Apa Itu OCR dan Bagaimana Cara Kerjanya?

Dewasa ini, proses pengolahan dokumen berjalan lebih mudah berkat kehadiran OCR. Dokumen atau data yang awalnya dibuat secara manual kini bisa diedit secara digital di komputer dengan teknologi OCR. Namun, masih banyak orang yang belum familier dengan apa itu OCR meski banyak sekali manfaat yang ditawarkannya.

Sistem OCR menjadi kebutuhan utama bagi Anda yang ingin merasakan kemudahan dalam mengolah dokumen. Sebelum memiliki software-nya, kenali dahulu tentang teknologi OCR melalui artikel ini.

Mengenal Apa Itu Optical Character Recognition

Optical Character Recognition alias OCR merupakan salah satu bentuk kecerdasan buatan (Artificial Intelligence – AI) dalam mengenali karakter pada sebuah tulisan. Sekilas, OCR mirip seperti scanner, tetapi memiliki kemampuan yang lebih canggih. OCR bisa membedakan karakter berupa huruf, angka, tanda baca, dan lain-lain pada dokumen yang dipindai.

Ada pun jenis dokumen yang bisa dipindai oleh OCR adalah tulisan tangan, mesin tik, atau dokumen yang diketik dengan komputer. Data fisik yang di-scan dengan teknologi OCR kemudian diubah menjadi soft-file. Isi dari soft-file tersebut dapat diedit atau diubah lagi sesuai keinginan Anda.

Baca juga: Apa Itu Face Recognition yang Berguna bagi Perusahaan?

5 Manfaat OCR yang Dapat Anda Rasakan

Hampir semua jenis teknologi selalu membawa manfaat besar bagi penggunanya, termasuk OCR. Setidaknya ada lima manfaat yang dapat Anda rasakan dari teknologi ini, yaitu:

1. Lebih Akurat

OCR dirancang dengan dua algoritma bawaan, yaitu pattern recognition dan feature detection. Dua algoritma tersebut mampu menganalisis setiap karakter yang ada dalam sebuah tulisan. Hasil analisisnya lebih akurat sehingga dokumen bebas dari kesalahan sekecil apa pun.

2. Lebih Sederhana

OCR pun menjadi solusi untuk menyederhanakan pekerjaan akuntansi yang terjadi berulang kali. Teknologi ini mampu mendeteksi dan menguraikan data utama yang disusun dengan layout yang statis. Anda, karyawan, ataupun pelanggan pun tidak perlu lagi berurusan dengan proses entri data manual yang lebih rumit dan kurang terkoordinasi.

3. Lebih Praktis

Kemudahan yang ditawarkan oleh teknologi OCR tentunya membuat karyawan lebih praktis dalam bekerja. Karyawan tidak perlu mengetik ulang data yang ditulis secara manual, cukup gunakan saja perangkat lunak OCR untuk menginput data agar lebih mudah. Karyawan pun tidak lagi merasa jenuh karena mereka bisa fokus melakukan pekerjaan lain yang lebih penting.

4. Lebih Detail

OCR sangat bermanfaat dalam bidang apa pun, termasuk keuangan. Teknologi ini mampu mengenal karakter optik di bidang keuangan dan akuntansi, apalagi ketika Anda sedang berkutat dengan proses audit. OCR akan memberikan hasil yang lebih detail dan cepat sehingga keakuratan laporan keuangan pun terjamin.

5. Lebih Cepat

Manfaat terakhir yang tidak kalah penting, OCR bisa menghemat waktu pekerjaan Anda, khususnya di bidang administrasi dan entri data. Anda bisa melakukan scan dokumen ke dalam bentuk digital, kemudian mengolah datanya di komputer sehingga lebih cepat daripada mengolah data secara manual.

Baca juga: Cara Penyimpanan Dokumen yang Baik dan Aman

Jenis-jenis Optical Character Recognition (OCR)

Optical Character Recognition (OCR) adalah teknologi yang digunakan untuk mengenali data teks dalam gambar atau dokumen cetak dan mengubahnya menjadi format yang dapat diproses oleh komputer. Berikut ini adalah beberapa tipe OCR:

1. OCR Optik

Cara kerja OCR ini menggunakan teknologi pemindaian (scanning) untuk mengambil gambar teks dari dokumen fisik dan mengonversinya menjadi teks digital. OCR optik dapat bekerja pada berbagai jenis dokumen, seperti surat, buku, dan formulir.

2. OCR Handwriting

Cara kerja dari OCR jenis ini dapat mengenali tulisan tangan manusia dalam dokumen seperti surat, catatan, atau formulir. OCR tulisan tangan digunakan dalam aplikasi seperti pengenalan tanda tangan dan pengenalan alamat.

3. OCR Barcode

Jenis OCR ini digunakan untuk membaca dan mengenali kode barcode yang terdapat pada label produk, pengiriman, dan berbagai macam dokumen. OCR barcode sering digunakan dalam industri logistik dan pergudangan.

4. OCR MRZ

MRZ (Machine Readable Zone) adalah area dalam dokumen resmi seperti paspor, visa, dan kartu identitas, yang berisi informasi pribadi dan dapat dibaca oleh mesin. OCR MRZ dapat digunakan untuk mengenali dan mengekstrak informasi dari MRZ dalam dokumen resmi.

