Apa yang Dimaksud dengan ERP dalam Administrasi Perkantoran?

Proses digitalisasi juga telah memasuki ranah administrasi bisnis dengan hadirnya software Enterprise Resource Planning (ERP). Pekerjaan di kantor pun akan lebih selesai dilakukan hanya dengan modal software tersebut. Namun, apa yang dimaksud dengan ERP dan apa saja fungsinya? 

AdIns akan mengulas lebih lengkap mengenai sistem informasi ini, mulai dari pengertian sistem ERP, fungsi, jenis, fitur hingga manfaatnya.

Apa yang Dimaksud dengan ERP?

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah model sistem informasi berbasis perangkat lunakyang bertugas untuk mengumpulkan dan mengorganisasikan data bisnis dalam suatu perusahaan. Dalam software ERP, semua fungsi bisnis seperti laporan akuntansi, produksi, sumber daya manusia (human resource), dan lain-lain dioperasikan secara otomatis lewat serangkaian aplikasi di dalamnya. 

Baca Juga: Berbagai Contoh Digitalisasi Dalam Bisnis

Intinya, pekerjaan setiap departemen dalam perusahaan akan dipermudah dengan adanya sistem ERP ini. Proses bisnis pun berjalan semakin lancar dan baik serta sumber daya dalam bisnis pun semakin dikelola dengan lebih efisien.

Sebenarnya sistem ERP telah digunakan dalam perusahaan sejak 1990-an, dimana ada komputer yang terintegrasi dengan pekerjaan dalam bisnis tersebut. Awalnya, Gartner Group selaku penciptanya hanya membuat ERP sebagai perangkat lunakuntuk mengelola setiap operasi bisnis dan hanya digunakan untuk perusahaan besar dan manufaktur.

Kini, sistem ERP sudah mulai digunakan di berbagai industri, termasuk start up dengan sistem ERP berbasis cloud yang dapat diakses penggunamya dari jarak jauh.

Bagaimana Cara Kerja ERP?

Sistem ERP bekerja dengan mengintegrasikan berbagai aspek bisnis seperti manufaktur, akuntansi, hingga penjualan. Hal tersebut memungkinkan bisnis untuk memiliki pandangan yang lebih lengkap tentang operasi mereka dan membuatnya lebih mudah untuk melacak dan mengelola data bisnis penting.

Menariknya, ERP juga dapat membantu bisnis membuat dan melacak pesanan pembelian dan dokumen berharga lainnya.

Baca juga: Cara Penyimpanan Dokumen yang Baik dan Aman

Beberapa Jenis Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)

Terdapat beberapa jenis ERP berdasarkan kegunaannya dalam perusahaan. Masing-masing jenis tentu memiliki kelebihan dan kekurangan tersendiri sesuai dengan bisnis Anda. Berikut beberapa jenis sistem ERP, diantaranya:

1. ERP On Premise

Ini adalah software ERP yang digunakan secara langsung dalam perangkat di perusahaan. Sistem ini dirancang untuk semua ukuran perusahaan, meskipun mungkin lebih sesuai untuk perusahaan kecil dan menengah.

2. Open Source ERP

Seperti halnya software open source lainnya, jenis ERP ini memungkinkan perusahaan untuk memeriksa, memodifikasi, dan meningkatkan kode sumber ERP.

Adanya ERP open source, perusahaan mampu menyesuaikan aplikasi agar lebih sesuai dengan tempat kerja.

3. ERP Berbasis Cloud

Jenis ERP ini tersedia melalui layanan hosting Cloud. Opsi ini memungkinkan perusahaan untuk mengakses data secara real-time selama perusahaan memiliki akses internet. Software ERP berbasis cloud umumnya cocok digunakan dalam perusahaan besar.

4. Hybrid ERP

ERP ini merupakan sistem perencanaan sumber daya perusahaan yang memadukan penyebaran on-premise dan berbasis cloud.

Baca juga: 5 Faktor Keberhasilan Implementasi ERP di Perusahaan

Fungsi Sistem ERP

Berikut ini adalah beberapa fungsi utama dari sistem ERP yang perlu Anda pahami.

1. Manajemen Sumber Daya Perusahaan

Fungsi pertama dari sistem ERP adalah mengintegrasikan dan mengelola sumber daya perusahaan yang meliputi manajemen keuangan, akuntansi, pengadaan, pengelolaan inventaris, dan manajemen aset. Hal ini memungkinkan organisasi untuk memantau dan mengelola semua aspek penting dari operasi bisnis mereka secara efisien dan terpadu.

2. Perencanaan Sumber Daya

Berikutnya ERP membantu dalam perencanaan sumber daya perusahaan dengan menyediakan informasi real-time tentang stok, permintaan, dan produksi. Dengan melihat data yang terkini, perusahaan dapat merencanakan pengadaan bahan baku, mengatur produksi, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya secara efektif.

