Bagaimana Cara Kerja Data Entry?

Data entry atau entri data merupakan sebuah istilah bagi sebuah pekerjaan di kantor umum yang bertugas memasukkan data serta beberapa keterampilan kantor secara umum. Setiap kantor atau tempat kerja memiliki variasi tersendiri terhadap jenis pekerjaan atau tugas yang perlu diselesaikan. Sebelum membahas lebih jauh mengenai cara kerja data entry, alangkah baiknya Anda mengetahui pengertian data entry agar lebih paham dan tidak keliru di kemudian hari.

Apa itu Data Entry?

Merujuk kepada Wikipedia, data entry adalah sebuah proses mendigitialisasi data dengan cara memasukkannya ke dalam sistem komputer untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan.

Data entry pada dasarnya tidak hanya memasukkan data berupa tulisan, namun juga data berupa suara. Data yang dimasukkan ke dalam komputer bisa dari bentuk formulir atau bentuk non-elektronik lainnya. Seiring bejalannya waktu, tugas data entry telah dipermudah karena mereka hanya perlu memasukkan data ke dalam database online.

Selain itu, deskripsi dasar yang perlu dilakukan ialah memasukkan dan memperbarui informasi dari database perusahaan. Di beberapa kantor pelayanan masyarakat atau kantor lainnya pasti terdapat petugas atau karyawan khusus yang memiliki kewajiban dan tugas yang berhubungan dengan data entry.

Meskipun jenis data yang harus dikelola di setiap kantor pasti berbeda namun cara kerja data entry dan hal yang perlu dikerjakan oleh petugasnya merujuk pada deskripsi yang sama. Setiap petugas akan dihadapkan pada tugas dan tanggung jawab yang sama secara umum.

Baca juga: Tugas Pekerjaan Data Entry dalam Perusahaan

9 Cara Kerja Data Entry yang Harus Anda Ketahui

Jika Anda sedang mencari pekerjaan data entry atau akan menjadi seorang petugas administrasi di bagian ini, maka Anda perlu mengetahui beberapa cara kerja dan tugas apa saja yang perlu dilakukan. Simak penjelasannya berikut ini.

1. Merubah atau Mengedit Buku Pegangan Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki buku pegangan yang membutuhkan pengelolaan yang baik dan benar. Tugas Anda di bagian data entry ialah mengelola termasuk mengedit atau merubah isinya jika dibutuhkan. Seorang data entry profesional tentunya sudah ahli dalam melakukan pekerjaan ini sesuai kebutuhan.

Baca juga: Apa Itu Data dalam Istilah Komputer?

2. Mengamankan dan Memindai Dokumen

Cara kerja data entry bergantung pada setiap petugas yang mengelolanya termasuk dalam menjamin keamanan dokumen atau data. Tingkat keamanan dokumen perlu ditingkatkan dan diperketat oleh seorang petugas data entry. Ia harus melakukan proses pemindaian dokumen untuk disimpan dalam sebuah arsip dengan sangat aman.

3. Memperbarui Akun Pelanggan

Sebuah akun berhubungan dengan sebuah data dari perorangan atau perusahaan. Jika perusahaan atau sebuah kantor yang memiliki kebutuhan dalam pembuatan sebuah akun maka petugas entry yang berperan penting dalam pembaharuan akun tersebut.

Untuk data ini perlu penjaminan dan proses memasukkan data dengan sangat teliti.

4. Menangani Data Transaksi

Di beberapa kantor atau perusahaan seringkali terdapat beberapa jenis transaksi. Cara kerja data entry tentunya juga selalu berkaitan dengan sebuah transaksi yang harus diinput. Banyaknya transaksi harus sesuai dengan bukti transaksi yang dikumpulkan. Hal ini harus akurat dan tidak terjadi kesalahan data.

Baca juga: 8 Tahapan Data Mining dalam Proses Pencarian Informasi

5. Menguasai Komputer

Proses data entry akan lebih mudah dan aman dengan menggunakan perangkat komputer atau laptop. Seorang petugas data entry harus memiliki kemampuan dalam menguasai komputer beserta setiap hal yang berhubungan dengan perangkat ini.