5. OCR Captcha

Jenis OCR ini digunakan untuk membaca dan mengenali kode captcha yang digunakan sebagai verifikasi keamanan pada situs web. OCR captcha berguna untuk membantu menghindari spam dan penyalahgunaan pada situs web.

6. OCR dengan Deep Learning

Jenis OCR ini menggunakan algoritma deep-learning untuk mengenali karakter dalam gambar dan dokumen. Dengan menggunakan teknik deep-learning, OCR dapat memberikan akurasi yang lebih tinggi dalam pengenalan karakter dan membantu mengatasi masalah pengenalan karakter yang rumit.

Baca juga: Biometrik: Pengertian, Jenis, Cara Kerja, dan Manfaatnya

Algoritma yang Diterapkan dalam Teknologi OCR

Sekilas dijelaskan sebelumnya bahwa teknologi OCR dibangun dengan dua jenis algoritma, yaitu pattern recognition dan feature detection. Apa maksud dari dua algoritma tersebut?

1. Pattern Recognition

Setiap tulisan atau dokumen pasti memiliki pola (pattern) di dalamnya. Pattern recognition berfungsi untuk mengenal pola tersebut dengan menggunakan sisipan teks atau tulisan sebagai pembandingnya.

Algoritma ini bekerja dengan cara menilai dan membedakan pola seperti tulisan, gambar, angka dalam dokumen yang dipindai. Alhasil, konten atau isi dalam dokumen muncul secara digital sehingga bisa diedit atau diolah.

2. Feature Detection

Selain pattern, ada pula karakter yang lebih spesifik, contohnya garis lengkung, anak panah, garis lurus, dan sebagainya. Karakter spesifik tersebut dianalisis dengan algoritma feature detection. Tanpa adanya algoritma ini, dokumen yang dipindai justru menyisakan banyak ruang kosong karena teknologi OCR tidak mampu mendeteksi bentuk unik tersebut.

Cara Kerja Teknologi OCR dalam Mendeteksi Dokumen

Sistem OCR bekerja dalam enam langkah sejak dokumen telah melewati tahap scanning. Bagaimana cara kerja teknologi OCR?

1. Merapikan Posisi Gambar

Posisi dokumen yang di-scan sering terlihat miring atau tidak rata. OCR akan mengatur kemiringan dan posisi dokumen tersebut secara otomatis supaya lebih sejajar dan rapi.

2. Menganalisis Teks

OCR akan mendeteksi konten dalam dokumen, kemudian menganalisis teks dan objek di dalamnya. Selama proses analisis, dokumen diubah menjadi bentuk bitmap dan terdiri dari dua area yang berbeda, yaitu area gelap dan area terang. Area terang ini disebut sebagai background, sementara area gelap dikenal dengan karakter atau objek.

3. Melakukan Orientasi Otomatis

Berikutnya, OCR akan melakukan orientasi otomatis untuk mengatur posisi hasil scan yang tepat. Langkah ini dimulai dari mengambil sampel dari dokumen, kemudian melakukan rotasi untuk mengubah arah atau orientasinya.

Baca juga: Mengapa Harus Melakukan Digitalisasi Dokumen?

4. Mengidentifikasi Karakter

Karakter yang muncul dalam dokumen beragam jenisnya, bisa berupa huruf, angka, tanda baca, dan simbol. Semua karakter tersebut diidentifikasi sehingga Anda bisa mengedit isinya sesuai kebutuhan.

5. Mengidentifikasi Gambar

OCR juga mendeteksi gambar secara terpisah dari proses identifikasi karakter. Gambar yang dideteksi bisa berupa grafik, tabel, diagram, ilustrasi, logo, dan sebagainya. Gambar tersebut juga diidentifikasi sehingga masuk ke dalam data untuk diolah secara keseluruhan.

6. Mengonversi File Akhir

Terakhir, OCR juga memiliki fitur untuk konversi file sehingga bisa disimpan dalam berbagai format. Ya, Anda bisa menyimpan hasil scan dokumen dalam format gambar, file, atau PDF, tergantung dari jenis ekstensi yang ingin digunakan. 

Contoh Penggunaan Sistem OCR di Dunia Kerja

Sudah banyak perangkat lunak (software) dengan implementasi teknologi OCR dewasa ini. AdIns juga memiliki aplikasi berbasis OCR yang berguna untuk memudahkan pekerjaan Anda, yaitu Intelligent Data Capture (IDP).

Aplikasi ini telah membantu banyak karyawan dalam melakukan pekerjaan yang tergolong redundan, salah satunya proses input data. Proses pendataan perusahaan pun lebih praktis karena setiap karakternya langsung dikonversi menjadi ASCII (American Standard Code for Information Interchange).

Anda tertarik menerapkan teknologi ini di perusahaan setelah mengetahui apa itu OCR? Gunakan saja aplikasi OCR dari AdIns ini dengan berbagai keunggulan yang telah disebutkan sebelumnya. Hubungi AdIns segera untuk mencoba versi demo dari aplikasi OCR ini.