Dokumen Digital: Pengertian, Keuntungan, dan Contohnya

Dokumen Digital: Pengertian, Keuntungan, dan Contohnya

Di era yang sudah serba digital seperti sekarang, dokumen digital telah menjadi salah satu bagian penting dalam administrasi dan operasional bisnis. Untuk mengefisienkan waktu, biasanya perusahaan sudah menerapkan sistem yang menggunakan dokumen digital untuk administrasi dan operasionalnya.

Melalui artikel ini, Anda akan mempelajari mengenai apa yang dimaksud dengan dokumen digital secara lebih mendalam. Selain itu, Anda juga akan dapat mengetahui mengenai apa saja keuntungan dari menggunakan dokumen digital. Mari simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!

Pengertian Dokumen Digital

Dokumen digital adalah dokumen yang dapat dibaca tanpa kertas dalam bentuk aslinya. Salah satu contohnya adalah faktur yang diterima dalam bentuk PDF melalui email. Baik sebagai pengirim atau penerima, Anda dapat dengan mudah menafsirkan data yang disertakan di dalam dokumen digital. Hal tersebut membuatnya cukup mudah untuk memasukkan informasi yang ada di dalam dokumen digital ke dalam ERP perusahaan atau sistem lain hanya dengan melihatnya.

Dokumen digital sangat mirip dengan dokumen biasa yang ditulis di kertas. Meskipun dokumen digital hanya dapat dilihat pada perangkat elektronik, tetapi tampilannya hampir sama seperti pada dokumen pada selembar kertas. Oleh karena itu, bahkan ketika sebuah perusahaan menerima dokumen digital, dokumen tersebut biasa untuk dicetak.

Mencetak dokumen digital menjadi dokumen yang ada di atas kertas seringkali merupakan cara sebuah dokumen dikirim secara internal. Sebagai contoh, memindahkan faktur dari divisi operasi ke divisi akuntansi. Namun, hal tersebut malah tidak begitu ideal karena hanya akan menghasilkan arsip yang tidak efisien. Akan jauh lebih baik jika Anda mengirim dan menyimpan dokumen tersebut secara digital juga, seperti dikirim menggunakan email dan disimpan di dalam cloud.

Mengirim dan menyimpan dokumen secara digital memungkinkan semua catatan perusahaan dapat dicari secara instan, yang pada akhirnya menghemat waktu dan uang dari perusahaan. Dengan mendigitalkan dokumen, perusahaan dapat memiliki komunikasi yang lebih baik di antara tim, dan dapat membantu menjamin data yang paling rahasia tetap aman. Terlebih lagi, dengan dokumen digital, Anda tahu di mana informasi berada setiap saat dan dapat mengakses atau melacak dokumen tersebut dari mana saja secara virtual.

Baca Juga: Mengapa Digitalisasi Dokumen Penting dan Apa Saja Contohnya?

Jenis-Jenis Dokumen Digital

Berikut ini beberapa jenis dokumen digital yang sering digunakan dalam konteks perusahaan:

1. Microsoft Word Document (DOC)

Dokumen berformat doc memiliki tampilan yang menyerupai kertas dan dapat diedit dengan mudah menggunakan komputer, laptop, atau ponsel.

2. Portable Document Format (PDF)

Dokumen digital berikutnya adalah PDF. Selain dapat digunakan untuk menyimpan berkas dua dimensi, PDF juga mampu menyimpan dokumen tiga dimensi. PDF seringkali disukai oleh banyak instansi karena kontennya yang tidak dapat diedit tanpa menggunakan aplikasi atau situs web konversi tambahan.

3. Plain Text (TXT)

Teks polos atau plain text adalah dokumen yang hanya berisi teks tanpa adanya kode pemrograman komputer. Format file ini biasanya dihasilkan saat menyimpan berkas dari aplikasi pengolah teks sederhana seperti notepad.

4. Hypertext Markup Language (HTML)

HTML merupakan berkas yang mengandung kode dan bahasa pemrograman, yang digunakan untuk membuat berbagai hal seperti website, aplikasi, dan lainnya. Berkas ini dapat diakses melalui aplikasi mesin pencari seperti Google Chrome dan Opera Mini.

5. Joint Photographic Experts Group (JPG/JPEG)

JPG adalah format berkas yang memuat gambar yang telah dikompresi sehingga ukurannya menjadi relatif kecil. Meskipun dapat dimasukkan ke dalam dokumen lain seperti Word, gambar yang disimpan dalam format ini umumnya tidak dapat diedit.

