidak efisien adalah satu hal, tetapi menghadapi kasus gugatan karena kelalaian adalah kelemahan kertas yang lebih buruk bagi semua orang.

Apakah sudah cukup mengejutkan? Tetapi sekali lagi, alasan yang disebutkan di atas adalah beberapa kekhawatiran utama dibalik penggantian form kertas secara bertahap. Perusahaan memutuskan bahwa risiko form kertas tidak layak diperjuangkan di era modern. Dengan mengingat hal tersebut, perusahaan saat ini menggunakan form digital yang menawarkan lebih banyak keuntungan bagi mereka. Selain itu, menggunakan form digital juga dapat menghemat biaya potensial dari penggunaan form kertas di lingkungan kerja.

Jadi, apakah ini benar-benar akhir dari form kertas? Meskipun masih belum sepenuhnya bisa meninggalkan form kertas, orang masih dapat meminimalkan kerugiannya. Untuk kelayakannya, form kertas sebenarnya dapat menghabiskan biaya lebih rendah daripada menggunakan komputer untuk mengerjakan form digital. Namun, hal itu tergantung pada kemampuan perusahaan untuk menurunkan biaya potensial sehingga form kertas tidak akan berlebihan. Jika perusahaan dapat secara ahli mengelola penggunaan dua jenis form ini, kemungkinan form kertas masih dapat digunakan secara cerdik.

Baca juga: Apa itu Form Pengajuan Era Digital dan Manfaatnya

Oleh karena itu, pada beberapa keadaan tertentu form kertas belum benar-benar mati. Bentuk-bentuk ini mungkin masih menguntungkan di tempat-tempat yang tidak memiliki sambungan listrik yang stabil. Tetapi sekali lagi, perusahaan harus memutuskan cara terbaik untuk menyeimbangkan penggunaan kertas dan form digital jika mereka ingin benar-benar membuat formulir ini berhasil. Kedua form kertas dan digital memiliki kelemahan mereka sendiri: hal tersebut merupakan kompetensi perusahaan yang berfungsi sebagai pengambil keputusan akhir.

Penggunaan Dokumen Digital  

Dokumen digital merupakan dokumen yang dapat dibaca tanpa kertas fisik. Meskipun dokumen digital hanya bisa dibaca melalui perangkat elektronik namun tetap memiliki fungsi seperti halnya dokumen fisik. Selain itu, dokumen digital juga dapat di edit, diperbaiki dan dipindahkan dengan sangat mudah. Ketika perusahaan menerima dokumen digital mereka juga dapat mencetaknya menjadi dokumen fisik. 

Dokumen digital dapat digunakan untuk berbagai tujuan, beberapa contoh yang paling umum diantaranya catatan personalia, dokumen hukum, komunikasi internal, aplikasi, dan faktur. Masing-masing file ini memiliki fitur dan fungsi spesifiknya sendiri, sehingga akan menjadi lebih efektif dan mudah diakses jika diubah menjadi format digital. Berikut adalah beberapa contoh dokumen digital: 

1. Personnel Record (Catatan personal) 

Personnel record adalah data atau file yang berkaitan dengan karyawan di perusahaan, dan biasanya dikelola oleh departemen HR. Umumnya, catatan personalia mencakup rincian tentang aplikasi karyawan, deskripsi pekerjaan, dan data gaji mereka termasuk dokumen perekrutan, tinjauan kinerja, dan catatan kompensasi (tunjangan, dan sejenisnya). Cara terbaik untuk menjaga catatan personalia perusahaan yaitu dengan dokumentasi digital, dengan menggunakan metode ini semua informasi pribadi karyawan akan terjamin keamanannya dan akan terlindungi dengan baik. 

2. Dokumen hukum 

Sebenarnya, personnel record dan dokumen hukum cenderung saling berkaitan. Ini karena hal-hal seperti perjanjian kerahasiaan, pemeriksaan latar belakang, dan catatan medis semuanya terkait dengan karyawan, adalah bersifat legal. Manfaat mendigitalkan arsip ini sangat luas, yakni meliputi peningkatan efisiensi, karena arsip digital disimpan dalam database yang mudah dicari, pengurangan biaya karena ruang penyimpanan yang jauh lebih sedikit, dan pengalaman pelanggan yang lebih efisien. 

3. Komunikasi internal 

Komunikasi internal merupakan kegiatan komunikasi yang dilakukan dalam sebuah organisasi atau perusahaan yang digunakan dengan tujuan koneksi tim dan kolaborasi di tempat kerja. Sebagai contoh pertukaran informasi internal dapat berupa buku pedoman karyawan, memo, komunikasi krisis, dan lainnya. Dengan mengubah manajemen dokumen ke digital dapat membantu memelihara dan melaksanakan strategi komunikasi internal perusahaan lebih baik, dengan membuat komunikasi internal kantor lebih ramping dan praktis, mereka dapat berbagi informasi dengan sesama karyawan hanya dalam hitungan detik. 