Apabila Anda tertarik dengan profesi data entry, minimal Anda harus menguasai beberapa perangkat lunak atau aplikasi yang sering digunakan untuk kegiatan data entry.

6. Menjawab Telepon

Seorang petugas data entry memiliki tugas untuk menjawab telepon baik dari klien yang berasal dari pihak luar ataupun dari atasan. Cara kerja data entry akan dipengaruhi oleh bagaimana karakter petugasnya. Hal ini juga berlaku dan terlihat pada saat ia menjawab telepon dan menangani setiap pertanyaan via telepon.

7. Menguasai Sistem dan Prosedur Kantor

Anda juga perlu menguasai sistem dan prosedur kantor yang berlaku di tempat kerja Anda. Hal ini sudah menjadi tugas dan tanggung jawab dari seorang petugas data entry. Berbagai hal yang berlaku di setiap kantor harus Anda kuasai tak terkecuali tingkat keamanan dan kenyamanan sesuai prosedur yang ada.

8. Menjaga Etika Profesi Data Entry

Tidak hanya mengetik dan merekam suara, seorang yang berprofesi sebagai data entry juga perlu menjaga etika profesi. Setiap pekerjaan tentunya memiliki etika tersendiri baik secara umum maupun secara khusus yang diberlakukan oleh perusahaan.

Seorang petugas data entry profesional akan mampu bertugas dengan menjaga etika profesi yang diembannya. Ia akan beretika dengan baik sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang seharusnya.

Baca juga: Pengertian Data Warehouse, Karakteristik, dan Contohnya

9. Menjaga Komunikasi

Cara kerja data entry akan sangat terbantu jika proses komunikasi terjalin dengan cukup baik. hal ini juga harus dijunjung tinggi oleh seorang petugas data entry yang bekerja dalam mengelola hal tersebut

Sebuah data tidak cukup mengacu pada selembar kertas saja. Anda juga perlu menanyakan langsung dan menjalin komunikasi yang baik untuk membahas data tersebut.

Jenis Pekerjaan Data Entry

Setidaknya ada dua jenis pekerjaan data entry yang perlu Anda ketahui, yaitu in-house dan remote.

1. In-house

Jenis pekerjaan data entry ini maksdunya Anda diharuskan bekerja secara full time di perusahaan. Apabila Anda memilih bekerja in-house Anda bisa bekerja lebih kompak dengan komposisi tim yang saling mendukung satu sama lain.

Selain itu, bekerja dengan cara ini memiliki banyak keuntungannya seperti penghasilan tetap yang diberikan perusahaan, tunjangan, BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan, dan bonus berdasarkan kinerja (Key Performance Indicator/KPI).

2. Remote

Saat ini telah banyak pekerjaan data entry yang bisa dilakukan secara remote dan freelance. Hal ini didukung dengan perkembangan teknologi informasi sehingga dapat memudahkan komunikasi dan pengembangan dalam bisnis, termasuk data entry.

Baca juga: 8 Strategi Pengembangan Bisnis yang Efektif

Adapun keuntungan bekerja secara remote yaitu bisa mendapatkan pengalaman yang lebih beragam untuk bekerja di tempat lain, jam kerja menyesuaikan keinginan diri sendiri, dan bisa bekerja di mana saja (work from anywhere).

Akan tetapi, Anda harus mempertimbangkan jika ingin bekerja secara remote, karena biasanya Anda dibayar setelah proyek selesai.

Kesimpulan

Demikianlah beberapa tugas dan tanggung jawab dari seorang petugas data entry. Cara kerja data entry cukup ditentukan oleh bagaimana petugas tersebut mengelolanya. Untuk itu sebuah perusahaan wajib melakukan proses seleksi hingga pelatihan yang sesuai agar sang petugas bisa menjalankan tugas dan tanggung jawab yang sesuai prosedur.

Advance Innovations menyediakan layanan DOCUPRO, yaitu layanan sistem pemrosesan dokumen yang didukung oleh jasa data entry yang profesionalhingga verifikasi data yang mumpuni. Anda hanya perlu fokus pada pengembangan bisnis. Sisanya serahkan pada DOCUPRO.