Contoh Dokumen Digital beserta Manfaatnya

Contoh dokumen digital merupakan bagian penting dalam era kemajuan teknologi informasi. Salah satu contoh paling umum dari dokumen digital adalah dokumen teks. Dokumen tersebut hampir digunakan pada semua perusahaan atau individu yang memerlukannya.

Dalam artikel ini kami memfokuskan untuk menerangkan mengenai pengertian dan manfaat serta contoh yang tepat dari dokumen digital. Kami memulai dengan menjelaskan tentang apa itu dokumen digital. Mari perhatikan penjelasannya.

Apa itu Dokumen Digital?

Sebelum menjelaskan apa itu dokumen digital, kami perlu memberitahu kepada Anda tentang jenisnya terlebih dahulu di mana umumnya terdiri dari dokumen teks, gambar, audio, video, dan beberapa dokumen digital lainnya. Berbeda dengan dokumen fisik yang dicetak dalam bentuk kertas.

Dokumen digital sangat terpengaruh oleh kemajuan teknologi informasi untuk memudahkan setiap penggunanya dalam menciptakan, mengelola, menyimpan, dan mendistribusikan semua informasi tersebut dengan lebih efisien. Setiap dokumen tersimpan dalam format file yang sesuai dengan jenisnya dan dapat diakses melalui perangkat lunak komputer. Selain itu, terdapat berbagai aplikasi khusus yang disediakan untuk mengelola, menyunting, serta mengelola dokumen-dokumen itu.

Namun, kemajuan teknologi informasi juga menimbulkan satu sisi yang dapat dikatakan negatif sebab setiap dokumen dapat dicuri atau dirusak oleh pihak tertentu. Oleh karena itu, keamanan siber harus diterapkan untuk melindungi setiap aktivitas yang melibatkan dokumen penting.

Melihat penjelasan yang kami sampaikan di atas, maka dokumen digital dapat diartikan sebagai bentuk elektronik yang tersimpan pada sistem komputerisasi dan dapat diakses oleh beberapa orang yang memiliki hak akses terhadap setiap dokumen tersebut.

Baca juga: Pengertian Kontrak Online dan Landasan Hukumnya

Manfaat Dokumen Digital

Dokumen digital tentu saja memberikan manfaat yang signifikan dan aksesibilitas yang mudah serta sangat efektif sehingga memungkinkan kolaborasi oleh rekan kerja untuk melakukan penyuntingan secara real-time, memberikan komentar, dan melacak revisi dengan konsisten. Lingkungan kerja sangat diuntungkan dengan adanya penggunaan dokumen digital. Lebih jelasnya dalam bagian ini kami menjelaskan apa saja manfaat dari penggunaan dokumen digital.

1. Keamanan yang Lebih Baik

Keuntungan pertama yang dapat Anda rasakan ketika menggunakan dokumen digital adalah tingkat keamanannya yang lebih baik dibandingkan dokumen fisik. Adapun langkah-langkah yang diterapkan untuk menjaga dokumen digital tetap utuh,selalu tersedia, dan tidak hilang atau rusak.

Langkah pertama yang dapat dilakukan adalah menerapkan otorisasi akses yang berbeda ke setiap pengguna agar dapat menghindari penyalahgunaan atau hal lain yang tidak diinginkan terjadi. Selain itu, setiap dokumen dapat dienkripsi dengan menggunakan algoritma sehingga dapat menjaga kerahasiaan informasi di dalamnya. Dokumen juga dapat dibuat salinannya agar jika terjadi kerusakan atau kehilangan masih ada pengganti yang dapat digunakan.

2. Menghemat Biaya

Dokumen digital membantu perusahaan atau individu untuk menghemat biaya dalam mengelola dokumen. Anda tidak perlu mengeluarkan biaya untuk mencetak, membeli tinta, menyiapkan tempat penyimpanan dan sebagainya. Dokumen lebih mudah untuk didistribusi ke pengguna lain tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan. Di sisi lain, Anda tidak lagi membutuhkan kertas dan mengurangi ketergantungan atas kertas dalam pekerjaan sehari-hari. Langkah ini termasuk ramah lingkungan.

3. Menghemat Waktu

Menggunakan dokumen digital terbukti dapat menghemat waktu secara signifikan dalam melakukan pekerjaan. Tentu saja mengenai aksesibilitas serta proses pencarian menjadi lebih mudah dan cepat. Hal itu karena keterlibatan teknologi yang menerapkan kemampuan dalam pencarian teks sehingga kata kunci yang diinput segera dieksekusi dan dicocokkan dengan semua dokumen dalam direktori.