Baca Juga: 9 Contoh Dokumen Digital beserta Manfaatnya

Contoh Dokumen Digital

Dapat dikatakan bahwa kemajuan teknologi telah menjadikan dokumen digital sebagai salah satu pelengkap yang berguna untuk memudahkan pekerjaan serta meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan efektivitas komunikasi dalam lingkungan profesional atau pribadi. Dokumen digital memang merevolusi cara kita mengelola, menyimpan, dan mendistribusikan kepada pengguna lain. Agar lebih jelas lagi mengenai hal tersebut kami sudah menyiapkan contoh dokumen digital untuk Anda agar dapat memahaminya.

1. Dokumen Teks

Contoh yang pertama adalah dokumen teks yang berupa surat, laporan, atau catatan khusus dengan format doc, docx yang diolah dengan Microsoft Word. Format lainnya adalah txt dan pdf.

2. Dokumen Grafis

Dokumen ini merupakan sebuah ilustrasi, desain grafis, brosur, kartu nama, poster, dan sebagainya dengan format psd artinya diolah menggunakan Adobe Photoshop, atau Adobe Illustrator yang menghasilkan format ai.

3. Dokumen Digital Berbasis Web

Dokumen yang satu ini dapat dioperasikan melalui browser web untuk keperluan informasi secara daring. Anda dapat menemukan formatnya dalam bentuk HTML yang biasanya memuat artikel, atau gambar.

4. Dokumen Berbentuk Database

Dokumenseperti ini biasanya untuk kebutuhan perusahaan dalam mengelola informasi terkait bisnis mereka. Format dokumen ini berisikan data yang terstruktur dan dapat diakses oleh mereka yang memiliki otorisasi akses serta dapat melakukan perubahan atau penyuntingan dan menyimpannya.

5. Rekam Medis Digital

Teknologi informasi tentu membawa banyak perubahan dan juga menyentuh bidang kesehatan. Mengenai hal tersebut, kini telah terjadi perubahan terhadap penggunaan rekam medis yang awalnya dalam bentuk fisik kemudian ditransformasikan ke bentuk digital. Tujuannya agar aksesibilitas dan keterjangkauan menjadi lebih mudah dan cepat. Selain itu, keamanan dan ketersediaan, serta kerahasiaan dari dokumen tersebut selalu terjaga.

6. Memo Internal dalam Bentuk Digital

Memo digital berguna untuk menyampaikan informasi dan arahan terhadap setiap karyawan sehingga komunikasi bisnis menjadi lebih efektif dan konsisten. Banyak manfaat yang didapatkan dari penggunaan memo digital ini dan salah satunya adalah hemat biaya karena tidak ada penggunaan kertas atau tinta dan biaya lainnya.

7. Form Digital

Contoh dokumen digital lainnya adalah form digital yang merujuk pada sebuah kegiatan interaktif yang disiapkan oleh pihak tertentu untuk diisi oleh sejumlah orang atau target demi kepentingan bisnis atau lainnya. Penggunaan dokumen ini menjadi lebih efektif sehingga tidak perlu dibagikan secara manua, tetapi dapat diunduh atau dibagikan melalui link khusus.

8. Portable Document Format (PDF)

PDF adalah sebuah dokumen digital yang dibuat menggunakan Adobe System. Tidak hanya mampu merepresentasikan dokumen dua dimensi, kini Anda juga bisa menyimpan dokumen tiga dimensi dengan menggunakan Adobe Acrobat 3D. Keunggulan menyimpan dokumen menggunakan PDF adalah dapat diberikan kata sandi supaya lebih aman.

9. MPEG-1 Audio Layer 3 (MP3)

Bagi masyarakat Indonesia, tentu istilah MP3 sudah tidak asing lagi. Karena, file yang berbentuk audio dengan format berukuran kecil ini umumnya digunakan untuk mendengarkan musik oleh semua lapisan masyarakat.

Manfaat Dokumen Digital

Dokumen Digital, Dokumen Digital: Pengertian, Keuntungan, dan Contohnya, Advance Innovations

Dokumen digital tentu saja memberikan manfaat yang signifikan dan aksesibilitas yang mudah serta sangat efektif sehingga memungkinkan kolaborasi oleh rekan kerja untuk melakukan penyuntingan secara real-time, memberikan komentar, dan melacak revisi dengan konsisten. Lingkungan kerja sangat diuntungkan dengan adanya penggunaan dokumen digital. Lebih jelasnya dalam bagian ini kami menjelaskan apa saja manfaat dari penggunaan dokumen digital.

