Apa itu Sertifikat ISO?

Apa itu Sertifikat ISO?

Di era modern ini, perusahaan yang produknya banyak digunakan, selalu berusaha memenuhi permintaan dan harapan pelanggan mereka. Untuk melakukannya, perusahaan biasanya akan mengikuti serangkaian standar tertentu untuk mempertahankan tujuan organisasi mereka. Biasanya, perusahaan menggunakan serangkaian proses bisnis yang disebut quality management system (QMS) atau sistem manajemen mutu untuk memenuhi tuntutan dan harapan dasar pelanggannya.

Banyak perusahaan dapat mendokumentasikan proses, prosedur, dan tanggung jawab untuk mencapai tujuan tertentu dengan menggunakan QMS. Untuk mencapai tujuan ini, ada berbagai standar QMS atau manajemen mutu yang digunakan di seluruh dunia. Salah satu yang paling sering Anda dengar adalah sertifikat ISO.

Baca juga: Pengertian Financial Technology yang Sedang Menjamur Saat Ini

Saat ini, International Organization for Standardization (ISO) bertindak sebagai badan penetapan standar internasional yang terdiri dari perwakilan dari berbagai organisasi di seluruh dunia. Hingga saat ini, badan standar yang didirikan pada tanggal 23 Februari 1947 ini telah memiliki anggota sebanyak 167.

Organisasi ini juga terkenal karena menetapkan standar sertifikasi ISO yang banyak digunakan oleh berbagai perusahaan untuk menstandardisasi kinerja mereka. Menariknya, ISO tidak terlibat dalam sertifikasi perusahaan dan tidak mengeluarkan sertifikat itu sendiri kepada perusahaan. Sebagai gantinya, hal tersebut diserahkan kepada lembaga pemberian sertifikasi lainnya untuk mensertifikasi perusahaan dengan menggunakan standar ISO. Beberapa badan sertifikasi (certification dody) ISO akan dibahas di bawah ini.

Apa Itu Sertifikat ISO?

International Organization for Standardization, atau lebih umum dikenal sebagai ISO, adalah salah satu pedoman berskala internasional dalam sistem manajemen untuk mengukur kualitas organisasi. ISO memainkan peran penting dalam mengukur tingkat kredibilitas perusahaan yang ingin bersaing secara global.

Organisasi atau perusahaan yang mendapatkan sertifikasi ISO tentunya mampu meningkatkan peluang mereka dalam memenangkan persaingan pasar. Hal ini disebabkan oleh adanya jaminan kualitas pada produk atau layanan yang ditawarkan, serta kepercayaan konsumen terhadap merek tersebut akan timbul karena adanya sertifikasi ISO.

Kehadiran ISO dapat diilustrasikan dengan sistem waralaba. Dalam hal ini, suatu waralaba makanan dengan standar yang jelas dan wajib dijalankan tentu memiliki rasa makanan yang sama di setiap cabang. Rasa makanan yang dihasilkan tentu tidak bergantung pada koki yang membuat makanan. Dalam hal ini, penerapan ISO merupakan hal yang sama dengan sistem waralaba tersebut, yaitu membuat standar yang jelas dalam operasional perusahaan untuk diikuti semua karyawan.

Langkah Untuk Mendapatkan Sertifikat ISO

apa itu sertifikat iso, Apa itu Sertifikat ISO?, Advance Innovations

Ada beberapa set persyaratan yang harus dipenuhi perusahaan agar bisa mendapatkan sertifikasi ISO. Perusahaan harus menyerahkan beberapa dokumen kepada lembaga sertifikasi sebelum proses sertifikasi.

Dokumen yang diperlukan biasanya terdiri dari hasil audit internal, catatan hasil desain dan pengembangan, hasil tinjauan manajemen, dan lainnya. Dokumen-dokumen lain seperti prosedur penjualan dan prosedur audit internal biasanya dimasukkan, meskipun tidak bersifat wajib.

Baca juga: Memahami Teknologi Meta Tag dalam Sistem Manajemen Dokumen

Setelah menyerahkan dokumen, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan perusahaan untuk disertifikasi.

1. Identifikasi Proses Bisnis

Langkah pertama yang perlu dilakukan oleh perusahaan adalah mengidentifikasi proses bisnisnya sendiri untuk mengelola organisasi.

2. Menerapkan Prosedur

Setelah mengidentifikasi seluruh proses bisnis, perusahaan selanjutnya perlu menerapkan sistem manajemen dan memantau efektivitasnya.

3. Identifikasi Kekuatan dan Kelemahan

Perusahaan perlu mengidentifikasi semua kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Hal ini sangat bermanfaat sebagai dasar perbaikan sistem manajemen di masa depan.

4. Menghubungi Lembaga Audit Eksternal

Perusahaan perlu menghubungi lembaga audit eksternal untuk pendaftaran ISO. Jika perusahaan dapat menyelesaikan semua langkah ini, maka perusahaan dapat dikategorikan sebagai tersertifikasi ISO dan mendapatkan sertifikasi ISO.

