Double Entry: Pengertian, Cara Kerja, Keunggulan dan Kelemahannya

Apakah Anda pernah mendengar istilah double entry? Jika tidak, istilah ini sebenarnya berkaitan dengan salah satu metode yang digunakan untuk menunjang proses pembukuan dalam dunia akuntansi. Untuk lebih memahami metode ini, baca artikel ini selengkapnya dan temukan fakta-fakta dari double entry yang akan memudahkan pembukuan pada perusahaan Anda!

Apa itu Pembukuan Double Entry?

Double entry adalah metode akuntansi yang mengharuskan setiap transaksi bisnis dicatat dalam dua rekening yang berbeda. Setiap transaksi yang dicatat akan memengaruhi dua rekening yang berbeda dalam suatu sistem akuntansi. Metode harus ini memastikan bahwa setiap transaksi bisnis dicatat secara akurat dan memberikan dasar bagi verifikasi yang efektif dan pelacakan keuangan.

Selain itu, double entry juga membantu memastikan bahwa informasi keuangan yang dihasilkan akurat. Dengan kata lain, cara ini hendak memastikan bahwa jurnal dan buku besar memperlihatkan gambaran yang benar dan akurat dari situasi keuangan perusahaan. Sistem ini juga membantu dalam mengidentifikasi kesalahan atau kecurangan yang mungkin terjadi dalam proses akuntansi.

Baca juga: 9 Cara Kerja Data Entry yang Harus Anda Ketahui

Bagaimana Cara Kerja Pembukuan Double Entry?

Pertama, setiap transaksi bisnis harus dikenali dan diidentifikasi. Misalnya, jika sebuah perusahaan membeli barang, transaksi ini harus dikenali dan diidentifikasi sebagai pembelian barang. Kemudian, dua rekening yang sesuai dengan transaksi harus dipilih. Dalam hal ini, rekening “persediaan” dan “kas” akan digunakan.

Kemudian, informasi tentang transaksi tersebut dicatat dalam jurnal. Jumlah uang yang masuk ke rekening debit dan jumlah uang yang keluar dari rekening kredit harus dimasukkan ke dalam jurnal. Setelah informasi dicatat dalam jurnal, jumlah debit dan kredit pada akhir setiap periode harus dihitung untuk memastikan bahwa jumlah debit dan kredit sama.

Setelah itu, informasi dari jurnal harus digabungkan ke dalam buku besar untuk membuat gambaran yang lebih luas tentang situasi keuangan perusahaan. Buku besar ini kemudian digunakan untuk menyusun laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan perubahan posisi keuangan.

Jadi, pembukuan double entry memastikan bahwa setiap transaksi bisnis dicatat dengan benar dan memastikan bahwa informasi keuangan yang dihasilkan akurat. Sistem ini juga membantu dalam mengidentifikasi kesalahan atau kecurangan yang mungkin terjadi dalam proses akuntansi.

Baca juga: Tugas Pekerjaan Data Entry dalam Perusahaan

Apa Saja Keunggulan dan Kelemahan dari Pembukuan Double Entry?

Setiap metode pembukuan dalam akuntansi pastinya memiliki kelebihan dan kekurangan. Berikut adalah sederet keunggulan dan kelemahan yang perlu Anda ketahui mengenai metode double entry!

Keunggulan Double Entry

Meskipun terlihat kompleks, metode double entry sebenarnya memiliki keunggulan yang bisa memudahkan pembukuan Anda kedepannya. Berikut adalah beberapa keunggulannya:

1. Tingkat Keakuratan

Keakuratan dalam metode akuntansi double entry didasarkan pada prinsip bahwa setiap transaksi bisnis harus dicatat dalam dua rekening yang berbeda. Ini memastikan bahwa setiap transaksi bisnis dicatat dengan benar dan meminimalkan kesalahan atau kecurangan dalam proses akuntansi.

Ketika Anda menggunakan metode double entry dengan memasukkan informasi tentang setiap transaksi bisnis ke dalam dua rekening yang berbeda, setiap kredit harus seimbang dengan setiap debit. Jika tidak seimbang, itu menunjukkan adanya kesalahan dalam catatan atau pembukuan.

Hal ini dapat mempermudah identifikasi dan koreksi kesalahan secepat mungkin, memastikan bahwa informasi keuangan yang disediakan akurat dan dapat diandalkan.

2. Memudahkan untuk Melakukan Verifikasi

Keunggulan berikutnya adalah penggunaan metode double entry secara tidak langsung akan mempermudah Anda dalam melakukan pelacakan dan verifikasi informasi keuangan. Hal ini memastikan bahwa informasi keuangan yang disediakan akurat dan dapat dipercayai, dan mempermudah proses pengambilan keputusan bisnis yang didasarkan pada informasi keuangan yang akurat dan tepercaya.

3. Bersifat Transparan

Keunggulan lain dari penerapan metode double entry adalah dapat mempermudah Anda untuk memantau dan memastikan bahwa informasi keuangan yang disediakan akurat dan dapat dipercayai.

