7 Manfaat Digitalisasi Dokumen yang Wajib Business Owner Pahami

Teknologi selalu hadir membawa banyak kemudahan bagi penggunanya. Itulah alasan mengapa perusahaan mulai beralih ke digitalisasi dokumen pada saat ini. Mereka telah merasakan manfaat digitalisasi dokumen yang begitu signifikan dalam setiap aspek pekerjaan. Perusahaan justru akan tertinggal dalam banyak hal apabila tidak menerapkan teknologi ini.

Apa Itu Digitalisasi Dokumen?

Digitalisasi dokumen merupakan langkah pengalihan dokumen dari format cetak ke format digital. Semua dokumen tidak lagi disimpan di dalam lemari arsip, tetapi di dalam memori perangkat elektronik, baik komputer, laptop, bahkan smartphone. Proses digitalisasi dokumen memerlukan software scanning dan scanner agar file cetak bisa diubah menjadi bentuk digital yang bisa dibaca oleh mesin komputer. 

Tujuan yang dicapai dari langkah digitalisasi dokumen adalah pembuatan arsip atau koleksi pustaka digital. Ada pun fungsinya adalah meningkatkan efisiensi pekerjaan, mengoptimalkan arsip penyimpanan, dan meningkatkan keamanan data dari bencana alam atau bencana yang tak terduga.

Sudah banyak perusahaan mengimplementasikan digitalisasi dokumen dalam pekerjaannya. Dokumen digital tidak hanya dibuat untuk keperluan internal atau antar departemen dalam perusahaan. Mereka juga menerapkan digitalisasi dokumen saat berhubungan dengan klien atau konsumen. Contohnya, pemilik apartemen mengirimkan tagihan listrik kepada tenant melalui e-mail daripada mengirim lewat kantor pos.

7 Manfaat Digitalisasi Dokumen bagi Perusahaan

Digitalisasi dokumen erat kaitannya dengan istilah paperless yang mulai populer sejak pandemi COVID-19. Banyak orang mengira digitalisasi dokumen bermanfaat untuk mengurangi penyebaran penyakit sekaligus menyelamatkan lingkungan dengan mengurangi limbah kertas, padahal manfaatnya lebih besar dari itu.

Perusahaan justru merasakan segudang manfaat yang lebih dalam dari penerapan digitalisasi dokumen. Apa saja manfaat digitalisasi dokumen dalam seluruh aspek pekerjaan mereka?

1. Meningkatkan Kualitas Pekerjaan

Kualitas pekerjaan karyawan dalam perusahaan makin meningkat dengan adanya digitalisasi dokumen. Mereka lebih efisien dan konsisten selama bekerja karena kemudahan yang ditawarkan oleh langkah digitalisasi ini.

Kualitas hasil pekerjaan yang baik membuat proses bisnis pun berjalan lancar. Perusahaan pun mengalami kemajuan dan berhasil mencapai target yang diinginkan tepat waktu.

Baca juga: 8 Strategi Pengembangan Bisnis yang Efektif

2. Memudahkan Integrasi dengan Sistem Digital

Hampir seluruh aspek perusahaan sudah go digital demi mengejar kemajuan teknologi. Tidak hanya dokumen, perusahaan pun memiliki beberapa sistem yang dijalankan secara digital, salah satunya sistem penyimpanan berbasis cloud. Mereka pun harus mengubah dokumen ke bentuk digital supaya fungsi cloud yang dimiliki berjalan maksimal.

Ada pula sistem pembayaran yang sudah beralih ke mode paperless. Perusahaan pun harus mengubah kuitansi atau struk yang tercetak menjadi format digital saat mengisi kolom bukti pembayaran di internet.

3. Meningkatkan Aksesibilitas

Karyawan sering kesulitan mencari dokumen karena jumlahnya berjibun pada zaman dahulu. Alhasil, akses informasi pun terbatas. Kini, mereka bisa mengakses dokumen dan informasi dengan mudah. Sumber informasi tersebut menjadi pustaka berharga bagi karyawan dalam membuat dokumen supaya hasil kerjanya lebih kredibel.

