8 Ciri-Ciri Surat Resmi dan Strukturnya yang Perlu Kamu Ketahui

Surat resmi merupakan media korespondensi utama dalam perusahaan. Segala bentuk surat yang lazim dikeluarkan oleh perusahaan seperti surat keputusan, surat permohonan, dan surat panggilan termasuk dalam kategori surat resmi. Anda perlu memahami ciri-ciri surat resmi serta strukturnya agar bisa membuat surat sesuai kaidah yang telah ditentukan.

Simak artikel di bawah ini untuk mengenal surat resmi melalui struktur dan karakteristiknya.

Fungsi Surat Resmi

Pada dasarnya, setiap jenis surat bertujuan untuk menyampaikan informasi, ide, atau gagasan dari satu pihak (pengirim) ke pihak lainnya (penerima). Namun, surat resmi mempunyai fungsi yang penting dalam perusahaan, yaitu:

• Bukti tertulis autentik dalam dokumen karena isi surat resmi bisa dipertanggungjawabkan.
• Pedoman dalam melakukan pekerjaan apabila surat resmi berisi langkah-langkah atau bagian dari Prosedur Operasional Standar (SOP) kerja.
• Pengingat untuk penerima surat tentang hal yang disampaikan secara resmi. Penerima bisa berupa perorangan, kelompok, lembaga, atau organisasi lainnya. Surat resmi perlu disimpan sebagai dokumentasi agar bisa digunakan sebagai data pada kemudian hari.
• Bukti historis dan bukti kronologis dari setiap kegiatan yang telah dikerjakan.
• Bentuk profesionalisme dan kualitas perusahaan sebagai pengirim surat.

Baca juga: Surat Keputusan: Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Ciri-Ciri Surat Resmi

Surat resmi memiliki karakteristik yang berbeda apabila dibandingkan jenis surat lainnya. Berikut ciri-ciri surat resmi yang perlu diketahui.

1. Menggunakan Bahasa Baku

Setiap kosakata, frasa, dan tata bahasa yang digunakan dalam surat resmi haruslah mengikuti kaidah Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI). Surat resmi juga menggunakan kata-kata yang terdaftar dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) dan menghindari gaya bahasa non-formal.

2. Ditulis dengan Singkat dan Efektif

Surat resmi menggunakan bahasa eksplisit. Artinya, kosakata tersebut mengandung makna yang diutarakan secara terus terang dan gamblang. Surat resmi tidak boleh menggunakan kata-kata implisit yang bisa bermakna ganda.

3. Ditulis dengan Singkat dan Efektif

Surat resmi ditulis secara singkat, jelas, dan padat sesuai tujuan atau perihal yang ingin disampaikan. Kata-kata yang digunakan bersifat efektif agar isi suratnya lebih mudah dimengerti oleh penerima.

4. Ditulis dalam Format Blok

Surat resmi harus ditulis dalam bentuk full block, atau semi block. Pada bentuk full block, seluruh struktur dalam surat ditulis mulai dari tepi kiri kertas. Sedangkan pada bentuk semi block, bagian awal isi suratnya dibuat menjorok ke dalam.

5. Memiliki Kop Surat

Kop surat menandakan pihak perusahaan atau organisasi yang mengeluarkan surat tersebut.

6. Ada Nomor Surat dan Perihal

Bagian surat resmi diawali dengan judul, kemudian diikuti nomor surat, perihal, tanggal, dan alamat tujuan surat.

7. Dibubuhi Stempel atau Cap

Apabila diperlukan, surat resmi bisa dibubuhkan cap atau stempel sebagai bentuk legalisasi. Penggunaan stempel biasanya diperlukan ketika hendak berkorespondensi dengan pihak eksternal perusahaan.

8. Ditulis secara Sistematis

Surat resmi ditulis secara sistematis berdasarkan urutan struktur yang telah ditentukan. Struktur surat akan dijelaskan lebih lanjut pada bagian berikutnya.

Baca juga: 10 Tugas Administrasi Perkantoran untuk Anda Pahami

Bagian Struktur Surat Resmi

Sebelum Anda membuat surat resmi, setidaknya cek bagian-bagian apa saja yang perlu dicantumkan, di antaranya yaitu: 

1. Kop Surat

Kepala surat atau kop surat berisi identitas perusahaan yang terdiri dari logo, nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, website (jika ada), dan alamat email.

2. Nomor Surat

Nomor surat bertujuan untuk memudahkan pengirim surat untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan setiap bulan atau tahunnya. Setiap perusahaan mempunyai format nomor surat yang berbeda. Namun, format yang umum digunakan yaitu [nomor surat]/[kode perusahaan]/[kode hal]/tahun pembuatan surat.

3. Tanggal

Surat resmi harus mencantumkan tanggal. Tanggal ini berguna agar penerima bisa mengetahui kapan surat tersebut dibuat atau dikeluarkan. Proses inventaris surat pun menjadi lebih mudah dengan mencantumkan tanggal surat.

4. Perihal dan Lampiran

Hal atau perihal merupakan tujuan pembuatan surat. Bagian ini ditulis secara ringkas dan tepat pada intinya agar penerima bisa memahami maksud surat resmi. Sementara itu, lampiran berisi dokumen pendukung surat. Apabila tidak terdapat lampiran, cukup isi bagian ini dengan tanda setrip (-).

5. Alamat Tujuan

Alamat tujuan hanya perlu dituliskan secara singkat di bagian dalam surat. Namun, Anda perlu menuliskan alamat tujuan lengkap pada bagian sampulnya agar memudahkan pengiriman melalui pos.

6. Salam Pembuka

Salam pembuka atau kata pembuka merupakan sapaan yang harus ditulis secara formal dan baku. Gunakan bahasa yang jelas dan sopan pada bagian ini.

7. Isi Surat

Isi surat berguna untuk menyampaikan informasi kepada penerima. Bagian isi harus ditulis secara jelas, padat, dan langsung pada tujuannya.

8. Salam Penutup

Surat resmi perlu diakhiri dengan salam penutup untuk menunjukkan kesopanan. Salam penutup hanya terdiri dari satu kalimat yang menyatakan tujuan atau harapan pengirim dalam membuat surat tersebut.

9. Tanda tangan dan Stempel

Surat resmi menjadi sah apabila dibubuhi tanda tangan dan stempel. Bagian ini berisi tanda tangan, nama lengkap, dan jabatan pihak yang bertanggung jawab dalam pembuatan surat tersebut.

Baca juga: Bolehkah Mengganti Tanda Tangan? Simak Penjelasannya

10. Tembusan

Bagian ini bersifat opsional, tetapi harus ada apabila ada pihak lain yang perlu mengetahui surat resmi tersebut.

Anda sudah memiliki pedoman lengkap tentang surat resmi setelah memahami ciri-ciri surat resmi beserta strukturnya. Seiring berkembangnya teknologi, proses pembuatan surat resmi cukup dilakukan melalui komputer mulai dari bagian awal hingga penandatanganannya. Surat yang telah dibuat bisa dibubuhi tanda tangan menggunakan AdIns Digital Signature sehingga proses pembuatan surat menjadi lebih efisien.

AdIns Digital Signature tidak hanya menempatkan tanda tangan di surat resmi, tetapi menjamin keaslian tanda tangan yang dibubuhkan. Fitur ini tentunya bermanfaat untuk mengurangi tindakan fraud yang sering terjadi di lingkungan kerja. Tertarik untuk mencoba layanan kami? Hubungi segera melalui WhatsApp untuk mendapatkan versi demo aplikasi tanda tangan digital kami!