Kesuksesan bisnis tak hanya bergantung pada jenis produk maupun strategi pemasaran semata. Mengelola data pelanggan ataupun calon pelangganmenjadi kunci penting yang harus diperhatikan perusahaan. Berbagai informasi pelanggan dapat Anda peroleh dari situ, mulai dari data diri, alamat, riwayat transaksi, frekuensi pembelian, cara pembayaran, sampai produk yang dibeli.

Jika semua data pelanggan dikumpulkan, itulah aset berharga bisnis Anda. Mengapa demikian? Ternyata dari data tersebut Anda dapat mendapatkan berbagai business insights yang mendorong pertumbuhan bisnis. Mengelola kumpulan informasi secara tepat akan membantu Anda dalam pengambilan keputusan, yang berujung pada peningkatan profit maupun kepuasan pelanggan.

7 Cara Mengelola Data Pelanggan dengan Baik

Berikut adalah beberapa strategi untuk mengelola basis data pelanggan dengan baik:

Baca Juga: Teknik Analisis Data dalam Bisnis

1. Pembaruan Secara Berkala

Pastikan database pelanggan tetap terkini dengan melakukan pembaruan secara berkala. Saring data yang tidak lagi relevan dan tambahkan informasi baru agar data tetap akurat dan lengkap.

2. Segmentasi Data

Bagi database pelanggan ke dalam segmen-segmen yang lebih kecil berdasarkan kriteria seperti demografi, preferensi, atau perilaku. Dengan cara ini, perusahaan Anda bisa mengirimkan pesan yang lebih sesuai dengan setiap segmen pelanggan.

3. Personalisasi Pesan

Manfaatkan informasi yang tersedia dalam database untuk menyusun pesan secara personal sehingga pesan tersebut lebih menarik bagi para penerima.

4. Catat Riwayat Interaksi

Rekam setiap interaksi dengan pelanggan dalam database. Dengan cara ini, perusahaan dapat melacak riwayat komunikasi sebelumnya dan memanfaatkan informasi berharga tersebut untuk berinteraksi dengan mereka di masa yang akan datang.

5. Integrasi dengan Alat Pemasaran Lain

Gabungkan database pelanggan dengan alat pemasaran lainnya untuk memungkinkan perusahaan Anda mengirimkan pesan melalui berbagai saluran komunikasi yang tersedia.

6. Lindungi Keamanan Data

Pastikan keamanan data pelanggan dalam database dijaga dengan ketat menggunakan sistem keamanan yang canggih, seperti enkripsi data.

7. Analisis Data

Melakukan analisis data dalam database untuk mendapatkan pemahaman yang mendalam tentang perilaku dan preferensi pelanggan. Dengan cara ini, Anda dapat merancang strategi telemarketing yang lebih efisien.

Mengapa Pengelolaan Data Pelanggan Penting?

Harus diakui bahwa sebagian besar pengusaha belum tahu cara mengumpulkan data yang efektif. Bahkan, ada yang tidak memahami bagaimana memanfaatkan kumpulan informasi berharga itu. Padahal, jika Anda jeli dan cermat, ada sederet keuntungan yang diperoleh dari pengelolaan data tersebut, antara lain:

1. Memahami Kinerja Perusahaan

Data pelanggan membantu Anda memahami lebih rinci bagaimana kinerja perusahaan. Indikatornya begini, penambahan jumlah pelanggan menunjukkan strategi marketing berjalan efektif. Saat terjadi sebaliknya, maka langkah evaluasi harus diambil guna membenahi kekurangan yang ada.

2. Menemukan Potensi Pasar

Data pelanggan yang lengkap dan akurat punya tingkat keterbacaan tinggi. Dari kumpulan informasi itu saja Anda bisa menemukan potensi pasar sesuai kelompok usia maupun preferensi pelanggan. Tentu info ini penting dalam upaya pengembangan produk agar bisa diterima pasar.

3. Membaca Tren Penjualan

Jumlah transaksi, produk terlaris, hingga data demografi pelanggan jadi sumber informasi penting dalam menentukan arah penjualan. Anda dapat menjadikannya sebagai bahan pertimbangan, mana produk yang perlu di-restock, media penjualan yang efektif, maupun prediksi sederhana apakah produk baru dapat merebut hati pelanggan.

4. Sebagai Sarana Komunikasi dengan Pelanggan

Membangun komunikasi lebih personal dengan pelanggan jadi keuntungan berikutnya. Contoh, mengirimkan ucapan selamat ulang tahun, memberi diskon saat hari spesialnya, hingga meningkatkan engagement mereka melalui media sosial. Cara tersebut membuat mereka merasa ‘dekat’ sehingga tumbuh kepercayaan dan meningkatkan loyalitas konsumen terhadap bisnis Anda.

