Absen Online: Perkembangan dan Manfaat Menggunakannya

Perkembangan teknologi telah terjadi di semua aspek dari alat yang kita gunakan dalam kehidupan sehari-hari. Dari mobil hingga ponsel, tidak ada akhir dari perkembangan jaman yang membawa berbagai macam hal berguna yang bisa memperbaiki atau melengkapi kegiatan kita sehari-hari.

Selain itu, karena tujuan pengembangan teknologi adalah untuk membuat hidup kita lebih mudah, pengembangan khusus ini akan terus berlangsung selama bertahun-tahun di masa depan. Dari fungsi yang paling sederhana hingga fungsi yang lebih maju dari pengembangan teknologi, perkembangan ini akan bisa memenuhi semua kebutuhan manusia terlepas dari urgensi dan pentingnya.

Hal ini terlihat dengan jelas tak terkecuali untuk industri multifinance dalam hal pengembangan sistem untuk menghitung data kehadiran dalam bentuk aplikasi absen online beserta manfaatnya.

Apa itu Absensi Online?

Salah satu pengembangan yang paling berguna bagi perusahaan adalah pengembangan perangkat absen online. Untuk perusahaan yang mengandalkan proyek di lapangan yang mungkin tidak secara praktis menggunakan absensi konvensional, perubahan ini dianggap memiliki respon yang baik.

Pada dasarnya, absensi online adalah suatu sistem yang bertujuan mencatat waktu (detik, menit, jam, dan tanggal) kehadiran karyawan melalui sebuah aplikasi atau website yang dapat diakses dengan mudah menggunakan perangkat mobile (smartphone) dan hanya bermodalkan internet.

Perusahaan yang ingin memanfaatkan sistem absensi yang online dapat menggunakan website atau aplikasi absensi yang sudah ada atau merancang aplikasi khusus untuk tujuan tersebut.

Memahami Perkembangan Absensi Online

Ada beberapa kekhawatiran yang mendasari pengembangan sistem absensi yang satu ini. Belakangan ini, banyak perusahaan bergantung pada kegiatan dan proyek di lapangan yang mengakibatkan tidak ada karyawan yang datang ke kantor.

Sebagian besar kertas absensi hanya ada di kantor pusat mereka dan membawa semuanya ke proyek-proyek lapangan akan merepotkan. Belum lagi, karyawan yang sudah mengerjakan proyek-proyek lapangan rentan terhadap situasi “tidak masuk/ meninggalkan pekerjaan tanpa izin” hanya karena mereka tidak mengisi kertas absen mereka di kantor.

Dengan demikian, sistem absensi konvensional tidak terlihat menguntungkan seperti sebelumnya karena banyak kekurangannya. Hal ini mengakibatkan beberapa keluhan dari karyawan yang tidak memiliki cukup waktu untuk mengisi daftar data kehadiran mereka di kantor karena proyek lapangan.

Situasi tersebut diperparah dengan adanya pandemi COVID-19 diawal tahun 2022 yang “memaksa” perusahaan untuk mempekerjakan karyawannya dari rumah (work from home). Akibatnya, karyawan tidak dapat lagi melakukan absensi secara langsung seperti biasa.

Karena perkembangan khusus inilah, berbagai upaya telah diambil untuk meminimalkan kemungkinan keluhan dari karyawan. Selain mengurangi keluhan dari karyawan, absen online ternyata dapat memberikan manfaat lain dalam hal efisiensi kerja.

Dengan menggunakan sistem absen online, perusahaan dapat mengelola data absensi secara real-time dibandingkan dengan cara konvensional. Dengan mendeteksi setiap proses login absen, manajemen perusahaan dapat mengetahui kehadiran dan ketidakhadiran karyawan tanpa harus menunggu dokumen yang panjang.

Dengan demikian, manajemen secara signifikan dapat mengurangi tindakan penipuan dalam proses absensi karyawan. Oleh karena itu, manajemen dapat mendeteksi karyawan yang melakukan pelanggaran disiplin selama proses absensi dan dengan demikian mendapat manfaat besar dari fitur ini.

Keuntungan Sistem Absensi Online

Berikut ini beberapa keuntungan yang dapat diperoleh jika menggunakan sistem absensi online, yaitu:

1. Meminimalisir Salah Perhitungan Jam Kerja

Aplikasi absen online juga dapat menguntungkan perusahaan dalam masalah keuangan. Dengan menilai absensi karyawan dalam metode real-time, perusahaan dapat meminimalkan kesalahan perhitungan jam kerja dan gaji karyawan. Karena lebih mudah memperhatikan karyawan yang menghadiri kantor pada hari tertentu, perusahaan akan dapat menilai kinerja mereka secara adil.

Karyawan yang tidak datang ke kantor atau memiliki jam kerja lebih pendek akan menerima pembayaran lebih sedikit jika dibandingkan dengan karyawan lain yang menghabiskan lebih banyak waktu di kantor.

