Apa itu Paperless? Mengapa Menguntungkan Bagi Bisnis?

Apa itu Paperless? Mengapa Menguntungkan Bagi Bisnis?

Konsep paperless semakin digaungkan dalam beberapa waktu terakhir. Melihat bagaimana kemajuan teknologi yang ada pada saat ini, maka penggunaan paper atau kertas semakin terminimalisir dengan sendirinya. Namun sebenarnya apa itu paperless? Mengapa dinilai menguntungkan bagi bisnis? Anda bisa menyimak informasi selengkapnya di bawah ini.

Apa itu Paperless Office?

Secara harfiah, konsep paperless office atau paper-free office membuat segala bentuk kertas yang dikenal sebagai medium utama dalam bisnis diubah menjadi konsep digital. Jadi, kertas semakin tidak digunakan lagi untuk urusan dokumen. Semuanya berubah menjadi digital, seperti PDF atau dokumen digital lainnya yang dapat dibuka di berbagai perangkat teknologi dengan mudah. 

Baca Juga: Pengertian Dokumen dan Pentingnya Perubahan Digitalisasi

Kertas bukan berarti langsung tidak digunakan sama sekali. Masih ada beberapa tipe dokumen yang tetap menggunakan kertas. Tapi dalam konsep paperless, memang penggunaan kertas lebih terminimalisir saja.

Konsep paperless dinilai sebagai bentuk terobosan yang dapat mengubah sistem kerja di dalam bisnis menjadi lebih efektif dan efisien. Tidak perlu lagi takut dokumen itu hilang atau terselip di suatu tempat karena semuanya dapat disimpan di komputer atau bahkan cloud storage seperti Google Drive hingga Dropbox.

Baca Juga: Memahami Cara Kerja Cloud Computing untuk Perusahaan Anda

Penggunaan kertas yang semakin minim sebenarnya masih menjadi pro dan kontra pada saat ini. Ada yang merasa kertas lebih enak karena terlihat bentuk fisiknya. Namun ada yang melihat konsep paperless lebih baik karena dapat mempermudah pekerjaan. Apapun pilihannya, paperless tetap membawa keuntungan bagi bisnis.

5 Keuntungan Bisnis dengan Konsep Paperless

Jika Anda masih belum yakin dengan konsep paperless, ada beberapa keuntungan yang bisa didapatkan bisnis ketika menggunakan konsep ini. Penggunaan dokumen digital membawa banyak keuntungan, seperti:

1. Lebih Cepat

Dengan konsep paperless, maka Anda bisa lebih mudah dalam mengirimkan dokumen kepada rekan kerja lain atau pelanggan. Proses pengiriman dengan dokumen digital sudah pasti lebih cepat. Hanya dalam hitungan detik saja, maka dokumen tersebut sudah bisa sampai ke tempat yang sangat jauh dengan cepat.

2. Lebih Murah

Mengapa bisa lebih murah? Karena perusahaan tidak perlu membeli banyak kertas lagi perihal dokumen. Digital memang menawarkan keuntungan dari segi ongkos operasional perusahaan yang menjadi lebih murah. Daripada terus menerus membeli kertas dalam jumlah banyak, maka lebih disarankan untuk berpindah ke dokumen digital untuk menghemat anggaran.

3. Lebih Mudah

Kemudahan pengiriman hingga pencarian dokumen tidak hanya dirasakan oleh pihak perusahaan saja. Para pelanggan juga dapat lebih cepat mengakses dokumen yang mereka butuhkan secara digital dibandingkan berbentuk kertas. Semuanya bisa mereka lihat di internet melalui website atau media sosial perusahaan Anda, baik melalui smartphone ataupun komputer.

4. Lebih Efektif

Perusahaan selalu berusaha menjalankan cara paling efektif di dalam promosi. Ketika bekerja dengan konsep paperless, maka proses promosi menjadi lebih efektif untuk disampaikan kepada para pelanggan. Anda bisa menggunakan website, media sosial, hingga blog untuk aktivitas promosi, daripada menggunakan kertas dalam bentuk brosur atau spanduk.

5. Merawat Bumi

Ya, benar sekali. Ketika semakin sedikit kertas yang digunakan, maka perusahaan Anda secara langsung sudah menjalankan konsep Go Green untuk merawat bumi lebih baik. Efek positif ini sangat bagus bagi lingkungan.