Baca Juga: Apa Itu Verifikasi Data Pelanggan? Tujuan dan Contoh Penerapannya

Cara Mendapatkan Data Pelanggan

Pengumpulan data pelanggan dapat dilakukan baik secara langsung (bertemu langsung dengan pelanggan) maupun melalui media tertentu. Berikut beberapa cara yang bisa digunakan untuk mengumpulkan data pelanggan:

1. Memintanya Secara Langsung

Cara tradisional ini melibatkan permintaan data secara langsung, misalnya saat sales meminta pelanggan mengisi informasi diri setelah berinteraksi atau melakukan pembelian. Contohnya, saat Anda membeli barang elektronik, sales meminta kontak untuk memberikan informasi produk dan penawaran.

2. Melalui Penjualan

Saat terjadi transaksi, Anda memiliki kesempatan untuk meminta informasi pelanggan seperti nomor telepon, email, dan domisili. Proses penjualan ini menjadi momen yang tepat untuk memperoleh data pelanggan.

3. Melalui Survey

Survey sering digunakan oleh pebisnis untuk mengumpulkan data. Survey bisa dilakukan secara langsung di lokasi tertentu atau secara online dengan menyebarkan kuisioner. Pada survey online, pelanggan diminta untuk mengisi formulir melalui tautan yang dikirimkan.

4. Melalui Research

Anda juga bisa mendapatkan database pelanggan melalui riset mandiri, misalnya dengan mencari informasi di media sosial seperti Facebook atau LinkedIn. Data yang ditemukan dapat diorganisir menggunakan Excel atau spreadsheet.

5. Mengadakan Seminar/Webinar

Mengadakan seminar atau webinar juga efektif untuk mengumpulkan data. Peserta biasanya diminta untuk mengisi data diri mereka selama pendaftaran, seperti nama, jenis kelamin, usia, email, nomor handphone, dan jabatan. Anda dapat menyelenggarakan acara ini secara gratis untuk menarik minat calon pelanggan.

Masalah dalam Mengelola Database Pelanggan

Sayangnya, ketidaktahuan cara mengelola data dapat berujung pada masalah yang kerap ditemui pebisnis mana pun. Apalagi, semakin berkembang sebuah bisnis, semakin besar pula tantangan mengelola kumpulan informasi yang kian kompleks. Beberapa masalah berikut sering muncul saat pengelolaan data pelanggan.

1. Pemetaan data Tidak Terstruktur

Biasanya ada pengelompokan yang kurang tepat, format berubah-ubah, dan duplikasi data. Apalagi jika volume data terkumpul begitu besar. Hal ini akan memperlambat dan mempersulit pencarian data. Maka, membangun sistem manajemen dokumen yang terstruktur jadi solusi awal.

2. Kurangnya Akurasi Entri Data

Jumlah kanal penjualan lebih dari satu dapat berbuntut pada keberagaman data. Perbedaan sumber informasi itu berpotensi menciptakan tumpukan informasi dengan format berbeda sehingga integritas data kerap dipertanyakan. Itulah mengapa otomatisasi dapat jadi opsi mengelola data ketimbang hanya melakukannya secara manual.

Baca Juga: Sesi Berbagi Pengetahuan Tentang Big Data

3. Penyimpanan Data Tidak Terintegrasi

Pemakaian sistem manajemen database yang tidak saling kompatibel juga membuat Anda sulit mengakses data. Seharusnya semua sistem tersebut dapat berjalan beriringan dengan memasang aplikasi pendamping yang berperan sebagai penerjemah antarsistem.

4. Tidak Ada Jaminan Integritas Data 

Keamanan database jadi isu krusial yang tidak boleh dipandang sebelah mata. Semakin banyak jumlah pemegang akses ke penyimpanan data, semakin sulit untuk mengawasi aktivitas user. Bukan tak mungkin membuat database rentan mengalami cyber attack. Memberlakukan kontrol akses user lewat proses approval dari manajemen dapat menjaga sistem keamanan data.

Anda tentu tidak ingin masalah di atas terjadi bukan? Gunakan Lite DMS dari AdIns sebagai solusi terbaik untuk mengelola data pelanggan. Langkah jitu ini akan menjaga efisiensi biaya dan operasional perusahaan Anda. Kesuksesan bisnis pun dapat segera tercapai.