Kemudahan akses ini melahirkan budaya baru dalam perusahaan. Karyawan bisa berbagi informasi dan pengetahuan kepada rekan kerja. Kredibilitas perusahaan pun meningkat karena karyawan memiliki segudang informasi yang bermanfaat dan diterapkan dalam pekerjaan mereka.

Baca juga: Kenali Perbedaan MoU dan Perjanjian Agar Tidak Salah Kaprah

4. Meningkatkan Pelayanan Konsumen

Perusahaan tentu tak lepas dari permintaan dan keluhan konsumen. Mereka harus bertanggung jawab dan memberikan solusi yang tepat dan bermanfaat demi menjaga loyalitas konsumen.

Customer Support (CS) lebih mudah melayani komplain konsumen karena adanya arsip digital perusahaan. Arsip tersebut bisa diakses dengan cepat dan mudah sehingga menjadi ‘bekal’ yang tepat untuk memberikan solusi kepada pelanggan.

5. Mengurangi Biaya

Digitalisasi dokumen terbukti membawa hasil yang efisien dalam manajemen keuangan perusahaan. Perusahaan tak perlu lagi mengeluarkan uang untuk membangun ruang penyimpanan arsip, membeli kertas, dan mencetak dokumen dalam jumlah yang tidak sedikit.

Mereka cukup berinvestasi untuk peralatan scan dan beberapa software lain untuk mendukung digitalisasi dokumen. Biaya yang dikeluarkan untuk mengelola dokumen digital jauh lebih terjangkau daripada manajemen arsip secara konvensional.

Baca juga: Berbagai Fungsi OCR dan Cara Kerjanya yang Harus Anda Ketahui

6. Mendukung Fleksibilitas Karyawan

Selain kualitas dan efisiensi, karyawan pun makin fleksibel dalam bekerja. Mereka bisa bekerja di mana pun dan kapan pun karena teknologi tidak mengenal batas ruang dan waktu. Contoh nyatanya bisa terlihat pada pandemi COVID-19 kemarin, saat semua karyawan harus bekerja di rumah padahal proses bisnis harus berjalan.

Fleksibilitas ini juga dirasakan ketika karyawan perlu berinteraksi dengan rekan kerjanya. Komunikasi bisa dilakukan kapan saja meskipun keduanya tidak sedang bekerja di kantor. Koordinasi dan kolaborasi antar karyawan meningkat sehingga hasil pekerjaan pun bertambah signifikan.

7. Meningkatkan Keamanan Data

Perusahaan tentu khawatir apabila arsip mereka mendadak hilang atau dicuri. Digitalisasi dokumen menjamin agar semua data berada dalam tempat yang aman dan bebas dari risiko kehilangan akibat bencana alam.

Namun, ada pula risiko keamanan teknologi saat menyimpan dokumen digital. Dokumen bisa saja rentan mengalami pencurian oleh hacker melalui serangan siber yang dilancarkan. Oleh karena itu, perusahaan perlu meningkatkan keamanan jaringan komputer, terutama cloud, agar data yang tersimpan di dalamnya tetap aman dan bebas dari gangguan malware.

Baca juga: Apa Itu Cyber Security dan Tipe-tipe Ancamannya?

Anda ingin merasakan tujuh manfaat di atas? Mulailah beralih ke dokumen digital dengan Intelligent Data Capture, aplikasi OCR dari AdIns. Proses digitalisasi dokumen berjalan lancar dan lebih fleksibel karena Anda bisa menggunakan aplikasi ini di smartphone. Hasil scan dokumen perusahaan dan karyawan Anda pun langsung masuk ke dalam sistem secara akurat.

Anda juga bisa menggunakan Aplikasi DMS dari AdIns untuk mempermudah proses pencarian dokumen. Aplikasi LiteDMS diciptakan untuk membuat manajemen dokumen menjadi lebih efektif dan efisien; Anda dapat mencari dokumen yang sangat spesifik sekali pun dengan mudah dan cepat.

Hubungi AdIns segera dan dapatkan versi demo aplikasi OCR dan LiteDMS untuk merasakan manfaat digitalisasi dokumen di dalam perusahaan Anda.