10 Contoh Surat Niaga yang Benar dan Cara Membuatnya

10 Contoh Surat Niaga yang Benar dan Cara Membuatnya

Sebagai pemilik bisnis, apakah Anda sudah mengetahui contoh surat niaga? Surat niaga memiliki peran penting dalam dunia bisnis sebagai media terbaik untuk mencari keuntungan dari berbagai aktivitas bisnis.

Komunikasi dalam kegiatan bisnis menjadi lebih lancar melalui surat niaga. Oleh karena itu, penting untuk memahami berbagai jenis surat niaga dan menggunakan format serta isi yang sesuai dengan tujuan masing-masing surat. Tak perlu bingung, mari simak sepuluh contoh surat niaga yang benar beserta cara membuatnya dalam artikel ini!

Apa Itu Surat Niaga?

Surat niaga adalah dokumen resmi tertulis yang umum digunakan dalam kegiatan bisnis. Tujuan utama pembuatan surat ini adalah untuk memberi kemudahan berkomunikasi antara bisnis Anda dan pihak-pihak eksternal yang terlibat. Surat ini dapat berupa surat permintaan penawaran, surat pemesanan, surat konfirmasi, hingga surat pengaduan atau komplain. 

Ciri-ciri surat niaga melibatkan unsur formalitas, kejelasan, dan ketepatan dalam menyampaikan pesan. Surat niaga memiliki beragam fungsi dalam dunia bisnis, di antaranya adalah untuk melakukan komunikasi resmi antara pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi, mencatat kesepakatan bisnis, serta memberikan bukti tertulis yang sah dalam suatu transaksi.

Cara Membuat Surat Niaga Secara Umum

Surat niaga memiliki format yang umum dan perlu diikuti dengan teliti agar pesan yang disampaikan dapat dipahami dengan baik oleh pihak yang menerima. Berikut sejumlah format yang harus tercantum dalam surat niaga. 

1. Kop Surat

Kop surat merupakan bagian terdepan surat yang berisi identitas perusahaan atau pribadi yang mengirim surat. Kop surat mencakup nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Bukan hanya itu saja, banyak perusahaan yang sering mencantumkan logo pada kop surat. 

2. Kepala Surat

Kepala surat merupakan bagian awal surat yang tak kalah penting dari kop surat. Kepada surat ini mencakup nomor surat, lampiran, dan perihal. Adapun nomor surat memberikan identifikasi unik pada surat tersebut. Sementara itu, lampiran merupakan setiap dokumen yang dilampirkan, sedangkan bagian perihal menjelaskan tujuan atau isi surat secara singkat.

3. Tanggal Pembuatan Surat

Tanggal pembuatan surat memberikan informasi kapan surat tersebut dibuat. Nomor ini menjadi penting untuk kejelasan catatan dan referensi. Dalam beberapa konteks, tanggal pembuatan surat dapat memiliki implikasi hukum atau kontrak. Sebagai contoh, dalam kesepakatan bisnis tertentu, tanggal surat dapat menjadi dasar perjanjian atau batasan waktu tertentu. 

4. Alamat Pihak Penerima Surat

Alamat penerima surat perlu dicantumkan secara lengkap agar surat dapat sampai pada tujuan dengan tepat. Selain itu, menyertakan alamat pihak penerima menjadi bagian dari etika bisnis dan memberikan kesan profesional dalam surat. Ini menunjukkan perhatian terhadap rincian dan kemauan untuk berkomunikasi secara formal.

5. Bagian Pembuka

Bagian pembuka surat berisi salam pembuka dan penyampaian niat surat dengan jelas dan singkat. Pada umumnya, bagian pembuka surat didahului dengan salam pembuka, seperti “Yth.” atau “Saudara/i” untuk menunjukkan penghormatan terhadap penerima surat. Bagian pembuka juga sering dilanjutkan dengan paragraf pengantar yang memberikan latar belakang atau konteks singkat terkait tujuan surat.

6. Bagian Isi

Bagian isi dalam sebuah surat resmi memiliki fungsi utama untuk menyampaikan pesan, informasi, atau tujuan tertentu dengan jelas dan formal. Dalam konteks surat resmi bisnis, bagian isi biasanya terdiri dari beberapa elemen yang memenuhi tujuan komunikasi bisnis.

