Apa Itu Data Entry dan Kenapa Bisa Membantu Bisnis Anda?

Proses pemasaran dan nilai penjualan adalah dua hal yang vital bagi semua bisnis. Setiap perusahaan perlu melakukan berbagai rencana untuk mewujudkan target mereka. Mulai dengan mengembangkan rencana sampai mempekerjakan staf yang cukup. Tapi, ada satu hal yang kerap diabaikan yakni data entry. Apa itu data entry dan mengapa keberadaannya penting dalam sebuah bisnis?

Apa Itu Data Entry?

Data entry merupakan sebuah proses yang termasuk ke dalam bagian dari manajemen data. Manajemen data bertugas mengumpulkan informasi penting yang kemudian diverifikasi, disimpan, dilindungi dan diorganisir. Data-data ini akan disimpan dan siap digunakan dalam database atau komputer Anda.

Data entry berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan dan penyusunan data. Aktivitas di dalamnya meliputi proses input data dari sumber baik elektronik maupun non-elektronik ke dalam sistem milik perusahaan. Seluruh informasi ini kemudian disimpan secara efisien dan akurat di dalam sistem tersebut.

Tugas Data Entry

Tugas dan tanggung jawab yang dimiliki oleh seorang staff data entry adalah sebagai berikut:

1. Menyortir data dan informasi sebelum dimasukkan ke dalam komputer.
2. Memasukkan data konsumen yang berbentuk dokumen.
3. Memindai file-file yang dibutuhkan.
4. Membantu dalam membuat sistem manajemen data.
5. Mengecek dan merevisi apabila terdapat kesalahan dokumen atau data.
6. Menjaga kerahasiaan dokumen sesuai dengan kebijakan perusahaan.
7. Menulis laporan dan mencadangkan dokumen.

Skill yang Diperlukan sebagai Staff Data Entry

Profesi data entry memerlukan beberapa skill yang tentunya memudahkan pekerjaan, beberapa skill tersebut di antaranya adalah:

1. Kemampuan Mengetik dengan Cepat

Seorang staff data entry perlu memasukkan data dalam jumlah yang banyak dalam waktu singkat. Sehingga, skill mengetik cepat perlu dikuasai untuk memudahkan pekerjaan. Selain cepat dalam mengetik, staff data entry juga perlu memiliki kecermatan ketika memasukkan data. Hal ini diperlukan agar data-data yang sudah di input tidaklah salah.

2. Keterampilan Komunikasi yang Baik

Jenis pekerjaan ini tentunya memerlukan keterampilan komunikasi yang baik. Hal ini dikarenakan ketika bekerja, seorang staff data entry perlu berinteraksi dengan atasan dan rekan kerja secara langsung. Sehingga, jika terjadi permasalahan dengan pekerjaan, staff tersebut dapat bertanya kepada pihak terkait untuk menyelesaikannya.

3. Kemampuan Menggunakan Perangkat Lunak yang Diperlukan

Data entry perlu menggunakan perangkat lunak guna mengolah data dan kata, seperti Microsoft Excel dan Microsoft Word. Namun, ada beberapa perusahaan yang menggunakan database software, seperti MySQL dan Microsoft Access untuk data entry. Sehingga, kemampuan untuk menguasai software data entry memang sangat diperlukan.

4. Kemampuan Manajemen Waktu

Data entry perlu memasukkan banyak data yang jenisnya beragam dan sumbernya pun berbeda-beda. Sehingga, kemampuan manajemen waktu perlu dimiliki agar data-data yang perlu diinput dapat diselesaikan dengan tepat waktu.

Manfaat Data Entry Untuk Pertumbuhan Bisnis Anda

Setelah memahami apa itu data entry, selanjutnya Anda juga harus mengetahui manfaatnya. Saat ini, hampir semua bisnis modern membutuhkan data entry. Ini merupakan proses yang penting untuk memiliki sebuah database elektronik. Beberapa manfaat dari data entry yang bisa Anda dapatkan antara lain adalah:

1. Memudahkan Pencarian Informasi

Di era digital ini, kita dihadapkan pada volume data yang sangat besar hampir setiap detik baik dalam bentuk digital maupun tradisional. Informasi-informasi ini sangat bermanfaat bagi individu dan perusahaan. Tapi untuk mengakses mana yang benar-benar penting akan memerlukan waktu panjang. Adanya data entry akan memudahkan Anda dalam melakukan pencarian sehingga informasi yang Anda butuhkan dapat disimpan dan ditemukan dengan cepat.

2. Menyimpan Informasi yang Relevan dengan Bisnis Anda

Melalui data entry, Anda bisa mengembangkan database yang berisi informasi yang relevan dengan bisnis Anda. Anda juga bisa menyimpan dan mengaturnya dengan cara yang Anda sukai sehingga mudah diakses. Dengan membangun sistem penyimpanan data yang komprehensif, secara langsung akan membuat kegiatan operasional perusahaan berlangsung secara lebih efisien. Ketika semua proses efisien, pertumbuhan bisnis pun akan meningkat pesat.

Baca juga: Bagaimana Cara Kerja Data Entry?

3. Memaksimalkan Manfaat dari Data Entry

Meski terdengar mudah, namun proses pembuatan data entry ini bisa menghabiskan cukup banyak sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan Anda. Proses entri data sebenarnya merupakan tugas yang mudah, tapi kadang memakan waktu. Anda bisa saja meminta tim penjualan dan pemasaran untuk melakukan pekerjaan data entry. Tapi dengan menambah beban pekerjaan, artinya output dari kinerja mereka juga akan terganggu. Alih-alih fokus pada tugas utamanya, banyak staf penjualan dan pemasaran yang justru sibuk melakukan pekerjaan entri data.

Lebih dari sekadar mengetahui apa itu data entry dan manfaatnya bagi bisnis Anda, saatnya mengetahui bagaimana cara memaksimalkannya. Di era digital ini, saatnya mengalihdayakan entri data Anda pada pihak ketiga. Selain dapat meminimalisir kesalahan, otomatisasi data entry dapat membuat kinerja staf dan perusahaan secara keseluruhan menjadi lebih efisien.

Baca juga: Tugas Pekerjaan Data Entry dalam Perusahaan

Demikianlah penjelasan tentang apa itu data entry dan bagaimana Anda bisa memaksimalkannya untuk bisnis Anda. Butuh solusi data entry untuk perusahaan finansial Anda? Jangan ragu untuk menghubungi Ad-Ins untuk mendapatkan Docupro. Sistem pemrosesan document Docupro yang disediakan oleh Ad-Ins untuk semua pengusaha yang membutuhkan jasa data entry namun tidak ingin repot. Dengan pengalaman data entry yang kami miliki, tim kami siap membantu Anda mewujudkan proses entri data secara lebih efisien sehingga Anda bisa fokus pada strategi bisnis.