Sistem ini juga memastikan bahwa informasi keuangan yang tercatat dengan transparan dan mudah dipantau, sehingga meminimalkan risiko kecurangan atau kesalahan dalam pencatatan transaksi bisnis.

4. Dinilai Lebih Efisien

Metode double entry dinilai lebih efisien karena memastikan bahwa setiap transaksi bisnis dicatat dalam dua rekening yang berbeda. Ini mempermudah pelacakan dan verifikasi informasi keuangan, mempermudah proses pengambilan keputusan bisnis yang didasarkan pada informasi keuangan yang akurat dan tepercaya.

Dengan menggunakan metode double entry, informasi keuangan yang disediakan terbukti akurat dan dapat dipercaya, sehingga mempermudah proses pengambilan keputusan bisnis yang didasarkan pada informasi keuangan yang akurat dan tepercaya.

Sistem ini juga mempermudah proses audit internal dan eksternal, memastikan bahwa semua informasi keuangan yang dibutuhkan tersedia dan mudah diakses. Hal ini dapat memastikan bahwa proses pengambilan keputusan bisnis lebih efisien dan cepat, dan meminimalkan risiko kesalahan atau kecurangan dalam pencatatan transaksi bisnis.

5. Perlindungan dari Kecurangan

Metode double entry dapat meminimalisir kesalahan hingga kecurangan yang mungkin saja terjadi ketika proses pembukuan. Pada dasarnya, hal ini dikarenakan metode ini menggunakan cross-checking, yaitu proses verifikasi dan pemeriksaan yang dilakukan untuk memastikan bahwa setiap transaksi dicatat dengan benar pada akun yang sesuai. 

Cross-checking dilakukan dengan membandingkan catatan debit dan kredit untuk setiap transaksi. Ini memastikan bahwa jumlah debit dan kredit seimbang, menunjukkan bahwa setiap transaksi dicatat dengan benar. Proses cross-checking ini membuat lebih sulit untuk melakukan manipulasi atau kecurangan dalam pembukuan, membantu memastikan akurasi dan integritas dalam pembukuan.

Baca juga: Apa yang Dimaksud dengan Data Primer dan Data Sekunder?

Kelemahan Double Entry

Selain keunggulan, metode double entry tentu saja memiliki sejumlah kekurangan yang tidak serta merta mengurangi nilai unggulnya. Berikut kelemahan metode ini yang perlu Anda pertimbangkan sebelum menerapkan pada pembukuan!

1. Dinilai Sangat Kompleks

Metode double entry dinilai lebih kompleks dan membutuhkan pemahaman lebih dalam sehingga penerapan metode ini akan menjadi sulit untuk dipahami oleh orang yang tidak berpengalaman dalam bidang akuntansi.

Jadi, pastikan pihak yang bertanggung jawab mengenai pembukuan dan benar-benar paham tentang prinsip akuntansi.

2. Membutuhkan Lebih Banyak Waktu dan Tenaga 

Membutuhkan waktu dan tenaga lebih merupakan kelemahan yang akan Anda rasakan apabila menerapkan metode double entry dalam pembukuan. Prosedur sistem ini dinilai rumit dan membutuhkan waktu yang lebih, karena setiap transaksi harus dicatat pada dua akun yang berbeda, yang memerlukan waktu dan tenaga yang cukup besar untuk memastikan akurasi dalam pembukuan.

Mengenai proses cross-checking, harus benar-benar dilakukan secara rutin untuk memastikan akurasi dalam pembukuan. Tentunya proses ini membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup besar.

3. Biaya Tambahan

Metode double entry memiliki kelemahan yang mana berkaitan dengan biaya tambahan. Metode ini memerlukan catatan yang rumit pada dua akun yang berbeda untuk setiap transaksi, yang membutuhkan investasi biaya tambahan untuk menyediakan peralatan dan sumber daya yang dibutuhkan.

Tidak berhenti di situ saja, sistem ini juga membutuhkan biaya untuk tenaga kerja Anda nantinya. Anda akan memerlukan tenaga kerja yang cukup besar dan membutuhkan pemahaman yang baik tentang akuntansi dan prosedur yang rumit, sehingga perusahaan mungkin harus mengeluarkan biaya tambahan untuk menyediakan tenaga kerja yang kompeten dan terlatih.

Hal yang terakhir adalah biaya software pendukung metode double entry. Software ini sebenarnya opsional dan tidak selalu dibutuhkan pada setiap perusahaan. Namun, Anda mungkin perlu mengeluarkan biaya untuk membeli software pembukuan yang kompatibel dengan metode ini.

Salah satu contoh software yang dimaksud seperti layanan Docupro dari AdIns. Docupro sebagai layanan document processing system akan membantu Anda dalam proses pengentrian data dalam proses pembukuan.

Layanan Docupro dari AdIns akan menyediakan tenaga ahli yang sudah terkualifikasi sehingga dapat mempercepat dan memudahkan entri data perusahaan Anda. Ini saatnya bagi Anda untuk meminimalisir human error dengan layanan Docupro dari AdIns!