4. Aplikasi pendaftaran (digital form) 

Bagi perusahaan, kegiatan perekrutan akan lebih mudah jika prosesnya sudah terdigitalisasi menjadi paperless process. Selain memudahkan pelamar untuk mengetahui bagaimana dan dimana mereka harus mengirim lamaran mereka, ini juga akan membuat departemen HR lebih efisien dalam menyaring aplikasi lamaran yang masuk. Dengan formulir aplikasi digital seluruh proses akan jauh lebih singkat dan cepat, serta mempermudah tim HR untuk menemukan individu yang memenuhi syarat, dan mempercepat pencari kerja untuk menemukan peran yang sesuai dengan keahlian mereka.   Selain untuk perekrutan, form aplikasi digital juga dapat digunakan untuk tujuan lain seperti mendaftar akun rekening bank hingga pengajuan kredit.  

5. Faktur atau Invoice 

Dengan menggunakan faktur atau invoice digital, maka tidak perlu lagi untuk menyalin atau scan dokumen fisik ke bentuk elektronik. Faktur digital sudah memiliki format dan template sendiri, detail seperti nomor faktur, tenggat waktu, jumlah pembayaran dan sebagainya dapat diatur secara otomatis, sehingga faktur digital ini memiliki akurasi yang tepat. Disamping itu, faktur digital juga dapat menghemat biaya pencetakan, biaya pengiriman, dan lainnya, karena pengiriman dapat dilakukan langsung secara online dan pembayaran dapat diterima lebih cepat. 

Baca juga: Digitalisasi & Mengelola Dokumen Anda Lebih Mudah

Digitalisasi Manajemen Dokumen 

Sistem manajemen dokumen membuat pemeliharaan dan pengorganisasian arsip menjadi lebih cepat, lebih mudah, dan lebih efisien. Cara ini tidak hanya mengurangi kebutuhan pengarsipan dokumen kertas secara fisik, tetapi juga dapat mengurangi kesalahan serta kekhawatiran jika dokumen hilang. Perusahaan yang masih mengandalkan manajemen dokumen secara tradisional akan membuat karyawan cepat merasa bosan untuk mengerjakannya dan memakan banyak waktu. Akan tiba saatnya mereka akan didorong untuk mendigitalkan file atau dokumen untuk meringankan tugas agar lebih cepat dan efisien. 

Dengan meng-upgrade ke dokumen digital memungkinkan semua catatan perusahaan dapat dicari secara instan, sehingga akan menghemat waktu dan biaya secara signifikan. Dengan mendigitalkan file dan dokumen, perusahaan akan membuka komunikasi yang lebih baik di antara tim, dan membantu menjamin data rahasia tetap aman. Terlebih lagi, dengan dokumen digital, pihak terkait maupun staf yang memiliki wewenang tahu di mana informasi data berada setiap saat, serta dapat mengakses atau melacak file tersebut dari mana saja secara virtual. 

Berikut merupakan beberapa alasan pentingnya untuk mendigitalkan manajemen dokumen. 

Penghematan Biaya – Kertas menghabiskan banyak biaya, ini juga berkaitan dengan pemrosesan, pengorganisasian, dan penyimpanan dokumen. File elektronik dan dokumen digital lebih mudah disimpan, lebih mudah dicari, lebih murah untuk dipindahkan, dan memakan lebih sedikit ruang fisik. 

Digitalisasi Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi Proses – Mendigitalkan dokumen dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam beberapa proses penting. Dokumen digital meningkatkan waktu respons saat berurusan dengan pelanggan yang bertujuan agar mendapatkan pengalaman pelanggan yang lebih positif. 

Digitalisasi Menghemat Ruang Fisik – Lemari arsip maupun ruang arsip akan memakan banyak tempat di kantor. Apalagi jika perusahaan tersebut berskala besar, tentu mereka juga akan memiliki banyak sekali dokumen arsip yang disimpan dan dokumen ini tentu akan terus bertambah. Daripada harus menggunakan banyak ruangan untuk menyimpan arsip tersebut, akan lebih baik menyimpannya dalam bentuk digital. 

Lebih Ramah Lingkungan – Kegiatan operasional kantor tentu akan menggunakan banyak kertas. Namun, ketika beralih ke digital, tentu penggunaan kertas akan berkurang, akibatnya jejak karbon juga akan berkurang. 

Peningkatan Keamanan – Dokumen kantor bersifat rahasia. Dengan demikian, ada kebutuhan untuk memiliki keamanan dan kontrol yang ketat atas siapa yang dapat mengakses informasi tersebut. Dengan mendigitalkan file atau dokumen tersebut, perusahaan dapat mengatur izin untuk setiap dokumen, folder, dan arsip dengan mengidentifikasi siapa yang mengakses dokumen tersebut.

Baca juga: Memahami Teknologi Meta Tag dalam Sistem Manajemen Dokumen

Aplikasi sales Mobile Order dari AdIns akan membantu Anda untuk memulai transisi digital pada form pengajuan kredit Anda. Dengan form digital ini, sales di dealer dan multifinance dapat memasukan data aplikasi langsung ke sistem dan terintegrasi dengan core systems Anda. Aplikasi Mobile AdIns hadir untuk membantu industri finansial dalam mendigitalisasi form pengajuan kredit dan mengurangi proses data entry.