7. Bagian Penutup

Bagian penutup umumnya berisi pengakhiran surat dengan kalimat penutup, harapan, atau tindakan lanjut yang diinginkan. Bagian penutup seringkali berisi pernyataan kesopanan seperti “Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya” atau ungkapan terima kasih yang sesuai. 

8. Nama Terang dan Jabatan Pengirim Surat

Identitas pengirim surat harus dicantumkan dengan jelas di akhir surat, termasuk nama dan jabatannya dalam perusahaan. Hal ini membantu menciptakan transparansi dan memberikan landasan kepercayaan antara pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi bisnis.

9. Tanda Tangan

Tanda tangan menunjukkan bahwa orang yang menandatanganinya memiliki otoritas atau wewenang untuk melakukannya. Ini memberikan kepastian bahwa isi surat atau dokumen tersebut adalah resmi dan sah. Bukan hanya itu saja, tanda tangan juga mencerminkan persetujuan atau kesepakatan dari pihak yang menandatanganinya

10. Cap atau Stempel

Penambahan cap atau stempel pada surat niaga sebaiknya dilakukan sesuai kebutuhan dan kebijakan perusahaan. Pemberian cap atau stempel dapat meningkatkan legitimasi surat, terutama dalam konteks bisnis yang melibatkan transaksi atau keputusan penting.

Baca juga: Contoh Surat Resmi yang Baik dan Benar

Contoh Surat Niaga 

Setiap surat niaga dibuat untuk keperluan tertentu dalam dunia bisnis. Keberadaan surat-surat tersebut menjadi penting karena memfasilitasi berbagai transaksi dan interaksi antarpihak bisnis. Berikut adalah sejumlah contoh surat niaga yang umum digunakan.

1. Surat Pengenalan Produk

contoh surat niaga, 10 Contoh Surat Niaga yang Benar dan Cara Membuatnya, Advance Innovations

Surat perkenalan adalah jenis surat niaga yang bertujuan untuk memperkenalkan produk atau layanan dari bisnis kepada pembeli. Dalam surat ini, terdapat penjelasan produk, keunggulan, harga, serta promosi produk yang dapat memikat minat klien.

2. Surat Penawaran Barang atau Jasa

contoh surat niaga, 10 Contoh Surat Niaga yang Benar dan Cara Membuatnya, Advance Innovations

Surat penawaran digunakan oleh penjual untuk mengajukan penawaran produk atau layanan kepada pembeli. Adapun tujuan dari surat ini adalah untuk mendokumentasikan secara resmi proses penawaran dan perjanjian antara dua pihak dalam bisnis.

3. Surat Penolakan Penawaran

contoh surat niaga, 10 Contoh Surat Niaga yang Benar dan Cara Membuatnya, Advance Innovations

Surat penolakan penawaran berisi penolakan terhadap penawaran yang diberikan oleh penjual. Alasan penolakan, baik dengan atau tanpa alasan tertentu, dapat dijelaskan secara jelas untuk memastikan transparansi dan komunikasi yang baik antarpihak bisnis.

4. Surat Pesanan Barang atau Jasa

contoh surat niaga, 10 Contoh Surat Niaga yang Benar dan Cara Membuatnya, Advance Innovations

Surat pemesanan dibuat oleh pembeli untuk memesan produk atau layanan dari pemasok atau produsen. Selain berfungsi sebagai bukti sah atas pesanan yang dibuat, surat ini juga dapat digunakan untuk memperjelas ketentuan pesanan guna menghindari kekeliruan di masa mendatang.

5. Surat Konfirmasi Pesanan

contoh surat niaga, 10 Contoh Surat Niaga yang Benar dan Cara Membuatnya, Advance Innovations

Dalam surat konfirmasi pesanan, penjual atau perusahaan secara resmi mengonfirmasi penerimaan pesanan yang telah diajukan oleh pembeli. Dokumen ini menjadi penting untuk menciptakan pemahaman yang jelas antarpihak yang terlibat dalam transaksi bisnis. Pada umumnya surat ini berisi detail pesanan, jumlah dan harga, batas waktu konfirmasi, dan informasi pengiriman. 