Kerugian Konsep Paperless Office

Meskipun memiliki beberapa keuntungan, namun sistem paperless juga mempunyai kerugian. Beberapa kerugian yang akan dialami oleh bisnis dengan konsep paperless adalah sebagai berikut:

1. Menimbulkan Masalah Kesehatan

Ketika perusahaan Anda menerapkan sistem paperless office, maka Anda harus memahami bahwa ini artinya para karyawan, dan bahkan Anda, akan menatap layar gadget secara terus-menerus. Sehingga, kondisi mata tentunya akan cepat lelah jika terpapar sinar dari gadget dalam waktu yang lama.

2. Timbulnya Ketergantungan pada Teknologi

Karena paperless office menggunakan teknologi dalam penerapannya, maka segala macam hal yang berkaitan dengan pekerjaan akan bergantung pada teknologi. Ini artinya, jika ada peristiwa yang tidak diinginkan, seperti internet yang mati, perangkat komputer yang rusak, serta file corrupt, tentunya akan menghambat produktivitas bagi perusahaan Anda.

Namun, meski konsep paperless office memiliki beberapa kekurangan, namun kelebihan & keuntungan yang didapatkan tentunya jauh lebih banyak.

Tips Menerapkan Paperless Office

Berikut adalah tips bagi perusahaan untuk mengurangi penggunaan kertas:

1. Gunakan Cloud untuk Penyimpanan Dokumen

Untuk mengurangi jumlah dokumen fisik, pastikan Anda menyimpan dokumen pada cloud, seperti Evernote, Dropbox, dan Google Drive. Hal ini dikarenakan menyimpan pada cloud tergolong lebih aman dan dapat diakses oleh seluruh karyawan.

Selain itu, mencari dokumen digital di Cloud tentunya akan lebih mudah jika dibandingkan mencari dokumen fisik di antara tumpukan dokumen. Cukup gunakan fitur type your search query and hit enter pada search bar di aplikasi Cloud, dan Anda akan mendapatkan dokumen digital yang Anda butuhkan.

2. Gunakan Email untuk Pengiriman Dokumen

Daripada mengirim dokumen kertas, tentunya akan lebih efisien apabila bisnis Anda menggunakan email untuk mengirim dokumen. Karena selain ramah lingkungan, mengirim dokumen via email tentunya membuat bisnis Anda lebih hemat biaya.

3. Ubah Penggunaan Memo menjadi Kalender Digital

Jika perusahaan Anda sudah menggunakan memo sebagai pengingat jadwal harian, maka sekarang saatnya bagi perusahaan Anda untuk beralih ke kalender digital. Kalender digital memiliki fitur bagi Anda untuk membuat jadwal di setiap jam.

Selain itu, jika Anda menghubungkan layanan kalender digital pada email, maka Anda akan mendapatkan pengingat/notifikasi untuk setiap jadwal yang sudah dibuat. Dengan fitur tersebut, maka penggunaan kalender digital dinilai lebih praktis daripada memo.

4. Segera Beralih ke Data Digital

Pada era digital seperti saat ini, peran data digital tentu menjadi kebutuhan utama. Selain karena lebih efisien, data digital juga lebih fleksibel untuk diubah menjadi informasi lain yang lebih penting. Dengan adanya kemajuan teknologi yang terus berkembang, saat ini dokumen fisik sebuah surat dapat dengan mudah dikonversi menjadi format digital. Surat dalam bentuk file digital akan lebih mudah dikelola dan dibagikan, terutama jika bisnis Anda menggunakan sistem manajemen persuratan yang dilengkapi dengan fitur distribusi surat.

Jadi, apakah Anda sudah memahami tentang apa itu paperless? Sekarang sudah waktunya Anda memaksimalkan aplikasi manajemen dokumen yang efektif dan tepat untuk bisnis. AdIns memiliki Lite DMS yang mampu menjadi bank dokumen dengan kemudahan akses dan penggunaan sepanjang waktu. Hubungi AdIns sekarang juga untuk mendapatkan software dokumen terbaik.

apa itu paperless, Apa itu Paperless? Mengapa Menguntungkan Bagi Bisnis?, Advance Innovations

Author :

Ad-Ins

Published date :

21 Februari 2022