3. Pengelolaan Hubungan Pelanggan

Fungsi CRM (Customer Relationship Management) dalam sistem ERP memungkinkan perusahaan untuk mengelola hubungan dengan pelanggan. Ini melibatkan pengelolaan basis data pelanggan, penjualan dan pemasaran, dukungan pelanggan, dan analisis kepuasan pelanggan. Dengan menggunakan fungsi ini, perusahaan dapat meningkatkan interaksi dengan pelanggan, mengoptimalkan penjualan, dan memperbaiki layanan pelanggan.

4. Manajemen Rantai Pasokan

Selanjutnya ERP berfungsi membantu dalam mengelola rantai pasokan dengan mengintegrasikan berbagai elemen seperti pemasok, produksi, distribusi, dan logistik. Dengan memantau dan mengelola aliran barang dan informasi secara efisien, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan memenuhi kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.

5. Analisis dan Pelaporan

Sistem ERP juga berfungsi menyediakan kemampuan analisis dan pelaporan yang kuat. Dengan menggunakan alat analisis data yang terintegrasi, perusahaan dapat mengakses informasi yang relevan dan menghasilkan laporan bisnis yang akurat. Hal ini memungkinkan manajemen untuk mengambil keputusan yang lebih baik berdasarkan data yang tersedia.

6. Pengelolaan Proyek

Fungsi ERP juga mencakup pengelolaan proyek yang melibatkan perencanaan, pengelolaan anggaran, alokasi sumber daya, jadwal, dan pelaporan proyek. Dengan menggunakan sistem ERP, perusahaan dapat mengintegrasikan dan mengoordinasikan semua aspek proyek dalam satu platform, meningkatkan efisiensi dan pengendalian proyek.

7. Kepatuhan dan Keamanan data

ERP memungkinkan perusahaan untuk menjaga kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan internal. Dengan mengatur akses pengguna dan mengendalikan hak akses, sistem ERP menjaga keamanan data dan mencegah akses yang tidak sah.

Fungsi-fungsi tersebut pada dasarnya membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mengambil keputusan sehingga proses bisnis dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Baca juga: 5 Cara Mengatasi Kegagalan ERP dalam Bisnis

Apa Saja Fitur Umum dalam Software ERP?

ERP memiliki beberapa fitur khusus yang sangat berguna untuk memudahkan proses operasi bisnis suatu perusahaan. Apa saja?

1. Integrasi Data

Salah satu fitur ERP yang tidak ditemukan dalam software lainnya adalah integrasi data dengan sistem lain saat dioperasikan. Fitur integration ini dianggap sangat penting bagi bisnis karena banyaknya data yang harus diolah dalam waktu yang sama.

Jika bisnis memiliki cabang di beberapa area, ERP akan membantu mengintegrasikan setiap proses bisnis di dalamnya karena setiap fungsinya akan bekerja dengan harmonis.

2. Otomasi

Tugas bisnis yang redundan dan selalu berulang setiap periode kini bisa diotomatiskan dengan ERP, seperti proses penggajian, pelaporan, pembuatan faktur, dan lain-lain. Karyawan akan fokus mengerjakan tugas yang lebih penting sehingga waktu bekerja pun menjadi lebih efektif.

Human-error pun bisa dihilangkan karena proses otomatisasi ini akan mengerjakan pekerjaannya dengan kecerdasan buatan (AI) yang dimilikinya.

3. Analisis Data

Fitur analisis dalam ERP dimulai dari pengumpulan dan pemrosesan data dalam semua operasi bisnis yang dimasukkan. Jadi, ERP akan menemukan beberapa informasi mengenai tren dan pola dalam proses yang dijalankan.

Karyawan akan melakukan refleksi terhadap tugas bisnis yang telah dikerjakan sekaligus memberikan evaluasi untuk periode bisnis berikutnya.

4. Pelaporan

Pada dasarnya, analisis data dan pelaporan adalah dua hal yang berbeda dalam ERP. Jika analisis data berguna untuk menemukan pola dalam pekerjaan, pelaporan adalah penyampaian hasil analisis tersebut dalam bentuk visual seperti bagan, tabel, dan lain-lain.

Dengan menggunakan ERP, laporan akan dibuat lebih rinci dan relevan, serta kelemahan dalam proses bisnis bisa diketahui agar bisa dievaluasi di kemudian hari.

5. Customer Relationship Management

Customer relationship management atau manajemen hubungan pelanggan sangat penting bagi bisnis dan semuanya bisa dibantu dengan software ERP.

Software ini akan menangani otomatisasi pemasaran serta aktivitas penjualan yang telah dilakukan. Data mengenai informasi pelanggan pun tersimpan dalam bentuk spreadsheet sehingga bisa dilacak secara otomatis.

