Arsip Elektronik: Manfaat dan Langkah Penyimpanannya

Arsip elektronik adalah bukti kemajuan teknologi informasi yang telah mengubah metode serta proses manusia dalam mengelola, menyimpan, dan mengakses data secara sistem komputer. Efisiensi yang tinggi dari penggunaan arsip dalam bentuk elektronik membawa sejumlah kemudahan bagi sektor bisnis maupun institusi atau lembaga pemerintahan dan juga terhadap individu tertentu.

Selain dari efisiensi yang tinggi, kita juga dapat melihat utilitas apa saja yang ditawarkan oleh pengarsipan dalam bentuk elektronik terhadap manusia. Berkaitan dengan utilitasnya dalam kesempatan ini kami sudah menyiapkan secara khusus pembahasannya untuk Anda. Silakan simak penjelasan kami di bawah ini.

Apa itu Arsip Elektronik?

Pada dasarnya, arsip dapat kita sebut sebagai semua dokumen tertulis berupa surat-surat penting, akta, berkas rahasia, rekam medis pasien, atau pidato kenegaraan, yang ditulis pada media kertas dan disediakan ruang khusus untuk pengarsipan secara manual sehingga bisa diakses sewaktu-waktu ketika diperlukan. Metode pengarsipan secara manual saat ini telah bergeser dan dialihkan dalam bentuk elektronik sebab dengan mempertimbangkan manfaatnya tentu jauh lebih baik dan efisien.

Menurut penjelasan mengenai arsip serta metode pengarsipannya, maka arsip elektronik dapat kami jelaskan menjadi semua berkas yang melibatkan konversi dokumen tertulis ke dalam format elektronik. Pengelolaan arsip elektronik tersimpan, dan terpelihara pada sistem komputer dengan susunan yang berdasarkan direktorinya sehingga memudahkan pencarian dalam waktu singkat.

Arsip elektronik telah menjadi pilihan paling efektif untuk sektor bisnis, institusi pendidikan, atau lembaga pemerintahan sebab sangat efisien dalam penggunaan serta aksesibilitas yang dapat digunakan oleh sejumlah pengguna secara bersamaan. Selanjutnya kami mengarahkan atensi Anda pada sesi yang lain mengenai manfaat dari pengarsipan secara elektronik di bawah ini.

Baca juga: Contoh Dokumen Digital beserta Manfaatnya

Manfaat Pengarsipan Elektronik

Adapun manfaat signifikan yang diperoleh dari metode pengarsipan secara elektronik adalah efisiensi waktu dalam mengelola semua dokumen-dokumen tersebut. Dahulu, tugas arsiparis sangat menyita waktu dan tenaga sebab metode pengarsipan masih dilakukan secara manual dan terkadang dapat menimbulkan kekeliruan. Selanjutnya kami mengajak Anda untuk melihat manfaat apa saja yang ditawarkan pengarsipan secara elektronik.

1. Penyimpanan dan Aksesibilitas yang Efisiensi

Pengarsipan secara elektronik dapat membantu meningkatkan produktivitas serta menghemat waktu untuk menyelesaikan tugas dari arsiparis. Hal lain yang juga penting adalah pemanfaatan ruang fisik untuk kebutuhan lebih vital. Mengenai aksesibilitasnya tentu menjadi lebih mudah dan proses pencarian hanya membutuhkan waktu yang singkat.

2. Mengurangi Penggunaan Kertas

Mengalihkan metode pengarsipan tentu saja mengurangi penggunaan kertas secara signifikan. Di sisi lain, dampak terhadap lingkungan dari pengurangan penggunaan kertas penghematan sumber daya alam, membantu menurunkan emisi gas rumah kaca, serta menekan limbah dan pencemaran air.

3. Manajemen Pengawasan yang Lebih Baik

Pengarsipan secara elektronik membawa siklus baru dalam pengawasan seluruh dokumen. Dalam hal ini, akses menjadi terbatas dan diberlakukan peraturan izin. Selain itu, setiap dokumen telah terenkripsi sebelum tersimpan dalam sistem komputer agar meningkatkan keamanan serta mencegah akses yang tidak sah. Bagian penting lainnya adalah manajemen pengawasan dan audit menjadi lebih teratur.

