7 Perbedaan Surat Resmi dan Tidak Resmi, Jangan Sampai Salah

Memahami perbedaan surat resmi dan tidak resmi adalah hal yang sangat penting. Pasalnya, jika Anda salah dalam menuliskan sebuah surat, bisa jadi tujuannya tidak tersampaikan atau bahkan tidak diterima dengan baik oleh si penerima surat tersebut.

Misalnya, saat Anda ingin menuliskan sebuah surat lamaran kerja kepada suatu perusahaan, maka surat yang ditulis harus menggunakan kaidah penulisan surat resmi. Jika tidak, lamaran Anda akan ditolak oleh perusahaan tersebut, alias gagal.

Melalui artikel ini, AdIns akan memberikan informasi penting terkait perbedaan surat resmi dan tidak resmi yang dapat menambah wawasan Anda dalam membuat surat. Penasaran apa saja perbedaanya? Simak langsung pembahasan lengkapnya di bawah ini.

Perbedaan Surat Resmi dan Tidak Resmi

Surat merupakan suatu alat untuk berkomunikasi atau menyampaikan informasi kepada seseorang atau instansi/lembaga. Dalam membuat surat, Anda perlu memperhatikan tujuannya untuk apa dan kepada siapa. Sebab, tiap jenis surat memiliki fungsi dan kegunaannya masing-masing.

Baca juga: Inilah Prosedur Penyimpanan Arsip yang Benar

Umumnya, surat terbagi menjadi dua jenis, yaitu surat resmi dan tidak resmi. Kedua jenis surat tersebut tentunya memiliki perbedaan. Berikut ini adalah beberapa perbedaan antara surat resmi dan tidak resmi yang perlu Anda ketahui. 

1. Gaya Penulisan

Surat resmi ditulis dengan menggunakan bahasa yang baku atau formal, sementara itu surat tidak resmi akan terkesan lebih santai karena biasanya ditulis dengan menggunakan bahasa sehari-hari yang lebih casual. 

2. Kegunaan

Surat resmi lebih sering digunakan oleh instansi atau lembaga resmi untuk menyampaikan informasi kepada seseorang, organisasi atau instansi lainnya. Sementara surat resmi lebih sering digunakan oleh perorangan, seperti antar teman, sahabat atau untuk orang tua.

3. Kop Surat

Pada surat resmi, kop surat merupakan hal yang wajib ada. Sedangkan pada surat tidak resmi, kop surat menjadi opsi yang kehadirannya boleh dihilangkan. Kop surat sendiri biasanya berisi informasi seperti logo, nama, nomor telepon, email, dan alamat suatu instansi/lembaga yang mengirim surat.

Baca juga: Pentingnya Digitalisasi Arsip dalam Menunjang Proses Bisnis Berkembang

4. Nomor Surat

Nomor surat adalah bagian yang harus ada dalam surat resmi. Sementara surat tidak resmi tidak memilikinya. Penulisan nomor surat bertujuan untuk mengetahui berapa jumlah surat yang dikeluarkan, sebagai bahan rujukan, dan memudahkan dalam melakukan pengarsipan.

5. Stempel

Bagian yang paling mencolok adalah pada surat resmi dilengkapi dengan stempel yang biasanya berwarna biru atau ungu. Pemberian stempel ini menunjukkan bahwa surat tersebut memiliki keabsahan yang valid dan berasal dari lembaga resmi.

6. Identitas Pengirim

Dalam surat resmi, identitas pengirim biasanya akan lebih lengkap. Bagian ini berisi nama dari pembuat surat, tanda tangan, penanggung jawab, serta tembusan apabila surat tersebut perlu diketahui oleh pihak-pihak tertentu.

Baca juga: Face Recognition: Pengertian, Cara Kerja dan Kegunaannya

7. Struktur Surat

Struktur surat resmi dibuat dengan mengikuti peraturan-peraturan sesuai standar yang sudah ada. Sedangkan, surat tidak resmi bisa dibuat secara bebas sesuai keinginan pembuat surat, sehingga bentuk surat tidak resmi lebih bervariasi dibandingkan surat resmi.