Baca Juga: Apa itu Sales Mobile Reporting App

6. Akuntansi

ERP juga menangani bagian paling vital dalam perusahaan, yakni akuntansi atau finansial. ERP akan mengelola proses akuntansi, seperti pencatatan aset, modal, biaya-biaya, serta kewajiban seperti utang dan pajak.

Sistem ini juga akan mengotomatiskan fungsi akuntansi seperti pembayaran biaya atau utang, penjualan, dan lain-lain.

Baca juga: 4 Perbedaan Kredit dan Pembiayaan yang Wajib Anda Ketahui!

Manfaat Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)

Penggunaan sistem ERP menawarkan banyak manfaat bagi perusahaan yang menerapkannya dan sebagian besar berasal dari berbagi informasi dan standarisasi. ERP dapat membuat proses bisnis lintas departemen lebih mudah untuk dikelola dan menyajikan wawasan yang baik dari data real time dan intelijen bisnis. Selain itu, software ERP memberikan beberapa manfaat lain, yaitu:

1. Integrasi Proses Bisnis

Sistem ERP mengintegrasikan berbagai fungsi dan departemen di dalam perusahaan, termasuk keuangan, akuntansi, produksi, persediaan, rantai pasokan, manajemen proyek, dan manajemen pelanggan.

Integrasi ini memungkinkan aliran informasi yang lancar antara departemen dan menghilangkan silo data yang terisolasi. Dengan demikian, perusahaan dapat mengoptimalkan proses bisnis secara menyeluruh, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi.

2. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

ERP menyediakan akses ke data real-time dan laporan bisnis yang komprehensif. Ini membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang lebih baik dan berdasarkan fakta. Dengan analisis data yang lebih baik, perusahaan dapat mengidentifikasi tren, mengidentifikasi peluang, dan mengatasi tantangan dengan lebih efektif dan efisien.

3. Efisiensi Operasional

Sistem ERP mengotomatisasi proses bisnis yang berulang dan mengurangi pekerjaan manual. Hal ini mengurangi kesalahan manusia, mempercepat waktu pemrosesan, dan menghemat waktu dan biaya operasional. Misalnya, sistem ERP dapat mengotomatisasi proses pengadaan, penjualan, produksi, dan pengiriman, sehingga mengurangi waktu siklus dan meningkatkan efisiensi operasional.

4. Skalabilitas dan fleksibilitas

Manfaat lain dari software ERP ditentukan oleh struktur modularnya yang memungkinkan penyesuaian skalanya sesuai dengan kebutuhan dan kondisi saat ini. Dengan demikian, sistem ERP atau perencanaan sumber daya dengan mudah beradaptasi dengan ekspansi atau pengurangan perusahaan di setiap level.

5. Pengelolaan Rantai Pasokan yang Lebih Baik

ERP membantu perusahaan dalam mengoptimalkan rantai pasokan. Dengan mengintegrasikan informasi dari pemasok, produksi, persediaan, dan distribusi, perusahaan dapat mengelola persediaan dengan lebih baik, mengurangi biaya persediaan, meningkatkan responsibilitas terhadap permintaan pelanggan, dan memperkuat kolaborasi dengan mitra bisnis.

6. Peningkatan Layanan Pelanggan

ERP memungkinkan perusahaan untuk memperbaiki layanan pelanggan dengan memberikan akses cepat ke informasi pelanggan, sejarah pembelian, permintaan layanan, dan komunikasi pelanggan lainnya. Dengan memahami kebutuhan pelanggan dengan lebih baik, perusahaan dapat memberikan layanan yang lebih responsif dan memuaskan

7. Memberi Keunggulan yang Lebih Baik dari Kompetitor

Manfaat yang terakhir ini merupakan ringkasan dari semua keunggulan yang disebutkan di atas. Pada intinya, sistem ERP memberikan keunggulan kompetitif yang paling dibutuhkan perusahaan, tool ekstra untuk mengungguli para pesaing.Saat perusahaan lain tetap menggunakan metode konvensional, Anda sebaliknya bergerak maja untuk meningkatkan bisnis dengan kemajuan teknologi “ERP” dan menuai keuntungan.

Kesimpulannya, ERP adalah sistem informasi yang berguna untuk melakukan otomatisasi proses bisnis dalam suatu perusahaan. ERP akan membuat bisnis semakin menjadi lebih agile dan pekerjaan bisnis di dalamnya lebih cepat selesai. AdIns juga memiliki Confins, software ERP yang bisa memudahkan operasi bisnis di perusahaan finansial Anda. Segera ajukan demo software ini dan rasakan kemudahan dalam manajemen bisnis hanya dengan Confins.