15 Contoh Surat Resmi yang Baik dan Benar

Anda sedang mencari contoh surat resmi yang benar? Temukan berbagai contoh surat resmi yang sesuai dengan kebutuhan Anda di sini.

Ketika berbicara mengenai komunikasi formal, tentunya surat resmi merupakan salah satu jenis surat yang tidak bisa dikesampingkan. Surat resmi memegang peranan yang sangat penting untuk berkomunikasi dalam lingkup bisnis, pemerintahan, atau organisasi. Baik dalam menyampaikan informasi penting, membuat permintaan, atau meminta bantuan, surat resmi seringkali menjadi pilihan utama untuk memastikan bahwa pesan tersebut diterima dan dipahami dengan baik oleh penerima.

Menulis surat resmi yang baik dan benar tidaklah mudah. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan mulai dari format, bahasa, hingga isi yang sesuai dengan tujuan. Oleh karena itu, melalui artikel ini kami akan membahas contoh-contoh surat resmi untuk berbagai keperluan.

Jadi, jika Anda ingin memastikan bahwa surat resmi Anda dapat diterima dan dipahami dengan baik oleh penerima, silakan simak artikel ini.

Apa Itu Surat Resmi?

Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan dalam komunikasi formal dan resmi dan umumnya berfungsi sebagai alat komunikasi dalam lingkup bisnis, pemerintahan, atau organisasi untuk menyampaikan informasi atau membuat permintaan tertentu.

Format surat resmi harus dibuat ketat dan menggunakan bahasa yang sopan dan profesional. Beberapa elemen yang penting dalam format surat resmi meliputi alamat pengirim dan penerima, tanggal, subjek, dan isi surat.

Bahasa yang digunakan dalam surat resmi harus sopan dan profesional. Menghindari bahasa slang atau gaul dan menggunakan Bahasa Indonesia yang formal adalah hal yang penting untuk memastikan bahwa surat resmi memiliki tampilan yang profesional dan dapat diterima dengan baik oleh penerima.

Tujuan utama dari surat resmi adalah untuk memastikan bahwa pesan yang disampaikan diterima dan dipahami dengan baik oleh penerima, sehingga membuat komunikasi lebih efektif dan efisien. Oleh karena itu, sangat penting bagi siapa pun yang akan menulis surat resmi untuk memahami bagaimana cara menulis surat resmi yang baik dan benar.

Baca juga: Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran, Ini Penjelasannya!

Bagian-bagian Surat Resmi

Berikut adalah bagian-bagian surat resmi yang umum digunakan:

1. Kepala Surat

Pada setiap surat resmi, harus ada kop surat atau kepala surat. Kop surat memberikan informasi terkait identitas lembaga yang mengirimkan surat. Secara umum, kop surat harus mengandung beberapa hal di bawah ini:

• Lambang atau logo instansi;
• Nama lembaga;
• Alamat;
• Nomor telepon;
• Nomor izin usaha jika diperlukan.

2. Tanggal Surat

Tempat serta tanggal surat adalah bagian yang menjelaskan kapan ditulisnya surat tersebut, serta di mana lokasinya. Jika lokasi penulisan sudah tertera di kop surat, maka lokasi tidak perlu dituliskan kembali. Dalam hal ini, penulis cukup menuliskan tanggalnya saja. Umumnya, lokasi penulisan tempat & tanggal surat berada di bagian pojok kanan atas.

3. Nomor Surat

Nomor surat digunakan sebagai catatan untuk pengarsipan. Setiap lembaga biasanya memiliki format penomorannya masing-masing yang berfungsi mempermudah kategorisasi dan pencatatan administrasi arsip surat.

4. Lampiran

Lampiran adalah dokumen tambahan yang dilampirkan pada dokumen surat utama. Lampiran umumnya berisi dokumen pendukung untuk memperkuat dokumen utama, seperti laporan keuangan, daftar kegiatan, dan lain sebagainya.

5. Hal/Perihal

Hal/perihal adalah tujuan singkat yang menyebabkan surat tersebut dibuat.

6. Alamat Tujuan

Bagian ini berisikan alamat yang dimiliki oleh penerima surat resmi. Alamat tujuan pada surat resmi cukup dituliskan secara singkat, karena alamat lengkapnya sudah dituliskan pada sampul surat.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka berisi kata sapaan pada bagian awal surat. Umumnya, kata sapaan berbunyi “Dengan hormat” dan diikuti dengan tanda baca koma.

8. Isi Surat

Bagian isi surat terbagi menjadi tiga bagian, yaitu:

• Pembuka, bagian pembuka berfungsi menyambut pembaca sebelum memasuki inti pembahasan. Bagian ini juga dapat berisi rujukan inti masalah yang hendak disampaikan pada pembaca.
• Isi pokok, bagian ini berisi tentang tujuan, maksud, dan keinginan dari pembuat surat. Bagian ini harus ditulis dengan tata bahasa yang jelas dan tidak bertele-tele.
• Penutup, bagian ini berisi tentang penegasan ulang, kesimpulan, harapan, dan ucapan terima kasih. Penutup menandai bahwa pesan yang ingin disampaikan oleh pengirim sudah selesai.

9. Salam Penutup

Bagian ini berisikan beberapa kata untuk menambah kesantunan ketika hendak mengakhiri komunikasi.

10. Nama, Jabatan, serta Tanda Tangan

Surat resmi akan dinilai sah jika ditandatangani oleh pejabat berwenang dalam suatu lembaga. Beberapa lembaga mewajibkan adanya nomor pegawai di bagian ini.

11. Tembusan

Tembusan adalah bagian yang digunakan untuk memperlihatkan adanya pihak atau orang lain yang juga menerima surat tersebut. Atau, apabila surat tersebut perlu diketahui oleh pihak lain yang tertulis dalam tembusan surat.

