Beban kerja yang terus bertambah tidak selalu harus dijawab dengan menambah tenaga atau jam kerja. Salah satu cara meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja adalah memperbaiki proses yang sudah ada, terutama pekerjaan yang berulang, lambat, atau terlalu bergantung pada proses manual.
Efektif berarti pekerjaan mencapai hasil yang dituju, sedangkan efisien berarti hasil tersebut dicapai dengan penggunaan waktu dan sumber daya yang lebih tepat. Keduanya perlu berjalan bersama agar produktivitas perusahaan tidak hanya terlihat dari banyaknya pekerjaan yang selesai. Cari tahu langkah-langkahnya dalam artikel ini.
Baca juga: 8 Cara Mengelola Karyawan dengan Tepat
9 Cara Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Kerja
Perbaikan tidak harus dimulai dari perubahan besar. Banyak hambatan kerja justru berasal dari hal sederhana seperti prioritas yang tidak jelas atau proses terlalu panjang. Berikut cara meningkatkan efisiensi kerja sekaligus menjaga efektivitasnya:
1. Tentukan Prioritas Berdasarkan Dampaknya
Pisahkan pekerjaan berdasarkan tingkat urgensi dan dampaknya terhadap target perusahaan. Tugas dengan kontribusi besar sebaiknya mendapat perhatian lebih dahulu dibanding pekerjaan administratif yang dapat dijadwalkan atau dialihkan.
2. Tetapkan Target yang Spesifik
Target seperti “meningkatkan kinerja” terlalu luas untuk dijadikan acuan. Gunakan ukuran yang lebih jelas, misalnya mempercepat waktu pemrosesan dokumen, menurunkan jumlah koreksi data, atau menyelesaikan laporan dalam periode tertentu.
3. Pangkas Tahapan Kerja yang Tidak Dibutuhkan
Periksa proses dari awal sampai akhir dan cari tahapan yang tidak lagi memberi manfaat. Persetujuan berlapis, input data berulang, atau pemindahan informasi antar file secara manual sering menjadi sumber keterlambatan.
4. Bagi Tanggung Jawab Secara Jelas
Setiap pekerjaan perlu memiliki penanggung jawab yang jelas. Pembagian tugas yang rapi membantu mencegah pekerjaan ganda, menunggu keputusan terlalu lama, atau tugas yang tidak tertangani karena tidak ada pihak yang merasa bertanggung jawab.
5. Kurangi Pekerjaan Manual yang Berulang
Aktivitas seperti mengetik ulang data, menyalin informasi dari dokumen, atau membuat laporan dengan format yang sama dapat menyita waktu tanpa banyak membutuhkan pertimbangan manusia. Proses seperti ini menjadi kandidat utama untuk disederhanakan atau diotomatisasi.
6. Gunakan Teknologi Sesuai Masalah yang Dihadapi
Teknologi akan berguna jika menjawab kebutuhan yang jelas. Misalnya, perusahaan yang banyak memproses dokumen dapat menggunakan OCR untuk membaca data, sedangkan pengelolaan file dalam jumlah besar dapat dibantu Document Management System. Pendekatan ini membuat efisiensi kerja dengan teknologi lebih terukur karena sistem dipilih berdasarkan hambatan yang memang terjadi.
Baca juga: 17 Aplikasi Work From Home yang Buat Makin Produktif
7. Kurangi Rapat yang Tidak Perlu
Rapat sebaiknya digunakan untuk diskusi, keputusan, atau penyelesaian masalah. Informasi satu arah yang singkat dapat disampaikan melalui e-mail atau platform komunikasi internal agar waktu kerja tidak terlalu banyak terpotong.
8. Gunakan Data untuk Mengevaluasi Proses
Catat waktu penyelesaian, jumlah pekerjaan yang tertunda, frekuensi kesalahan, atau indikator lain yang relevan. Data tersebut membantu perusahaan menentukan apakah perubahan yang dilakukan benar-benar memberi hasil.
9. Evaluasi Alur Kerja Secara Berkala
Proses yang efektif hari ini belum tentu tetap cocok ketika volume pekerjaan meningkat. Evaluasi berkala membantu perusahaan melihat bagian mana yang mulai lambat, terlalu rumit, atau membutuhkan dukungan sistem tambahan.
Keuntungan Memanfaatkan Teknologi Digital dalam Pekerjaan
Teknologi digital dapat mengambil alih sebagian pekerjaan administratif sekaligus membantu informasi bergerak lebih cepat antarproses. Namun, manfaatnya akan lebih terasa jika digunakan pada bagian kerja yang tepat. Berikut beberapa keuntungannya.
1. Mempercepat Pemrosesan Data
Sistem dapat memproses informasi lebih cepat dibanding input manual untuk pekerjaan dengan pola yang sama. Contohnya adalah OCR yang dapat membaca teks dari dokumen lalu mengubahnya menjadi data digital yang siap diproses lebih lanjut.
2. Mengurangi Risiko Kesalahan Manual
Pekerjaan berulang seperti data entry memiliki risiko salah ketik, angka tertukar, atau kolom terlewat. Teknologi membantu mengurangi jumlah input yang harus dilakukan staf sehingga tahap pemeriksaan dapat lebih difokuskan pada data yang memang membutuhkan validasi.
3. Mempermudah Akses Informasi
Data digital dapat dicari, dibagikan, atau digunakan oleh sistem lain tanpa harus mencari berkas fisik terlebih dahulu. Hak akses tetap dapat diatur sesuai kebijakan perusahaan agar informasi hanya digunakan oleh pihak yang berkepentingan.
4. Membantu Proses Kerja Lebih Konsisten
Sistem menjalankan tahapan berdasarkan aturan yang telah ditentukan. Hal ini membantu mengurangi perbedaan cara kerja antarstaf, terutama pada pekerjaan yang dilakukan berkali-kali dalam volume besar.
5. Memberi Ruang bagi Tim untuk Menangani Pekerjaan yang Lebih Penting
Ketika sebagian pekerjaan administratif dibantu sistem, kapasitas tim dapat dialihkan ke aktivitas yang membutuhkan penilaian manusia. Misalnya menganalisis informasi, menyelesaikan kasus yang lebih kompleks, atau menangani kebutuhan pelanggan.
Baca juga: Begini Cara Mengukur Kinerja Perusahaan dalam 3 Langkah
Bangun Proses Kerja yang Tepat Sebelum Menambah Beban Tim
Menerapkan cara meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja sebaiknya dimulai dengan melihat proses yang paling banyak menggunakan waktu dan tenaga. Perusahaan kemudian dapat memperbaiki alurnya, menghilangkan tahapan yang tidak diperlukan, dan menggunakan teknologi pada pekerjaan yang memang layak diotomatisasi.
Salah satu contohnya adalah proses pengambilan data dari dokumen. Aplikasi OCR dari AdIns adalah solusinya. Aplikasi ini dapat membaca informasi dari dokumen fisik kemudian mengubahnya menjadi data digital. Teknologi AI dan machine learning yang digunakan juga dapat mengisi formulir secara otomatis.
AdIns sendiri telah menyediakan software yang membantu memudahkan kinerja perusahaan di industri keuangan, khususnya multifinance. Beberapa produk lain yang bisa dimanfaatkan untuk menunjang jalannya bisnis dan tentu meningkatkan efisiensi kerja diantaranya core system, aplikasi mobile, document management system, data digital signature, hingga IT service. Sangat lengkap, bukan?
Tunggu apa lagi? Segera konsultasikan kebutuhan perusahaan dengan hubungi AdIns dan wujudkan kinerja perusahaan yang cepat dan tepat dengan software terbaik!
