4 Cara Membuat Tanda Tangan Digital untuk Kemudahan Bisnis

Bagaimana cara membuat tanda tangan digital? Tanda tangan masih menjadi bukti sah untuk menunjukkan legalitas berbagai surat dan dokumen yang dibuat. Tanda tangan memberitahukan identitas dan status seseorang dalam perusahaan atau lembaga yang mengeluarkan surat tersebut. 

Perkembangan teknologi yang semakin canggih membuat tanda tangan semakin mudah karena dapat didigitalisasi. Namun, apakah Anda tahu bagaimana cara membuatnya dengan benar? Dapatkan informasi selengkapnya di bawah ini.

Apa Itu Tanda Tangan Digital (e-Sign)?

Pengertian tanda tangan digital atau e-Sign adalah suatu goresan yang dibuat dengan tangan dalam bentuk digital untuk menunjukkan persetujuan terhadap informasi tertentu. Tanda tangan digital semakin sering digunakan sejak adanya COVID-19 yang membuat masyarakat harus bekerja dari rumah. 

Tanda tangan digital menjadi alternatif baru yang sangat memudahkan pekerjaan. Kini meminta tanda tangan bisa langsung dilakukan dengan mengirimkan e-mail. Anda tidak perlu lagi mencetak informasi di selembar kertas lalu menyampaikannya kepada pimpinan.

Proses persetujuan tentu akan menjadi lebih cepat dari biasanya. Soal tanda tangan digital, pemerintah menunjukkan keseriusannya dengan mengeluarkan dua peraturan yaitu:

• UU Nomor 11 Tahun 2008 Pasal 11 ayat 1 mengenai Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE).
• Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 mengenai Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.

Dua peraturan tersebut dikeluarkan sebagai tindakan tegas bagi orang-orang tidak bertanggung jawab yang ingin memalsukan tanda tangan. Pasalnya kejadian pemalsuan tanda tangan banyak terjadi. 

Mereka dengan mudahnya “menempelkan” tanda tangan orang lain untuk mencapai tujuan pribadi. Hal ini tentu harus ditindak tegas agar tidak terulang kembali.

Baca juga: 5 Peran Teknologi Informasi dalam Bisnis di Era Digital

Cara Membuat Tanda Tangan Digital 

Jadi, bagaimana cara membuat tanda tangan digital? Ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan dengan mudah. Berikut masing-masing penjelasannya.

1. Microsoft Word

Anda pasti sudah kenal dengan program yang satu ini. Microsoft Word yang biasanya digunakan untuk membuat dokumen-dokumen penting ternyata bisa membuat tanda tangan digital. Cara membuatnya mudah. 

Coba perhatikan langkah-langkah pembuatannya di bawah ini: 

• Buka Microsoft Word di laptop atau PC komputer. 
• Arahkan kursor ke bagian yang ingin dibubuhkan tanda tangan. 
• Pilih “Sisipkan” yang ada di menu bar di bagian atas kiri. 
• Cari bagian “Teks” yang ada di bagian kanan menu bar dan klik “Baris Tanda Tangan”. 
• Kemudian tab “Penyetelan Tanda Tangan” akan muncul. Dalam tab ini Anda perlu memberikan informasi detail seperti nama, gelar, dan alamat e-mail penandatangan. 
• Isi semua informasi dengan baik dan benar lalu klik “Ok”.
• Pada dokumen tersebut akan muncul suatu kotak kecil yang sudah berisikan nama dan gelar penandatangan. Klik kanan pada kotak tersebut dan pilih “Tanda tangan”.
• Tab kecil baru akan muncul untuk menambahkan informasi tambahan terkait tanda tangan. Anda akan diminta untuk menambahkan foto tanda tangan dan informasi detail. 
• Klik “Ok” jika semuanya sudah benar. Terakhir, klik “Tanda tangan” dan tanda tangan Anda sudah berhasil dibuat.

Baca juga: Berbagai Contoh Digitalisasi Dalam Bisnis

2. Website Gratis di Internet

Cara selanjutnya Anda bisa menggunakan situs gratis yang ada di internet. Anda hanya perlu melakukan pencarian dengan mengetik “buat tanda tangan online” maka sejumlah situs akan muncul pada halaman SERP. 

Pilih salah satu situs web tersebut dan mulai buat tanda tangan. Dalam situs web tersebut Anda akan diminta untuk membuka dokumen yang ingin dibubuhkan tanda tangan. Kemudian proses dilanjutkan dengan menggambar tanda tangan, pemberian inisial, tanggal, dan checkbox (jika diperlukan). Saat semua prosesnya selesai maka dokumen sudah berhasil di tanda tangan. 

3. Scan

Jika kedua cara di atas terlalu sulit dilakukan maka Anda bisa menggunakan fitur scanning di printer. Anda hanya perlu melakukan tanda tangan di selembar kertas lalu mulailah melakukan proses scanning. Simpan hasil scanning ke dalam format JPG atau PNG kemudian tanda tangan bisa langsung digunakan.