6. Surat Pengiriman Barang

contoh surat niaga, 10 Contoh Surat Niaga yang Benar dan Cara Membuatnya, Advance Innovations

Surat pengiriman berfungsi untuk memberi tahu pembeli bahwa pesanan mereka telah dikirim. Surat pengiriman umumnya disertai dengan rincian pengiriman, seperti nomor pelacakan dan estimasi waktu kedatangan. Hal ini membantu menciptakan transparansi dalam proses pengiriman.

7. Surat Konfirmasi Penangguhan Pembayaran

contoh surat niaga, 10 Contoh Surat Niaga yang Benar dan Cara Membuatnya, Advance Innovations

Surat ini diajukan oleh pembeli kepada penjual terkait untuk memohon penangguhan pembayaran dari perjanjian kerja sama yang telah disepakati sebelumnya. Isi dari surat ini mencakup alasan serta rincian mengenai saran solusi yang diajukan.

8. Surat Tenggat Waktu Pembayaran

contoh surat niaga, 10 Contoh Surat Niaga yang Benar dan Cara Membuatnya, Advance Innovations

Surat tenggat waktu pembayaran bertujuan untuk memberi tahu pembeli mengenai tenggat waktu pembayaran atas produk atau layanan bisnis yang dibeli. Hal ini dapat membantu memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu. Bukan hanya itu saja, surat ini juga dapat digunakan untuk mengingatkan atas utang pembayaran yang mungkin belum dipenuhi oleh pembeli. 

9. Surat Pengaduan Barang Rusak

contoh surat niaga, 10 Contoh Surat Niaga yang Benar dan Cara Membuatnya, Advance Innovations

Surat ini ditulis oleh pembeli untuk menginformasikan bahwa produk yang diterima mengalami kerusakan atau tidak sesuai. Adapun tujuan dari surat ini adalah agar pihak penjual dapat memberikan ganti rugi atau mengirim ulang produk yang sesuai dengan pesanan pembeli. 

10. Surat Jawaban Pengaduan atau Komplain

contoh surat niaga, 10 Contoh Surat Niaga yang Benar dan Cara Membuatnya, Advance Innovations

Surat jawaban pengaduan atau komplain merupakan respons yang diberikan oleh pihak penjual atau penyedia jasa terhadap surat pengaduan yang diterima dari pembeli. Pada dasarnya, surat ini memiliki tujuan untuk menanggapi dengan lebih proaktif dan efektif terhadap permasalahan yang diungkapkan oleh pembeli. 

Baca juga: Contoh Surat Undangan Tidak Resmi Terlengkap

Sekarang, Anda sudah lebih memahami contoh surat niaga beserta dengan setiap tujuannya, mulai dari surat pengenalan produk, penawaran, pengiriman, tenggat waktu pembayaran, hingga pengaduan dan komplain. Surat niaga tentunya bukan hanya sekadar dokumen formal, melainkan juga sebagai sarana komunikasi yang dapat membentuk citra dan hubungan bisnis yang baik. 

Surat formal seperti surat niaga tentunya membutuhkan tanda tangan untuk memberi legalitas terhadap surat itu sendiri. Melalui layanan tanda tangan digital dari AdIns, kami membantu bisnis Anda untuk bertransaksi secara efektif yang mengarah pada efisiensi operasional signifikan. 

AdIns hadir sebagai solusi yang dapat mengubah cara perusahaan Anda berinteraksi dengan dokumen-dokumen penting. Sebagai penyedia perangkat lunak tepercaya, kami menyediakan berbagai solusi dokumen, keuangan pelanggan dan leasing, pelatihan dan pengembangan TI, dan solusi gudang data dan intelijen bisnis, serta solusi saluran pembayaran.

Jadi, tunggu apa lagi? Segera hubungi AdIns untuk mendapatkan solusi tanda tangan yang terdigitalisasi dan tepercaya!

contoh surat niaga, 10 Contoh Surat Niaga yang Benar dan Cara Membuatnya, Advance Innovations

Author :

Ad Ins

Published date :

01 Maret 2024