Mengapa Digitalisasi Dokumen Penting dan Apa Saja Contohnya?

Kenapa harus melakukan digitalisasi dokumen? Apakah Anda familiar dengan masalah seperti kertas-kertas menumpuk, invoice hingga faktur pajak memenuhi binder, hingga lemari-lemari kantor yang membutuhkan satu ruangan khusus arsip. Belum lagi butuh waktu ekstra untuk mencari berkas lama maupun menghancurkan berkas yang telah kedaluwarsa?

Jika ya, ini waktunya beralih ke digitalisasi dokumen.Kemajuan teknologi membuat digitalisasi terjadi di segala lini, tak terkecuali dalam proses pengarsipan. Ketika bisnis berjalan cepat, penggunaan media seperti kertas kadang membatasi ruang gerak Anda. 

Apa Itu Digitalisasi Dokumen?

Lalu apa sebenarnya yang dimaksud dengan Digitalisasi Dokumen?

Pada dasarnya, digitalisasi dokumen adalah proses mengubah dokumen yang berbentuk kertas menjadi sebuah format digital menggunakan berbagai alat dan teknik menggunakan serangkaian sistem komputer untuk mengotomatisasi proses atau alur kerja.

Contoh, mencetak invoice dengan printer membutuhkan waktu karena dokumen tersebut harus dikirim ke klien. Anda juga harus memasukkan ke dalam amplop, membuat label, dan menempelkan label pada amplop. Padahal, klien hanya perlu invoice saja kan? Tak jarang amplop berlabel itu hanya berakhir di tempat sampah.

Baca juga: Pengertian Dokumen dan Pentingnya Perubahan Digitalisasi

Sekarang coba bayangkan sebaliknya. Sistem akuntansi sudah berjalan dan terintegrasi dengan pengarsipan digital. Anda bisa mengirimkan invoice kepada klien melalui email, sementara copy invoice otomatis tersimpan dalam sistem. Saat butuh invoice untuk pembuatan faktur pajak, tinggal mencari file saja tanpa harus membuka lemari arsip.

Mudah, cepat, dan praktis. Siapa yang tak menginginkan cara kerja seperti ini?

Kenapa Harus Melakukan Digitalisasi Dokumen?

Sistem manajemen dokumen berbasis digital dewasa ini menjadi andalan berbagai perusahaan yang mengedepankan efisiensi dan efektivitas kerja. Setidaknya ada 7 alasan mengapa Anda perlu memanfaatkan sistem digitalisasi dan manajemen dokumen di perusahaan.

1. Menghemat Waktu 

Anda tidak perlu lagi membongkar lemari arsip hanya untuk menemukan satu file. Cukup akses sistem digitalisasi arsip yang terintegrasi dalam sistem jaringan internal perusahaan, ketik nama file, dan tak sampai hitungan menit Anda sudah mendapatkan yang dicari.

Baca juga: Mengelola Dokumen Lebih Mudah dengan AdIns Document Solution

2. Keamanan Data Terjamin

Tentu tim TI perusahaan akan memasang perangkat keamanan jaringan secara terstruktur. Anda bisa mengontrol siapa saja yang berhak memiliki izin mengakses data dan dokumen tersebut.

Meski semua dokumen tersimpan di server dokumenter pusat, masing-masing divisi perusahaan akan dibatasi aksesnya sehingga mereka hanya dapat membuka arsip terkait kepentingan divisinya saja.

Baca juga: Pentingnya Digitalisasi Arsip Dalam Menunjang Proses Bisnis Berkembang

3. Mempermudah Kontrol Kualitas Dokumen

Pekerjaan yang dibuat belum sesuai? Revisi berulang kali mungkin terjadi. Namun, salah satu kelemahan kertas mencetak file sama hanya untuk dicoret-coret untuk diubah jelas membuang waktu dan uang.

Oleh karena itu, salah satu manfaat melakukan digitalisasi dokumen yaitu kontrol perubahan dokumen jauh lebih mudah, sekaligus ramah lingkungan karena tak banyak kertas terpakai.

4. Membuat Kolaborasi Lebih Efektif

Penyimpanan file dalam sistem juga membuat kolaborasi antarpengguna lintas divisi lebih mudah. Anda tidak usah mengirimkan kertas berisi informasi penting ke rekan kerja lainnya. Tinggal berbagi file sama dari sistem pengarsipan. Modifikasi dan mengelola dokumentasi jauh lebih efektif kan?

5. Memudahkan Pemrosesan Dokumen

Lupakan mesin pemindai atau scanner biasa. Anda bisa mengandalkan perangkat pengarsipan digital yang memiliki fitur andal seperti OCR untuk membaca teks dari sebuah dokumen. Proses capture (rekam/tangkap) dan extract data dari file berupa kertas pun lebih mudah, sekaligus terintegrasi dalam sistem manajemen dokumen.

Baca juga: Apa itu Layanan Data Capture

6. Mengandalkan Meta Data dalam Proses Pencarian

Keuntungan berikutnya, sistem manajemen dokumen digital sudah menerapkan pengindeksan dengan meta data. Cara ini memudahkan Anda saat mencari file tanpa perlu menelusuri folder satu per satu.

Baca juga: Apa itu Layanan Pemrosesan Data (Data Processing)

7. Terintegrasi dalam Sistem Lainnya

Saat ini perangkat pengarsipan digital dapat terintegrasi dengan sistem lain yang dimiliki perusahaan, misalnya CRM, ERP, email, dan web. Anda pun bisa leluasa mengirim maupun mendistribusikan file. Selain itu, sistem ini memungkinkan pemulihan arsip dalam waktu singkat karena setiap data tercatat rapi dan terenkripsi.

Contoh Aplikasi Digitalisasi Dokumen

Deretan alasan di atas meneguhkan pernyataan bahwa sistem digitalisasi dokumenadalah kunci efektif membangun proses bisnis yang efektif dan efisien.

Salah satu contoh aplikasi yang dapat membantu perusahaan Anda melakukan digitalisasi digital adalah LiteDMS (Document Management System) dari AdiIns. Aplikasi ini memudahkan Anda mencari dan menemukan dokumen asli dengan lebih cepat sehingga Anda lebih fokus pada kompetensi bisnis inti kerena berkurangnya tugas-tugas administratif.

Tidak hanya itu, LiteDMS juga menawarkan sistem keamanan akses dokumen digital yang lebih baik karena menggunakan watermark dan enkripsi file.

Tunggu apa lagi, jadikan Aplikasi LiteDMS dari AdIns sebagai andalan untuk menata dokumen sekaligus mengintegrasikannya dalam sistem perusahaan Anda.

Berminat mencoba software ini sekarang? Hubungi kami sekarang!!