Baca juga: Apa Itu Revolusi Industri 4.0?

4. Adobe Acrobat Reader

Selanjutnya, Anda juga dapat menggunakan aplikasi Adobe Acrobat Reader untuk membubuhkan tanda tangan. Langsung buka dokumen dalam aplikasi dan klik “Fill & Sign”. Pilih “Sign” dan “Add Signature”. 

Kemudian Anda bisa memilih satu dari tiga cara untuk membuat tanda tangan. Jika sudah, jangan lupa menyesuaikan ukuran dan posisi tanda tangan. Simpan dokumen dan proses pemberian tanda tangan selesai. 

Baca juga: Biometrik: Pengertian, Jenis, Cara Kerja, dan Manfaatnya

5. Google Docs

Anda juga dapat membuat tanda tangan elektronik dengan Google docs. Cara membuat tanda tangan digital dengan mudah melalui Google docs adalah sebagai berikut:

• Log in ke akun google Anda;
• Klik menu docs;
• Klik dokumen yang ingin ditandatangani;
• Pilih menu Insert;
• Klik menu drawing;
• Gambarkan tanda tanganmu di bidang yang tersedia;
• Jika sudah digambarkan, pilih Save and Close;
• Letakkan gambar tanda tangan pada tempat yang tepat;
• Selesai. Tanda tangan Anda sudah berhasil dibubuhkan.

4 Manfaat Tanda Tangan Digital

Keberadaan tanda tangan digital tentu sangat membantu. Seperti yang sudah disebutkan di atas bahwa adanya tanda tangan digital dapat membuat proses persetujuan menjadi lebih cepat. Namun tidak hanya itu saja. Masih ada banyak manfaat yang bisa dirasakan dengan kehadiran tanda tangan digital, yaitu: 

1. Menghemat Biaya

Tanda tangan digital tidak memerlukan kertas seperti tanda tangan konvensional. Anda hanya perlu membuatnya dengan cara-cara di atas lalu pekerjaan selesai.

Baca juga: Seluk-Beluk Inovasi Keuangan Digital yang Harus Diketahui

2. Ramah Lingkungan

Tanpa penggunaan kertas maka Anda turut mengambil bagian dalam menjaga lingkungan. Selain pohon yang ditebang untuk membuat kertas jadi berkurang, Anda juga membantu dalam penghematan bahan bakar. Penghematan bahan bakar untuk mengantarkan surat dan dokumen tentu mengurangi akibat pemanasan global. 

3. Bisa Digunakan untuk Lintas Negara

Adanya tanda tangan digital membuat Anda dapat menjangkau orang yang berada di luar negeri. Maksudnya ialah ketika Anda memiliki kesepakatan dengan partner bisnis asing. 

Pertukaran tanda tangan untuk mengesahkan kontrak jadi tidak sulit. Kedua belah pihak bisa saling mengirimkan dokumen lewat e-mail untuk ditandatangani tanpa harus bepergian.

4. Memiliki Hukum yang Jelas

Pembubuhan tanda tangan digital juga memiliki keabsahan yang terjamin di mata hukum. Kasus pemalsuan tanda tangan yang sering terjadi bisa diatasi dengan hal ini. Adanya dua peraturan soal tanda tangan digital seharusnya menciptakan keamanan yang lebih tinggi dari sebelumnya.

Baca juga: Pemalsuan Tanda Tangan: Cara Melaporkan dan Sanksi Hukumnya

Legalitas Penggunaan Tanda Tangan Digital

Berdasarkan Pasal 11 ayat (1) UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, tanda tangan digital dinyatakan sah apabila:

1. Data pembuatan tanda tangan digital hanya berada dalam kuasa Penanda tangan;
2. Segala perubahan informasi yang terjadi setelah penandatanganan dapat diketahui;
3. Terdapat cara tertentu untuk mengidentifikasi siapakah Penanda Tangannya;
4. Terdapat langkah tertentu untuk menunjukkan bahwa Penanda Tangan telah menyetujui informasi elektronik yang sudah ditandatangani.

Itu dia cara-cara membuat tanda tangan digital serta legalitas penggunaannya untuk kemudahan bisnis Anda. Sangat mudah dilakukan, bukan? Namun, Anda juga harus memastikan bahwa tanda tangan digital yang dibuat sudah sesuai peraturan alias tersertifikasi. Bagaimana cara memastikannya?

Tanda Tangan Digital Terbaik – AdIns Digital Signature

Anda bisa langsung menggunakan penyedia layanan tanda tangan digital yang sudah tersertifikasi seperti AdIns. AdIns Digital Signature memberikan Anda jaminan keamanan karena sudah tersertifikasi dan legal secara hukum.

Penggunaannya juga sangat mudah dan sederhana. Tidak percaya? Anda bisa melihat berbagai testimoni sekaligus mengajukan demo supaya informasi yang menyeluruh bisa didapatkan. Kunjungi AdIns sekarang juga!