1. Keamanan yang Lebih Baik

Keuntungan pertama yang dapat Anda rasakan ketika menggunakan dokumen digital adalah tingkat keamanannya yang lebih baik dibandingkan dokumen fisik. Adapun langkah-langkah yang diterapkan untuk menjaga dokumen digital tetap utuh,selalu tersedia, dan tidak hilang atau rusak.

Langkah pertama yang dapat dilakukan adalah menerapkan otorisasi akses yang berbeda ke setiap pengguna agar dapat menghindari penyalahgunaan atau hal lain yang tidak diinginkan terjadi. Selain itu, setiap dokumen dapat dienkripsi dengan menggunakan algoritma sehingga dapat menjaga kerahasiaan informasi di dalamnya. Dokumen juga dapat dibuat salinannya agar jika terjadi kerusakan atau kehilangan masih ada pengganti yang dapat digunakan.

2. Menghemat Biaya

Dokumen digital membantu perusahaan atau individu untuk menghemat biaya dalam mengelola dan mencari dokumen. Anda tidak perlu mengeluarkan biaya untuk mencetak, membeli tinta, menyiapkan tempat penyimpanan dan sebagainya. Dokumen lebih mudah untuk didistribusi ke pengguna lain tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan. Di sisi lain, Anda tidak lagi membutuhkan kertas dan mengurangi ketergantungan atas kertas dalam pekerjaan sehari-hari. Langkah ini termasuk ramah lingkungan.

3. Menghemat Waktu

Menggunakan dokumen digital terbukti dapat menghemat waktu secara signifikan dalam melakukan pekerjaan. Tentu saja mengenai aksesibilitas serta proses pencarian menjadi lebih mudah dan cepat. Hal itu karena keterlibatan teknologi yang menerapkan kemampuan dalam pencarian teks sehingga kata kunci yang diinput segera dieksekusi dan dicocokkan dengan semua dokumen dalam direktori.

Dokumen digital juga sangat efisien dalam hal koordinasi secara real-time sehingga beberapa pengguna dapat bekerja menggunakan dokumen yang sama dalam waktu bersamaan. Hal ini termasuk juga terkait penyuntingan dan revisi pada dokumen tertentu yang digunakan sehingga banyak waktu yang dapat dihemat dan berjalan sesuai waktu

4. Pencadangan Dokumen yang Lebih Aman

Keuntungan lainnya dalam menggunakan dokumen digital adalah dapat dicadangkan dengan mudah di berbagai tempat sehingga dapat mencegah terjadinya kehilangan, atau kerusakan. Kecanggihan teknologi telah memudahkan dalam melakukan pencadangan otomatis serta setiap dokumen dienkripsi sebelum disimpan. Selain itu, proses pemulihan dapat dilakukan dengan lebih cepat.

5. Koordinasi Menjadi Lebih Mudah

Manfaat yang terakhir dari penjelasan kami adalah kemudahan yang dapat Anda nikmati dalam melakukan koordinasi antara rekan kerja terkait dokumen tertentu. Dokumen tidak perlu dicetak, atau dikirim sebab melalui komputer semua dapat dilakukan secara real-time. 

Baca Juga: Pemalsuan Tanda Tangan: Cara Melaporkan dan Sanksi Hukumnya

Kerja Lebih Efisien dengan AdIns Digital Signature

Apabila Anda ingin mengubah sistem dokumen di kantor menjadi digital, maka sebaiknya persiapkan Tanda Tangan Elektronik (TTE) tersertifikasi untuk menandatangani dokumennya. Jika Anda membutuhkan TTE tersertifikasi, gunakan saja Digital Signature dari AdIns. Selain itu, Anda juga bisa menggunakan layanan Document Management System yang dapat memudahkan pengelolaan seluruh data di perusahaan dapat diakses kapan pun serta di mana pun. Segala hal yang berurusan dengan bisnis Anda akan menjadi lebih mudah, bukan? Hubungi kami di sini untuk mendapatkan informasi lebih lanjut!

Dokumen Digital, Dokumen Digital: Pengertian, Keuntungan, dan Contohnya, Advance Innovations

Author :

Ad-Ins

Published date :

25 Januari 2023