fbpx

Ruang Inovasi | Starting Digital Transformation in Your Company | AdIns

Pada tahun 2021, di ruang inovasi pertama, kami memiliki kesempatan untuk berbincang dengan para ahli industry dari AdIns, seperti Pak Mulyanto selaku Database & IT Infrastructure Architect, Pak Daniel selaku Document Solution Expert, dan Pak Ali selaku Cloud Business Head. Dalam ruang inovasi ini, tema yang diusung adalah tentang memulai transformasi digital serta membahas transformasi digital tim operasional perusahaan Anda.

Transformasi digital menjadi topik yang semakin mendesak dalam dunia bisnis, terutama sejak pandemi COVID-19 mengubah perilaku konsumen secara signifikan. Perubahan ini juga berdampak pada cara kerja dan proses bisnis, mendorong perusahaan untuk beralih ke lingkungan yang serba digital. Dalam era ini, penting bagi perusahaan untuk terus beradaptasi dan memanfaatkan teknologi serta solusi yang inovatif untuk tetap bersaing di pasar yang terus berkembang. Dengan dukungan dari para ahli yang hadir di ruang inovasi ini, Anda dapat menjalani perjalanan transformasi digital yang sukses dan mengambil langkah penting menuju masa depan yang lebih digital dan efisien.

Pentingnya Transformasi Digital Untuk Bisnis Anda Pada Masa Pandemi

Transformasi digital bukan lagi pilihan, melainkan keharusan, terutama dalam konteks pandemi yang mempertanyakan status Work from Home (WFH). Pak Mulyanto menekankan bahwa transformasi digital menjadi kunci efisiensi, mengurangi waktu yang terbuang pada proses manual, dengan permintaan pemrosesan dokumen internal yang meningkat. Transformasi digital bukan hanya eksternal, tetapi juga internal.

Pak Daniel menyoroti pentingnya WFH adalah sebagai langkah untuk mengurangi kontak fisik, membutuhkan solusi digital sebagai keharusan, bukan pilihan. Pak Ali menekankan bahwa transformasi digital telah dimulai pada tingkat individu dan perusahaan harus melepas anggapan kesulitan dalam mengadopsi teknologi. Pandemi mendorong perusahaan untuk beralih ke lingkungan digital, dengan cloud menjadi esensial.

Pandemi menjadi katalisator transformasi digital, menjadikan transformasi digital dan penggunaan layanan cloud sebagai realitas yang harus dihadapi oleh semua.

Memulai Proses Transformasi Digital Bisnis Anda

Dalam proses Transformasi Digital bisnis, terutama dalam menghadapi perubahan yang signifikan, perlu pemahaman mendalam terhadap kebutuhan pelanggan. Ini adalah langkah kunci dalam menciptakan solusi yang mampu meredakan masalah pelanggan dan menghasilkan keuntungan. Pak Daniel dan Pak Mulyanto menyoroti pentingnya memahami “pain customer” sebagai langkah awal dalam perjalanan transformasi digital. Ini memungkinkan identifikasi kebutuhan dan keinginan pelanggan. Menghadirkan solusi digital juga menjadi Langkah awal dari dilakukan transformasi digital. Hal ini dapat memungkinkan pelanggan bertransaksi secara online, dan mengurangi ketergantungan pada kunjungan fisik ke kantor cabang. Ini adalah langkah penting dalam mengikuti tren digital yang semakin berkembang.

Pak Ali juga memperkenalkan konsep customer-centric yang memicu pemikiran tentang inovasi. Contoh Bank BRI yang memandang setiap nasabah sebagai cabang dalam dirinya sendiri merupakan contoh bagaimana fokus pada pelanggan dapat membawa terobosan dalam aktivitas bisnis daring. Hal ini menggambarkan pentingnya memahami konsep transformasi digital secara lebih dalam.