Apa Saja Jenis-Jenis Surat Resmi?

Pada dasarnya, terdapat beberapa jenis surat resmi yaitu:

1. Surat Pengantar

Jenis pertama surat resmi adalah surat pengantar yakni dokumen resmi yang mengonfirmasi bahwa seseorang yang membawa surat tersebut telah diberikan tugas atau mandat tertentu dan telah disetujui oleh pihak yang bertanggung jawab.

Surat ini berfungsi sebagai bukti atau validasi bahwa individu tersebut memiliki hak dan wewenang untuk melakukan tugas tersebut. Biasanya surat pengantar diterbitkan oleh organisasi atau instansi tertentu dan dibawa oleh individu yang bertugas sebagai representasi dari institusi tersebut.

2. Surat Perintah Kerja

Surat perintah kerja adalah jenis surat resmi yang berisi instruksi atau arahan yang diberikan kepada pegawai atau bawahan untuk melakukan suatu tugas atau kegiatan tertentu. Tujuannya adalah untuk memberikan petunjuk dan pedoman bagi penerima agar dapat menjalankan tugas yang diberikan dengan baik dan benar.

Surat perintah kerja biasanya diterbitkan oleh atasan atau pihak yang memiliki otoritas dan bertanggung jawab terhadap tugas yang diberikan.

3. Surat Kuasa

Surat Kuasa adalah jenis surat resmi yang menjelaskan tentang pemberian otoritas dan wewenang dari suatu pihak ke pihak lainnya. Tujuannya adalah untuk memungkinkan pihak yang diberikan wewenang untuk melakukan suatu tugas atau kegiatan yang seharusnya dilakukan oleh pihak yang memberikan wewenang (pemberi kuasa).

Surat kuasa biasanya diterbitkan oleh pihak yang tidak mampu atau tidak memiliki waktu untuk melakukan suatu tugas tertentu, sehingga membutuhkan bantuan atau dukungan dari pihak lain. Surat kuasa harus diterbitkan dengan jelas dan rinci, mencantumkan tugas dan wewenang yang diberikan, serta batasan dan tanggung jawab pihak yang diberikan wewenang.

Baca juga: Digitalisasi Dokumen: Contoh dan Manfaatnya bagi Bisnis

4. Undangan Resmi

Undangan resmi adalah jenis surat yang diterbitkan untuk mengundang seseorang acara atau pertemuan formal. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa pihak yang diundang hadir pada waktu dan tempat yang ditentukan.

Undangan resmi biasanya diterbitkan oleh instansi atau organisasi resmi dan memiliki format yang formal. Isinya meliputi detail acara, waktu dan tempat, serta informasi lain yang diperlukan oleh pihak yang diundang.

5. Surat Edaran

Surat edaran adalah jenis surat resmi yang berisi pemberitahuan mengenai kegiatan atau hal tertentu yang ditujukan kepada sekelompok orang atau kalangan tertentu. Tujuannya adalah untuk memberikan informasi dan memastikan bahwa semua pihak yang berkepentingan mendapatkan informasi yang sama dan up-to-date. Surat edaran biasanya diterbitkan oleh perusahaan, organisasi atau instansi pemerintah.

6. Surat Permohonan

Surat permohonan adalah jenis surat resmi yang berisi permintaan dari suatu pihak kepada pihak lain. Isi permintaan bisa berupa hal-hal seperti permintaan informasi, permintaan bantuan, atau permintaan izin. Tujuannya adalah untuk meminta bantuan atau informasi dari pihak lain, dan harapannya pihak yang dituju dapat memberikan jawaban atau bantuan yang dibutuhkan.

7. Surat Keputusan

Surat keputusan adalah jenis surat resmi yang digunakan untuk menyampaikan suatu keputusan dari atasan kepada bawahan atau pihak lain yang terkait. Keputusan ini dapat berhubungan dengan hal-hal yang selama ini belum jelas atau belum ditentukan sehingga harus diumumkan melalui surat.

Tujuannya adalah untuk memberikan petunjuk atau arah yang jelas bagi pihak yang terkait, sehingga dapat menjalankan tugas atau kegiatan dengan benar dan tepat sasaran.

Baca juga: Surat Keputusan: Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Contoh Surat Resmi yang Baik dan Benar

Berikut beberapa contoh surat resmi yang bisa menjadi acuan bagi Anda:

1. Surat Tentang Pelaksanaan Sidang

2. Surat Pemberitahuan OSIS Sekolah

3. Surat Undangan Sekolah untuk Orang Tua

4. Surat Pelayanan Kesehatan

5. Surat Penugasan Karyawan Sekolah

6. Surat Pengantar Pemerintahan

7. Surat Memo dan Nota Dinas

8. Surat Pengantar

9. Surat Edaran Pemerintah

10. Surat Undangan Kedutaan

11. Surat Kuasa

12. Surat Penugasan Karyawan Universitas

13. Surat Dinas Keputusan

14. Surat Perjanjian Kerja Sama

15. Surat Resmi Universitas

Menandatangani surat resmi sangat penting agar surat tersebut dapat diterima sebagai dokumen yang sah. Meskipun demikian, Anda tidak perlu khawatir apabila pihak kedua berada jauh dari jangkauan karena solusi terbaik untuk mengatasi hal ini adalah dengan menggunakan tanda tangan digital yang dapat diterapkan melalui aplikasi AdIns. 

Surat dinas Anda akan lebih aman dan legal dengan tanda tangan digital tersebut. Jangan ragu untuk menghubungi AdIns melalui WhatsApp untuk membuat proses menandatangani surat dinas menjadi lebih mudah. Tim kami siap untuk membantu segala kebutuhan bisnis Anda di dalam dunia digital!