2. Mencegah Kesalahpahaman di Tempat Kerja

Selain perhitungan gaji lebih akurat, perusahaan dapat mengambil manfaat dari menggunakan sistem pengelolaan aplikasi absen online dalam mencegah kesalahpahaman di tempat kerja. Kadang-kadang, ada kasus kesalahpahaman antara manajemen dan atasan di lapangan hanya karena karyawan tidak punya cukup waktu untuk mengisi daftar kehadiran di kantor mereka.

Hal ini dapat menyebabkan karyawan mengeluh kepada manajemen ketika mereka dianggap tidak masuk tanpa izin, sementara mereka diwajibkan untuk segera datang ke lokasi proyek. Untuk mengatasi situasi tersebut, absensi dengan sistem online dapat memberikan alternatif bagi karyawan sehingga mereka dapat mengisi daftar hadir online di manapun mereka bekerja untuk memastikan bahwa mereka tidak absen tanpa izin.

3. Menghemat Uang dan Kertas

Memiliki sistem aplikasi absensi online perusahaan juga dapat menghemat uang secara signifikan. Mengoperasikan mesin absensi dan menggunakan kertas daftar kehadiran dapat menjadi masalah bagi perusahaan jika mereka memiliki ribuan karyawan.

Belum lagi, biaya perawatan dan produksi mesin ini bisa sangat mahal karena perusahaan perlu menginstal mesin ini di sejumlah bagian kantor mereka. Memang tidak sepenuhnya gratis, namun memiliki sistem aplikasi daftar kehadiran online terintegrasi dapat meringankan masalah ini secara signifikan.

Dengan menggunakan server tunggal yang dapat diakses untuk semua orang, manajemen perusahaan dapat dengan cepat mendapatkan data absensi daripada harus mengumpulkannya dari mesin absensi di akhir hari.

Baca juga: Cloud Computing – Definisi, Pentingnya, Manfaat, dan Masa Depan

4. Rekapitulasi Data Lebih Mudah

Manfaat lain yang didapatkan apabila menerapkan sistem absensi online yaitu proses rekapitulasi data yang dilakukan oleh tim HR dapat menjadi lebih mudah. Data karyawan akan tercatat secara otomatis sehingga memudahkan integrasi data jika diperlukan.

Sebagai contoh, karyawan yang bekerja lembur akan menerima bonus tambahan berdasarkan kinerja ekstra mereka dalam menghabiskan lebih banyak waktu untuk bekerja jika dibandingkan dengan jam kerja normal. Hal ini merupakan keutamaan keuntungan finansial dari menggunakan sistem aplikasi absensi online.

5. Meningkatkan Kualitas Kerja Pegawai

Akhirnya, perusahaan dapat mengambil manfaat dari menggunakan sistem aplikasi absensi online untuk meningkatkan kepatuhan dan kualitas kerja karyawan. Data absensi yang tidak akurat dapat menyebabkan karyawan tidak cukup termotivasi karena tidak ada mekanisme yang jelas tentang sistem imbalan pekerjaan mereka.

Belum lagi, data yang tidak akurat juga rawan pelanggaran etika kerja, seperti absen tanpa izin dan lain-lain. Untuk mencegah kekurangan ini, sistem aplikasi daftar kehadiran daring dapat memastikan karyawan akan menerima pembayaran yang lebih adil berdasarkan kinerja mereka saat bekerja.

Tips Dalam Menggunakan Absen Online

Meskipun penggunaan aplikasi absensi daring lebih ramah biaya dan menguntungkan jika dibandingkan dengan metode absensi konvensional, perusahaan juga perlu mengambil langkah-langkah untuk membuat sistem ini efektif. Server aplikasi absen online harus dipelihara setiap hari untuk mencegah kesalahan perhitungan dan kesalahan saat memasukkan data absensi karyawan.

Setiap kali kesalahan terjadi di server, maka akan ada kemungkinan ketidakmampuan untuk menilai dengan benar absensi dan data kinerja karyawan dapat menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan. Jika perusahaan lupa tugas mereka untuk mempertahankan sistem absensi ini, keuntungan yang diharapkan dari sistem akan berkurang secara signifikan.

Terlepas dari semua manfaat yang ada dari penggunaan pengelolaan sistem absen online berbasis daring, banyak langkah perlu diambil agar karyawan dapat meningkatkan kualitas kerja mereka. Kekurangan yang berasal dari kesalahpahaman antara manajemen dan perusahaan, data absensi yang tidak akurat, dan ketidakpraktisan pengelolaan absen konvensional tidak dapat diabaikan. Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk menggunakan sistem khusus ini lebih dari sebelumnya.

Gunakan Absen Online dari AdIns

Untuk mengakomodasi banyaknya jumlah pekerja lapangan di multifinance, aplikasi mobile multifinance dari Advance Innovations memungkinkan Anda menambahkan absen online sebagai fitur utama untuk mempermudah dan memperlancar kinerja pekerja lapangan Anda terutama bagi staff yang bertempat tinggal jauh dari kantor tetapi akan ditugaskan di tempat yang relatif lebih dekat dari rumahnya. Sangat membantu sekaligus menjadi solusi untuk meningkatkan efisiensi dalam proses bekerja para pegawai Anda.