Dokumen karyawan seperti kontrak kerja, formulir administrasi, surat keputusan, hingga dokumen pendukung lainnya akan terus bertambah selama perusahaan beroperasi. Digitalisasi arsip kepegawaian membantu perusahaan menyimpan dokumen tersebut dalam bentuk digital agar lebih mudah dikelola, dicari, dan digunakan saat diperlukan.
Proses digitalisasi juga membantu perusahaan mengurangi ketergantungan pada lemari arsip dan penyimpanan fisik yang membutuhkan ruang. Namun, pemindahan dokumen perlu dilakukan secara terstruktur agar file digital tetap tertata dan aksesnya dapat dikendalikan. Artikel ini akan memberikan penjelasan mengenai manfaat dan cara menerapkannya.
Baca juga: 7 Cara Mengelola Arsip dengan Efektif untuk Bisnis Anda
Apa Itu Digitalisasi Arsip Kepegawaian?
Digitalisasi arsip kepegawaian adalah proses mengubah dan mengelola dokumen karyawan dalam bentuk digital. Arsip yang sebelumnya berupa kertas dapat dipindai, diberi nama dan kategori, kemudian disimpan dalam sistem yang memudahkan pencarian serta pengelolaan dokumen.
Arsip tersebut dapat mencakup kontrak kerja, surat pengangkatan, data administrasi karyawan, surat cuti, dokumen evaluasi, hingga dokumen lain yang berkaitan dengan hubungan kerja. Karena sebagian dokumen mengandung informasi pribadi, perusahaan juga perlu mengatur siapa saja yang berhak mengaksesnya.
Baca juga: 5 Aplikasi Arsip Digital Terbaik untuk Digitalisasi Bisnis Anda
Tujuan dan Manfaat Digitalisasi Arsip Kepegawaian
Digitalisasi bukan sekadar mengganti kertas menjadi file PDF. Pengelolaan yang tepat dapat membantu tim HR menangani arsip dengan lebih teratur. Berikut beberapa manfaatnya:
1. Mempermudah Pencarian Dokumen
Dokumen dapat dikelompokkan berdasarkan nama karyawan, nomor identitas, jenis dokumen, atau kategori lain yang digunakan perusahaan. Tim HR tidak perlu membuka map atau lemari arsip satu per satu ketika membutuhkan dokumen tertentu.
2. Menghemat Ruang Penyimpanan Fisik
Arsip kepegawaian dalam jumlah besar membutuhkan lemari dan ruang khusus. Dengan memindahkan sebagian dokumen ke sistem digital, kebutuhan penyimpanan fisik dapat dikurangi sesuai kebijakan retensi dokumen perusahaan.
3. Membantu Mengatur Akses Dokumen
Tidak semua karyawan perlu memiliki akses terhadap seluruh arsip kepegawaian. Sistem digital memungkinkan perusahaan mengatur hak akses berdasarkan pengguna atau kewenangan sehingga dokumen dapat dikelola dengan lebih terkontrol.
4. Mengurangi Risiko Dokumen Sulit Ditemukan
Dokumen fisik dapat salah ditempatkan, berpindah meja, atau terselip di antara arsip lain. Penyimpanan digital dengan struktur yang konsisten membantu perusahaan mengetahui lokasi dokumen tanpa bergantung pada penyimpanan manual.
5. Mempermudah Pengelolaan Arsip dalam Jumlah Besar
Jumlah dokumen akan bertambah seiring bertambahnya karyawan dan aktivitas administrasi. Sistem digital membuat pengelolaan arsip lebih mudah dikembangkan tanpa harus terus menambah folder dan ruang penyimpanan fisik.
Baca juga: 6 Solusi Masalah Kearsipan untuk Efisiensi Perusahaan
Cara Melakukan Digitalisasi Arsip Kepegawaian Perusahaan
Proses digitalisasi perlu dilakukan dengan aturan yang jelas sejak awal. Tujuannya agar perusahaan tidak sekadar memindahkan arsip lama ke bentuk digital, tetapi juga memiliki sistem penyimpanan yang rapi. Berikut langkah-langkahnya:
1. Inventarisasi Arsip yang Dimiliki
Catat jenis dokumen kepegawaian yang masih disimpan secara fisik dan kelompokkan berdasarkan kategori. Perusahaan juga dapat menentukan dokumen mana yang masih aktif, perlu dipertahankan, atau sudah mengikuti jadwal retensi tertentu.
2. Tentukan Struktur dan Penamaan File
Buat standar penamaan sebelum proses pemindaian dimulai. Contohnya dapat menggunakan nomor karyawan, jenis dokumen, dan tahun sehingga file dapat dikenali tanpa harus membukanya terlebih dahulu.
3. Pindai Dokumen ke Format Digital
Dokumen fisik kemudian dipindai menggunakan scanner dengan kualitas yang cukup untuk menjaga keterbacaan teks. Periksa kembali hasil scan agar tidak ada halaman yang terpotong, terbalik, atau sulit dibaca.
4. Berikan Metadata dan Kategori
Tambahkan informasi seperti nama karyawan, jenis dokumen, tanggal, atau nomor dokumen sebagai metadata. Metadata membantu sistem melakukan pencarian yang lebih spesifik dibanding hanya mengandalkan nama file.
5. Simpan dalam Sistem Manajemen Dokumen
Setelah file siap, arsip dapat dimasukkan ke Document Management System (DMS). Perusahaan kemudian dapat mengatur hak akses, struktur penyimpanan, serta prosedur penggunaan dokumen sesuai kebutuhan internal.
Kelola Arsip Kepegawaian dengan Sistem yang Lebih Terstruktur
Digitalisasi arsip kepegawaian akan lebih efektif jika perusahaan memiliki aturan yang konsisten sejak proses pemindaian hingga penyimpanan. Struktur file, metadata, hak akses, dan prosedur pencarian perlu ditentukan agar dokumen digital tetap mudah dikelola ketika jumlahnya terus bertambah.
Untuk pengelolaan tersebut, AdIns menghadirkan Aplikasi DMS untuk solusi sistem manajemen dokumen digital yang mendukung penyimpanan dan pencarian dokumen menggunakan metadata. AdIns sendiri merupakan penyedia teknologi yang telah berpengalaman lebih dari 2 dekade dalam mendukung digitalisasi bagi seluruh perusahaan di Indonesia.
Sistem Lite DMS dari AdIns sudah dilengkapi fitur enkripsi, watermark, pengaturan tampilan dokumen, proses approval, serta akses melalui browser bagi pengguna yang telah diberi izin. Fitur-fitur tersebut membuat Lite DMS relevan untuk pengelolaan dokumen perusahaan yang membutuhkan struktur penyimpanan sekaligus kontrol akses dalam satu sistem.
Hubungi AdIns sekarang untuk ajukan demo agar sistem yang dipilih sesuai dengan volume dokumen, pola akses, dan kebutuhan pengelolaan internal perusahaan.
