Fungsi Invoice dalam Bisnis yang Wajib Dipahami beserta Jenis dan Contohnya

Fungsi Invoice dalam Bisnis yang Wajib Dipahami beserta Jenis dan Contohnya

Pengelolaan keuangan menjadi aspek yang krusial dan harus diatur dengan baik. Salah satu instrumen yang membantu menjaga keteraturan keuangan perusahaan adalah invoice. instrumen ini bukan hanya sebuah kertas atau dokumen biasa, melainkan menjadi alat penting yang memastikan transaksi bisnis berjalan dengan lancar. 

Dalam artikel ini, AdIns akan membahas secara mendalam mengenai fungsi invoice, format penulisannya, serta jenis dan contoh invoice yang umum digunakan sehingga Anda dapat dengan mudah untuk membuatnya. Agar Anda membuatnya dengan benar dan mudah, baca sampai habis artikel di bawah ini!

Apa Itu Invoice?

Invoice, atau juga sering disebut faktur merupakan dokumen resmi yang berisi rincian pembelian atau penjualan suatu produk maupun jasa. Dokumen ini mencakup informasi seperti harga, jumlah, tanggal transaksi, dan data pembeli atau penjual. Sebagai bukti transaksi tertulis, invoice memberikan kejelasan mengenai transaksi bisnis yang terjadi di antara dua pihak.

Baca juga: Apa Itu Letter of Credit? Fungsi, Jenis, dan Mekanismenya

Fungsi Invoice

Invoice atau faktur memiliki peran yang sangat penting dalam kegiatan bisnis, terutama dalam menjaga keteraturan keuangan. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari invoice.

1. Pencatatan Transaksi

Fungsi pertama ialah sebagai catatan resmi setiap transaksi bisnis. Dalam invoice yang mencantumkan detail pembelian atau penjualan, membuat perusahaan dapat dengan mudah melacak dan merekam setiap aktivitas bisnis. Hal ini membantu dalam pengelolaan keuangan dan memudahkan proses audit.

Baca juga: Pengertian Double Entry beserta Cara Kerja, Keunggulan, dan Kelemahannya

2. Bukti Pembayaran

Sebagai bukti tertulis, invoice menjadi bukti transaksi perusahaan atau individu dengan sah. Baik pembeli maupun penjual dapat menggunakan invoice sebagai dasar untuk membuktikan bahwa pembayaran telah diterima atau dilakukan. Hal tersebut memberikan keamanan dan kejelasan dalam setiap transaksi, dan mencegah terjadinya sengketa di kemudian hari.

3. Memudahkan Pelacakan Keuangan

Perusahaan dapat dengan mudah melacak aliran kas dan menganalisis kinerja keuangan melalui pencatatan yang dirangkum dalam invoice. Informasi tersebut membantu manajemen dalam membuat keputusan keuangan yang lebih tepat dan strategis.

4. Memastikan Pembayaran Tepat Waktu

Fungsi Invoice selanjutnya adalah untuk menyertakan tanggal jatuh tempo pembayaran yang disepakati antara penjual dan pembeli. Hal ini membantu perusahaan memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu, dan menjadi pengingat untuk pembeli bahwa ada pembayaran yang belum terselesaikan. 

5. Basis untuk Pajak

Informasi yang terdapat dalam invoice menjadi dasar untuk perhitungan pajak perusahaan. Adanya rincian harga, jumlah, dan data transaksi lainnya membuat invoice memberikan informasi yang diperlukan untuk menghitung kewajiban pajak dengan akurat sesuai dengan regulasi perpajakan yang berlaku.

Format Penulisan Invoice

Untuk memastikan invoice efektif dan mudah dipahami, berikut adalah beberapa elemen yang perlu diperhatikan dalam format penulisan invoice.

  • Informasi Penjual dan Pembeli: Nama, alamat, dan kontak penjual dan pembeli harus tercantum dengan jelas.
  • Nomor Invoice: Setiap invoice harus memiliki nomor unik untuk memudahkan pelacakan.
  • Deskripsi Barang atau Jasa: Rincian barang atau jasa yang dipesan harus dijelaskan secara detail.
  • Harga dan Jumlah: Harga per unit, jumlah barang atau jasa, dan total pembayaran harus tertera dengan jelas.
  • Tanggal Transaksi dan Jatuh Tempo Pembayaran: Tanggal transaksi dan batas waktu pembayaran wajib untuk dicantumkan.

Jenis Invoice

Mempunyai beberapa jenis sesuai tujuannya, berikut tiga jenis invoice yang umum ditemukan.

1. Invoice Biasa

Invoice biasa atau standar digunakan untuk mencatat transaksi penjualan atau pembelian barang atau jasa. Ini mencakup informasi lengkap seperti deskripsi barang, jumlah, harga per unit, total pembayaran, serta informasi penjual dan pembeli. 