Hierarki Dokumen Standar ISO

Selain itu, ada beberapa level dokumen yang diserahkan ke sertifikasi ISO. Biasa disebut sebagai hierarki dokumen ISO, hierarki ini digunakan untuk mendokumentasikan fungsi semua dokumen yang dikirimkan secara efektif.

Hierarki terdiri dari lima tingkatan, antara lain:

  • policy level (mengidentifikasi kebijakan keseluruhan perusahaan)
  • manual level (mendokumentasikan ruang lingkup tujuan perusahaan)
  • procedure level (mengidentifikasi ruang lingkup dan tanggung jawab operasional perusahaan)
  • product and process instructions level (memberikan instruksi untuk keseimbangan kinerja perusahaan)
  • records and forms level (mendokumentasikan hasil operasional perusahaan)
apa itu sertifikat iso, Apa itu Sertifikat ISO?, Advance Innovations

Dengan mengelompokkan dokumen-dokumen ini, lembaga sertifikasi dapat dengan mudah menilai semua dokumen yang diperlukan untuk sertifikasi. Walaupun ada berbagai bentuk sertifikasi ISO untuk kebutuhan yang berbeda, hierarki ini umumnya digunakan untuk membantu keseluruhan proses.

Manfaat Sertifikasi ISO

Proses sertifikasi ISO mungkin tampak sulit, tetapi sangat bermanfaat bagi perusahaan termasuk perusahaan yang bergerak di bidang multifinance! Dengan mendapatkan sertifikat ISO, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dalam banyak hal.

Beberapa manfaat sertifikasi ISO terdiri dari:

  1. Peningkatan efisiensi dan produktivitas, hasil yang konsisten, peningkatan retensi pelanggan, dan lainnya.
  2. Standar ISO juga bisa untuk meningkatkan reputasi perusahaan untuk basis pelanggan, sama seperti kebanyakan perusahaan di tempat lain.
  3. Memasuki pasar baru dengan mudah dan menjadi lebih kompetitif dengan menawarkan produk dan layanan yang diterima secara global.
  4. Meningkatkan keuntungan dengan menawarkan produk dengan kualitas dan jaminan keselamatan yang lebih baik.
  5. Menghemat biaya karena mencegah kegagalan produk atau jasa yang ditawarkan.
  6. Mendapatkan manfaat dari pengetahuan dan praktik terbaik dari para ahli terkemuka di seluruh dunia.

Baca juga: Apa Itu Revolusi Industri 4.0?

Jenis Sertifikasi ISO

Berikut ini adalah beberapa jenis ISO yang cukup banyak digunakan pada produk Indonesia.

1. ISO 9001

Standar ISO 9001 sangat bermanfaat untuk industri manufaktur. Standar jenis ini sangat membantu produk dan layanan mengidentifikasi, mendokumentasikan, serta untuk meningkatkan sistem guna memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan, seperti:

  • Menjamin mutu produk sesuai dengan standar global
  • Standar keamanan yang mencukupi
  • Proses manufaktur ramah lingkungan
  • Efisiensi produksi yang diharapkan
  • Spesifikasi dimensi dan fungsional
apa itu sertifikat iso, Apa itu Sertifikat ISO?, Advance Innovations

2. ISO 28000

ISO 28000 adalah standar internasional yang menetapkan dan membahas persyaratan Sistem Manajemen Keamanan dalam rantai pasok atau aspek-aspek yang ditetapkan akan membantu organisasi menilai ancaman keamanan dan mengelolanya saat muncul dalam rantai pasokan mereka. ISO 28000 akan membantu organisasi untuk menentukan dibutuhkannya langkah keamanan yang tepat dan dapat melindungi properti mereka dari berbagai ancaman.

Baca juga: Keamanan Pusat Data Dokumen

3. ISO 50001

Sebagai standar yang bermanfaat secara internasional, ISO 50001 menetapkan persyaratan untuk organisasi dalam mengembangkan, mengimplementasikan, dan meningkatkan Sistem Manajemen Energi. Dengan bersertifikat ISO 50001, organisasi harus membuat kebijakan baru dalam penggunaan energi yang efisien.

4. ISO 14001

ISO 14001 adalah standar internasional sistem manajemen lingkungan yang berperan dalam menetapkan persyaratan untuk organisasi yang ingin meningkatkan kinerja lingkungan mereka, dan meningkatkan efisiensi operasional mereka.

5. ISO 22000

ISO 22000 adalah standar dunia internasional yang diterima secara global bagi perushaan yang ingin memenuhi persyaratan untuk sistem manajemen keamanan pangan. Didirikan pada tahun 2005, ISO 22000 berlaku untuk semua organisasi yang terlibat dalam rantai makanan, dalam upaya untuk memastikan ketersediaan pangan. Standar ini menguraikan kerangka kerja yang menyelaraskan semua bagian dari rantai pasokan makanan hingga mengendalikan risiko dan mencegah kontaminasi.

6. ISO/IEC 27001

ISO/IEC 27001 adalah standar internasional untuk menetapkan spesifikasi dalam sistem manajemen keamanan informasi. Membantu organisasi untuk mengelola keamanan informasi mereka dengan menangani orang dan proses serta teknologi. ISO 27001 adalah kerangka kerja yang digunakan untuk membangun, menerapkan, mengoperasikan, memantau, meninjau, memelihara, dan terus meningkatkan sistem manajemen keamanan informasi.