Saat mentransformasi digital bisnis, terutama untuk tim operasional, beberapa faktor perlu diperhatikan. Seperti mengubah mindset, serta budaya organisasi untuk menerima transformasi digital adalah tantangan utama yang harus diatasi dan menjadi langkah awal yang penting. Diperluka upaya yang cukup besar untuk mengubah mindset individu dan memperkuat perubahan secara keseluruhan. Salah satu manfaat langsung dari transformasi digital adalah kemampuan untuk mengubah data fisik menjadi bentuk digital yang dapat diakses dan dimanfaatkan lebih efisien dalam operasional bisnis. Dengan menggabungkan perubahan mindset, manajemen dokumen, dan pemanfaatan data digital, tim operasional dapat menghadapi tantangan transformasi digital dengan lebih siap dan efisien. Keseluruhan, perjalanan transformasi digital bisnis memerlukan pemahaman mendalam terhadap kebutuhan pelanggan dan perubahan budaya organisasi serta manajemen dokumen yang efisien.

Dampak Buruk Penggunaan Dokumen Kertas

Selain itu, dokumen kertas dalam organisasi juga harus mendapatkan perhatian khusus. Diperlukan pendekatan bijak, seperti konversi atau pemindahan dokumen kertas ke bentuk digital, agar dokumen tersebut tetap relevan dalam era digital. Ini melibatkan manajemen dokumen yang efisien.

Menyimpan dokumen dalam bentuk kertas dapat berakibat pada sejumlah skenario buruk. Seperti yang dialami oleh Pak Daniel, dokumen kertas yang disimpan dapat menjadi mangsa rayap, yang menggerogoti halaman-halaman penting. Selain itu, tinta pada dokumen juga dapat memudar atau menempel pada halaman-halaman lainnya, mengganggu kualitas dokumen. Kejadian-kejadian seperti ini merupakan bukti ketidakefisienan penyimpanan dokumen dalam bentuk kertas, yang dapat mengakibatkan kerugian dan ketidaknyamanan.

Pak Mulyanto menggarisbawahi masalah akses dan upaya dalam mengelola dokumen. Ketika jumlah dokumen yang harus dikelola mencapai ribuan, pengelolaan dokumen dalam bentuk kertas menjadi tidak praktis. Kecuali kita memiliki sistem manajemen dokumen yang sangat efisien, akan sulit untuk mengatasi volume dokumen tersebut. Hal ini dapat berdampak negatif pada efisiensi operasional dan kemampuan untuk mengakses dan mengelola informasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat. Oleh karena itu, menyimpan dokumen dalam bentuk digital dapat mengatasi tantangan ini dan menghindari kasus-kasus terburuk yang mungkin terjadi pada dokumen kertas.

Ubahlah Dokumen Fisik Anda Menjadi Digital

Dalam menghadapi tantangan pemrosesan ribuan dokumen tanpa kehilangan semangat menuju transformasi digital, Pak Daniel merekomendasikan outsourcing sebagai solusi bijak. Salah satu contohnya adalah dengan melibatkan penggunaan sumber daya eksternal seperti pekerja paruh waktu atau mahasiswa magang dengan biaya terjangkau. Namun, penting untuk memahami bahwa pemrosesan data tidak hanya tentang memasukkan data tetapi juga tentang akurasi dan integritas. Penggunaan tenaga outsourcing yang tidak tersertifikasi, dapat memberikan hasil yang tidak sesuai & kurang akurat. Dengan outsourcing ke tim profesional yang dapat diandalkan, seperti AdIns dengan pengalaman dalam pemrosesan dokumen fisik menjadi data digital, perusahaan dapat menjalankan transisi digital tanpa mengorbankan kualitas data dan semangat inovasi.

Setelah dokumen berhasil menjadi data digital, langkah selanjutnya adalah memastikan efisiensi pemrosesan dan akses data tersebut. Menurut Pak Mulyanto, sistem yang kuat menjadi kunci untuk menjalankan proses data digital dengan lancar. Integrasi sistem yang kuat, memungkinkan data digital bergerak dengan mulus di seluruh organisasi, dengan memastikan akses hanya dimiliki oleh orang yang tepat.

Pak Ali menekankan pentingnya keamanan dalam mengelola data digital. Organisasi harus mempertimbangkan siapa yang memiliki akses ke data dan dari mana akses tersebut diperoleh. Keamanan data menjadi aspek penting untuk melindungi data dari akses yang tidak sah atau potensi pelanggaran privasi. Dengan sistem yang kuat dan fokus pada keamanan, data digital dapat diproses dengan efisien, aman, dan terintegrasi dengan baik di seluruh organisasi.