4. Kecepatan dan Ketepatan

Lingkungan kerja yang serba cepat pasti membutuhkan kecepatan dan ketepatan dalam mengerjakan satu pekerjaan. Arsiparis yang nyatanya merupakan pekerjaan yang membutuhkan ketelitian sangat perlu untuk memiliki metode yang dapat mengakomodasi prinsip kerja yang cepat dan tepat. Melalui pengarsipan secara elektronik, maka tujuan dari prinsip tersebut dapat tercapai.

5. Terintegrasi dengan Aplikasi Lain

Manfaat terakhir yang dapat kami sampaikan adalah terkait integrasi dengan pelbagai aplikasi sehingga memudahkan dalam mengakses, mentransfer data secara cepat dan akurat sehingga jauh dari kesalahan.

Baca juga: Digitalisasi Dokumen: Contoh dan Manfaatnya bagi Bisnis

Langkah-Langkah Penyimpanan Arsip Elektronik

Langkah-langkah yang perlu diimplementasi dalam penyimpanan arsip elektronik melibatkan serangkaian siklus untuk memastikan semua berkas tersebut aman dan selalu tersedia untuk digunakan di lain waktu. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda pelajari.

1. Identifikasi Kebutuhan dan Pengumpulan Data

Proses yang pertama adalah melakukan identifikasi terhadap setiap berkas berdasarkan klasifikasinya. Berdasarkan jenisnya dapat kita klasifikasi menjadi berkas penting dan rahasia, tingkat kerusakan, serta jenis dari penggunaannya yakni aktif, semi aktif, inaktif. Khusus pada ketiga jenis ini, mengarah kepada fungsi yang masih berlaku sampai dengan berkas inaktif dalam penggunaannya. Mengetahui semua kondisi berkas memudahkan dalam proses transformasi ke dalam bentuk elektronik.

2. Pemindaian

Semua berkas yang telah disiapkan selanjutnya dilakukan pemindaian atau merekam data dengan alat bantu yang mengubah dokumen menjadi format gambar. Proses ini membutuhkan waktu yang panjang sebab perlu ketelitian dan tidak boleh terjadi kesalahan yang menyebabkan terjadi kekurangan atau kehilangan informasi.

3. Manipulasi Data

Proses manipulasi dilakukan dengan tujuan untuk memudahkan dalam melaksanakan pengarsipan secara elektronik. Berkas yang telah diubah bentuk menjadi arsip elektronik pasti berukuran besar sehingga berdasarkan alasan tersebut perlu dilakukan manipulasi. Data yang berukuran besar dapat diubah ukurannya agar memaksimalkan ruang penyimpanan.

4. Entry Data

Langkah selanjutnya adalah proses entry data yang diawali dengan melakukan enkripsi serta mengklasifikasi semua data berdasarkan jenisnya. Tujuan utama dari melakukan proses ini adalah memudahkan pengarsipan dalam direktori yang ditentukan sehingga pengguna tidak kewalahan ketika mencari data.

5. Mengoreksi Data

Semua data yang telah melewati prosesnya satu per satu harus dikoreksi dan memastikan semua informasi akurat dan sudah sesuai. Tidak terjadi kekurangan atau kehilangan dalam data.

6. Pengaturan Izin Akses

Langkah yang terakhir adalah memastikan semua pengguna memiliki izin akses sesuai dengan kepentingan mereka. Arsip harus dievaluasi dan diawasi agar tidak terjadi penggunaan yang tidak tepat sehingga dapat merugikan satu pihak tertentu.

Itu tadi serangkaian penjelasan seputar arsip elektronik dan manfaat yang dapat Anda peroleh. Memanfaatkan arsip elektronik tentu membantu fungsionaris di perusahaan Anda menjalankan tugas dalam mengelola, mencari, menemukan, dan sebagainya menjadi lebih mudah. Oleh sebab itu, Anda dapat mengandalkan Aplikasi Optical Character Recognition dari AdIns yang mampu memudahkan proses transformasi dokumen fisik menjadi arsip elektronik. Hubungi kami sekarang untuk mengetahui lebih jauh mengenai aplikasi ini dan dapatkan utilitas serta value kerja yang praktis bersama AdIns.