Dokumen digital juga sangat efisien dalam hal koordinasi secara real-time sehingga beberapa pengguna dapat bekerja menggunakan dokumen yang sama dalam waktu bersamaan. Hal ini termasuk juga terkait penyuntingan dan revisi pada dokumen tertentu yang digunakan sehingga banyak waktu yang dapat dihemat dan berjalan sesuai waktu

4. Pencadangan Dokumen yang Lebih Aman

Keuntungan lainnya dalam menggunakan dokumen digital adalah dapat dicadangkan dengan mudah di berbagai tempat sehingga dapat mencegah terjadinya kehilangan, atau kerusakan. Kecanggihan teknologi telah memudahkan dalam melakukan pencadangan otomatis serta setiap dokumen dienkripsi sebelum disimpan. Selain itu, proses pemulihan dapat dilakukan dengan lebih cepat.

5. Koordinasi Menjadi Lebih Mudah

Manfaat yang terakhir dari penjelasan kami adalah kemudahan yang dapat Anda nikmati dalam melakukan koordinasi antara rekan kerja terkait dokumen tertentu. Dokumen tidak perlu dicetak, atau dikirim sebab melalui komputer semua dapat dilakukan secara real-time. 

Baca juga: Meterai Elektronik: Pengertian, Ciri dan Cara Menggunakannya

Contoh Dokumen Digital

Dapat dikatakan bahwa kemajuan teknologi telah menjadikan dokumen digital sebagai salah satu pelengkap yang berguna untuk memudahkan pekerjaan serta meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan efektivitas komunikasi dalam lingkungan profesional atau pribadi. Dokumen digital memang merevolusi cara kita mengelola, menyimpan, dan mendistribusikan kepada pengguna lain. Agar lebih jelas lagi mengenai hal tersebut kami sudah menyiapkan contoh dokumen digital untuk Anda agar dapat memahaminya.

1. Dokumen Teks

Contoh yang pertama adalah dokumen teks yang berupa surat, laporan, atau catatan khusus dengan format doc, docx yang diolah dengan Microsoft Word. Format lainnya adalah txt dan pdf.

2. Dokumen Grafis

Dokumen ini merupakan sebuah ilustrasi, desain grafis, brosur, kartu nama, poster, dan sebagainya dengan format psd artinya diolah menggunakan Adobe Photoshop, atau Adobe Illustrator yang menghasilkan format ai.

3. Dokumen Digital Berbasis Web

Dokumen yang satu ini dapat dioperasikan melalui browser web untuk keperluan informasi secara daring. Anda dapat menemukan formatnya dalam bentuk HTML yang biasanya memuat artikel, atau gambar.

4. Dokumen Berbentuk Database

Dokumenseperti ini biasanya untuk kebutuhan perusahaan dalam mengelola informasi terkait bisnis mereka. Format dokumen ini berisikan data yang terstruktur dan dapat diakses oleh mereka yang memiliki otorisasi akses serta dapat melakukan perubahan atau penyuntingan dan menyimpannya.

5. Rekam Medis Digital

Teknologi informasi tentu membawa banyak perubahan dan juga menyentuh bidang kesehatan. Mengenai hal tersebut, kini telah terjadi perubahan terhadap penggunaan rekam medis yang awalnya dalam bentuk fisik kemudian ditransformasikan ke bentuk digital. Tujuannya agar aksesibilitas dan keterjangkauan menjadi lebih mudah dan cepat. Selain itu, keamanan dan ketersediaan, serta kerahasiaan dari dokumen tersebut selalu terjaga.

6. Memo Internal dalam Bentuk Digital

Memo digital berguna untuk menyampaikan informasi dan arahan terhadap setiap karyawan sehingga komunikasi bisnis menjadi lebih efektif dan konsisten. Banyak manfaat yang didapatkan dari penggunaan memo digital ini dan salah satunya adalah hemat biaya karena tidak ada penggunaan kertas atau tinta dan biaya lainnya.

7. Form Digital

Contoh dokumen digital lainnya adalah form digital yang merujuk pada sebuah kegiatan interaktif yang disiapkan oleh pihak tertentu untuk diisi oleh sejumlah orang atau target demi kepentingan bisnis atau lainnya. Penggunaan dokumen ini menjadi lebih efektif sehingga tidak perlu dibagikan secara manua, tetapi dapat diunduh atau dibagikan melalui link khusus.

Nah, itu tadi serangkaian penjelasan yang sudah kami berikan tentang dokumen digital beserta dengan manfaat dan contohnya. Dokumen digital telah memberikan banyak manfaat dalam hal efisiensi. Aplikasi OCR dari AdIns yang sangat efisien dalam melakukan pemrosesan dokumen. Cara pengisian dokumen secara manual dapat Anda tinggalkan dan beralih ke proses digital yang lebih akurat bersama AdIns.