Bagaimana meyakinkan manajemen tingkat atas untuk melakukan migrasi ke platform digital?

Salah satu pertanyaan penting diutarakan oleh salah satu audiens dari Ruang Inovasi, yaitu bagaimana meyakinkan para eksekutif senior atau high management untuk beralih ke solusi digital, terutama dalam konteks pemilihan layanan cloud yang tepat. Menurut Pak Ali, langkah pertama adalah mengubah mindset mereka. Beberapa orang mungkin masih memiliki keraguan terkait keamanan dan privasi data saat menggunakan layanan cloud. Berdasarkan pengalaman pribadi Pak Ali, untuk meyakinkan pihak-pihak tersebut, beliau melakukan studi banding yang mendetail antara penggunaan layanan cloud dan solusi lainnya.

Data dan hasil studi ini menjadi alat yang kuat untuk meyakinkan para petua atau eksekutif senior dalam perusahaan, dengan menghadirkan bukti yang jelas tentang keefektifan dan manfaat yang dapat diperoleh dari migrasi ke layanan cloud. Dengan data yang mendukung, langkah-langkah menuju solusi digital, termasuk pemilihan layanan cloud yang sesuai, menjadi lebih terukur dan dapat diterima dengan lebih baik oleh high management.

Harapan Utama Serta Langkah Selanjutnya Setelah “Go Digital”

Harapan utama perusahaan dalam menjalani transformasi digital adalah dapat tetap relevan dan berkelanjutan dalam era perubahan yang cepat dan tak terduga. Seperti yang diungkapkan oleh Pak Daniel, dunia bisnis telah menjadi sangat dinamis dan tidak dapat diprediksi, dengan kondisi yang sering disebut sebagai VUCA (Volatile, Uncertain, Complex, Ambiguous). Dalam lingkungan yang penuh ketidakpastian ini, organisasi harus menjadi adaptif dan agile untuk bertahan. Transformasi digital harus menjadi langkah awal yang strategis untuk menjadi perusahaan yang mampu bergerak dengan cepat menghadapi perubahan. Penting untuk tidak hanya mengikuti arus, tetapi juga mengambil inisiatif proaktif dalam menghadapi tantangan yang datang.

Pak Mulyanto menekankan pentingnya berubah dan belajar. Transformasi digital tidak hanya tentang mengikuti tren, tetapi juga tentang kemampuan perusahaan untuk terus belajar dan beradaptasi. Harapannya adalah perusahaan dapat menghadapi perubahan dengan fleksibilitas dan kesiapan yang tinggi. Dengan mengadopsi sikap belajar dan kemampuan berubah, perusahaan dapat merespons dengan lebih baik terhadap perubahan yang terus menerus terjadi dalam lingkungan bisnis yang dinamis.

Kesimpulan

Pandemi telah mengubah pandangan bisnis secara drastis, mendorong transformasi digital menjadi suatu keharusan. Dalam konteks pandemi, transformasi digital tidak hanya menjadi pilihan, melainkan kebutuhan mendesak. Ini telah membuktikan keefektifannya dalam meningkatkan efisiensi bisnis, mengurangi ketergantungan pada proses manual, dan memungkinkan pemrosesan dokumen internal yang semakin meningkat.

Penting untuk memahami bahwa transformasi digital bukan sekadar untuk pihak eksternal, melainkan juga internal. Dalam menghadapi perubahan yang signifikan, menjadi adaptif, agile, dan siap berubah adalah sebuah kewajiban. Organisasi harus memahami “pain customer” dan fokus pada pelanggan, menciptakan solusi digital, dan mengadopsi layanan cloud untuk tetap relevan.

Harapan utama dari transformasi digital adalah kemampuan untuk berinovasi, belajar, dan beradaptasi dengan cepat dalam lingkungan bisnis yang dinamis. Transformasi digital bukan sekadar tren, melainkan sikap dan kemampuan yang terus berkembang dalam menghadapi ketidakpastian. Ini adalah langkah strategis untuk menjaga kelangsungan perusahaan di tengah perubahan yang cepat dan tak terduga yang dapat terjadi di masa pandemi dan setelahnya.

Learn More

Let’s Create Success Together With Us