Adapun bagian-bagian atau struktur surat resmi biasanya terdiri dari:

• Kop surat
• Nomor surat
• Tempat dan tanggal
• Perihal 
• Lampiran 
• Alamat tujuan
• Salam pembuka
• Isi surat
• Kalimat penutup
• Identitas pengirim

Contoh Surat Resmi dan Tidak Resmi

Supaya Anda lebih memahami perbedaan surat resmi dan tidak resmi, berikut ini kami berikan beberapa contoh dari kedua jenis surat tersebut.

Contoh Surat Resmi

1. Surat Lamaran Kerja

Sesuai namanya, surat lamaran kerja adalah surat yang ditulis seseorang untuk melamar pekerjaan pada suatu perusahaan. Surat lamaran kerja biasanya menjelaskan mengenai skill, pengalaman, serta alasan melamar pada perusahaan tersebut.

2. Surat Perjanjian

Surat perjanjian dibuat untuk menyatakan kesepakatan antara dua belah pihak pada suatu hal. Surat perjanjian biasanya digunakan saat ada dua belah pihak yang mengalami sengketa, melakukan transaksi jual beli, dan lain-lain

3. Surat Undangan

Surat undangan digunakan untuk mengundang seseorang dalam menghadiri suatu kegiatan tertentu seperti event, interview kerja, atau bahkan panggilan dari kepolisian.

4. Surat Permohonan

Surat permohonan ditulis untuk menyatakan keinginan seseorang terkait suatu hal. Surat permohonan biasanya digunakan untuk mengajukan bantuan dana, melakukan penelitian skripsi, atau permohonan perceraian.

5. Surat Keputusan

Surat keputusan biasanya dikeluarkan oleh suatu instansi atau lembaga. Fungsinya adalah untuk memberikan informasi terkait hal-hal yang belum jelas seperti pengangkatan jabatan pegawai, PHK, pembentukan kepanitiaan, dan sebagainya.

Baca juga: 5 Peran Teknologi Informasi dalam Bisnis di Era Digital

Contoh Surat Tidak Resmi

1. Surat Cinta

Menyatakan cinta tidak hanya bisa dilakukan secara langsung atau via telepon. Anda bisa menyatakan cinta lewat surat agar lebih unik dan berkesan.

2. Surat Permintaan Maaf

Surat permintaan bisa menjadi solusi yang tepat bagi Anda yang merasa canggung meminta maaf secara langsung. Surat ini berisi rasa penyesalan dan juga permohonan maaf atas kesalahan yang pernah dilakukan.

3. Surat Untuk Orang Tua

Surat ini biasanya ditulis oleh orang-orang yang sedang merantau jauh dari rumah. Tujuan penulisan surat ini umumnya untuk memberikan kabar serta menyatakan rasa rindu kepada orang tua di rumah.

4. Surat Izin

Surat izin biasanya digunakan ketika seseorang tidak dapat hadir ke sekolah atau pekerjaan karena suatu alasan. Surat izin yang paling umum digunakan adalah surat izin sakit dari dokter.

Anda bisa menuliskan surat untuk menagih utang kepada teman. Surat ini nantinya bisa dikirimkan langsung ke rumah teman Anda agar semua keluarganya tahu, sehingga bisa segera dilunasi.

Setelah membaca penjelasan di atas, kini Anda sudah paham mengenai perbedaan surat resmi dan tidak resmi, bukan? Untuk membuat surat resmi diperlukan sebuah tanda tangan agar keabsahannya menjadi valid. Meminta tanda tangan kini makin mudah dengan adanya layanan Digital Signature dari AdIns.

Anda tidak perlu lagi mencetak, scan, dan mengirim surat untuk meminta tanda tangan seseorang dengan menggunakan layanan AdIns Digital Signature. Segera hubungi AdIns sekarang juga untuk mengajukan demonya.