2. Invoice Konsuler

Invoice konsuler digunakan dalam transaksi internasional, khususnya untuk ekspor. Dokumen ini diterbitkan oleh otoritas konsuler atau kedutaan besar negara pengekspor dan menjamin bahwa barang atau jasa yang disebutkan dalam invoice telah memenuhi persyaratan dan standar yang berlaku di negara tujuan. 

3. Invoice Proforma

Invoice proforma merupakan dokumen yang diterbitkan sebelum transaksi sebenarnya terjadi. Ini berisi rincian mengenai barang atau jasa yang akan dibeli atau dijual, termasuk harga perkiraan, kondisi pembayaran, dan persyaratan lainnya.

Contoh Invoice

Agar tidak kebingungan untuk membuat invoice yang baik dan benar, berikut beberapa contoh invoice yang dapat Anda gunakan.

1. Invoice Pembayaran

fungsi invoice, Fungsi Invoice dalam Bisnis yang Wajib Dipahami beserta Jenis dan Contohnya, Advance Innovations

Fungsi Invoice pembayaran digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran yang telah dilakukan. Ini mencakup rincian pembayaran, tanggal pembayaran, dan metode pembayaran yang digunakan.

2. Invoice Tagihan

fungsi invoice, Fungsi Invoice dalam Bisnis yang Wajib Dipahami beserta Jenis dan Contohnya, Advance Innovations

Invoice tagihan diterbitkan oleh pihak penjual kepada pembeli untuk mencatat jumlah yang harus dibayar. Ini mencakup informasi tentang barang atau jasa yang telah diberikan dan total tagihan yang harus diselesaikan.

3. Invoice Penjualan

fungsi invoice, Fungsi Invoice dalam Bisnis yang Wajib Dipahami beserta Jenis dan Contohnya, Advance Innovations

Invoice penjualan mencatat transaksi penjualan secara umum. Ini mencakup informasi tentang barang atau jasa yang dijual, jumlah, harga, dan total pembayaran. Diterbitkan kepada pembeli sebagai bukti pembelian diterima.

4. Invoice DP (Uang Muka)

fungsi invoice, Fungsi Invoice dalam Bisnis yang Wajib Dipahami beserta Jenis dan Contohnya, Advance Innovations

Invoice DP digunakan untuk mencatat pembayaran uang muka atau deposit yang diberikan oleh pembeli sebagai tanda jadi atau untuk memesan barang atau jasa. Berisi rincian jumlah uang muka dan tanggal pelunasan yang diharapkan.

5. Invoice E-Commerce

fungsi invoice, Fungsi Invoice dalam Bisnis yang Wajib Dipahami beserta Jenis dan Contohnya, Advance Innovations

Invoice e-commerce digunakan dalam transaksi online. Ini mencakup detail pesanan, informasi pengiriman, dan metode pembayaran. Diterbitkan secara otomatis setelah pembeli menyelesaikan pembelian online.

6. Invoice Pesawat

fungsi invoice, Fungsi Invoice dalam Bisnis yang Wajib Dipahami beserta Jenis dan Contohnya, Advance Innovations

Invoice pesawat diterbitkan oleh maskapai penerbangan atau penyedia layanan pembeliannya kepada penumpang sebagai bukti transaksi pembayaran tiket. Ini mencakup rincian penerbangan, tarif, dan informasi penumpang.

Melalui penjelasan di atas, tentunya Anda sudah memahami apa fungsi invoice yang keberadaanya sangat penting bagi individu maupun sebuah perusahaan. Salah satu solusi untuk mempermudah pembuatan invoice pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi DMS dari AdIns

Aplikasi Document Management System (DMS) dirancang untuk membuat manajemen dokumen menjadi lebih mudah dan efisien sehingga perusahaan dapat dengan cepat mengelola dan melacak invoice, menyimpannya secara terpusat, serta meningkatkan efisiensi dalam proses keuangan. Kelebihan lainnya termasuk kemampuan untuk mengakses dokumen secara daring dan pengamanan data yang kuat.

Melalui integrasi yang mudah dan fitur yang lengkap, aplikasi DMS dapat menjadi solusi terbaik untuk meningkatkan produktivitas dan keteraturan bisnis Anda. Jangan ragu untuk menghubungi tim kami untuk informasi lebih lanjut dan konsultasi yang lebih mendalam. Ajukan demo sekarang juga!

fungsi invoice, Fungsi Invoice dalam Bisnis yang Wajib Dipahami beserta Jenis dan Contohnya, Advance Innovations

Author :

Ad-Ins

Published date :

05 Februari 2024