7. ISO/IEC 17025

Sertifikasi ISO ini adalah salah satu standar untuk perusahaan yang memiliki persyaratan lembaga pengujian misalnya laboratorium jenis standar. ISO / IEC 17025 akan memungkinkan laboratorium menunjukkan kompetensi dalam menghasilkan hasil yang valid, yang bisa meningkatkan kepercayaan pada pekerjaan mereka baik secara nasional maupun di seluruh dunia.

Pengertian ISO sangat berkaitan dengan jenis jenis ISO yang telah dibahas. Dengan memahami pengertian dan jenisnya sebagai perusahaan yang akan bersaing global dapat mempersiapkan dan memperhatikan yang seharusnya dilakukan. Setiap bidang akan memiliki jenis ISO yang berbeda karena semua standar terhadap perusahaan tidak sama.

8. ISO 45001

Sertifikat ISO 45001 merupakan standar internasional mengenai persyaratan untuk kesehatan dan keselamatan kerja (K3). Sertifikat ini mendorong organisasi supaya proaktif untuk mengurangi potensi terjadinya kecelakaan kerja, cedera, maupun gangguan kesehatan.

Cara Mendaftar ISO

Untuk bisa mendapatkan ISO, ada beberapa langkah yang harus dilakukan sebuah perusahaan, yaitu:

  • Aplikasi permohonan pendaftaran dilakukan dengan melengkapi kuestioner sesuai dengan sertifikasi yang Anda inginkan kepada badan sertifikasi pilihan Anda.
  • Asesmen terhadap ISO akan dilakukan oleh satu badan sertifikasi, suatu organisasi harus dapat menunjukkan bahwa manajemen mutu yang dilakukannya telah benar-benar berjalan secara minimal dalam jangka waktu tiga bulan sesuai seluruh urutan (siklus) dari audit internal.
  • Permohonan pendaftaran akan disetujui oleh satu badan sertifikasi, setelah itu akan ada proses lanjutan berupa program 6 bulanan atau 12 bulanan (tahunan) kunjungan audit pengawasan (surveilans). Bila berhasil, maka sertifikasi akan diterbitkan.

Tahapan Sertifikasi ISO

Secara umum, berikut adalah tahapan dari sertifikasi ISO:

  • Audit awal (opsional);
  • Audit sertifikasi;
  • Penerbitan;
  • Audit pengawasan tahunan;
  • Sertifikasi ulang dalam kurun waktu tiga tahun.

Waktu yang dibutuhkan untuk menjalankan proses audit ditentukan dari bidang usaha dan ruang lingkup perusahaan. Dalam hal ini, proses audit terbagi menjadi 2 tahap, yaitu:

  • Tahap 1: Dilakukannya pemeriksaan terhadap pemenuhan persyaratan dokumentasi.
  • Tahap 2: Dilakukannya pemeriksaan terhadap pemenuhan persyaratan implementasi secara keseluruhan.

Standar Kelulusan Audit Sertifikasi ISO

Perusahaan dan organisasi yang dinyatakan lulus sertifikasi ISO adalah organisasi yang tidak memiliki temuan fatal atau majour. Temuan majour terjadi ketika adanya salah satu persyaratan ISO yang tidak dilakukan tanpa alasan yang valid. Selain temuan majour, ada juga temuan minor dan observasi.

Temuan minor terjadi ketika perusahaan tidak konsisten ketika menjalankan suatu sistem, atau hanya memenuhi sebagian persyaratan dari semestinya. Lalu, temuan observasi merujuk pada saran-saran perbaikan yang ditujukan untuk membenahi penerapan sistem manajemen iso. Temuan minor dan observasi bukanlah sesuatu yang mampu memengaruhi kelulusan audit sertifikasi ISO.

Badan Sertifikasi ISO di Indonesia

Berikut ini adalah contoh beberapa badan sertifikasi (Certification Body) untuk sertifikasi standard ISO yang ada di Indonesia:

  • BV Indonesia
  • SGS Indonesia
  • ACM Indonesia
  • DQS Indonesia
  • SAI Global Indonesia
  • Lloyd’s Register Indonesia
  • Dan masih banyak lagi

Karena standarnya yang tinggi, AdIns juga menyadari pentingnya standar ISO untuk kinerjanya. Sejak 2008, perusahaan telah mendapatkan bentuk sertifikasi ISO 9001 terkait muu sebagai bukti komitmennya untuk pengendalian kualitas dan standardisasi proses perusahaan. Sertifikasi ini juga memberikan keunggulan bagi AdIns untuk menjadi penyedia solusi IT yang sangat bergengsi di pasar regional. Dan melalui sertifikasi ini, AdIns berkeinginan untuk selalu mengupayakan kinerja dan produktivitasnya secara terus menerus.

apa itu sertifikat iso, Apa itu Sertifikat ISO?, Advance Innovations

Author :

Ad-Ins

Published date :

21 Desember 2022