Mengelola Dokumen Lebih Mudah dengan AdIns Document Solution

Mengelola Dokumen Lebih Mudah dengan AdIns Document Solution

Sebagai perusahaan yang menjalankan bisnis sudah pasti memiliki banyak dokumen dalam berbagai kategori. Tetapi, apakah perusahaan Anda mengalami kesulitan untuk mengelola dokumen tersebut?

Jika jawabannya “ya” dan perusahaan Anda masih menggunakan cara konvensional serta masih menggunakan kertas untuk semua dokumen, kali ini perusahaan Anda dapat beralih ke cara mengelola dokumen yang lebih baik dan sederhana. Kabar baiknya, AdIns telah menyiapkan satu layanan dan solusi yang sangat bermanfaat untuk mengatasi pengelolaan dokumen Anda.

Mengapa Anda Perlu Menggunakan Dokumen Digital?

mengelola dokumen, Mengelola Dokumen Lebih Mudah dengan AdIns Document Solution, Advance Innovations

Sebelum mempelajari beberapa tips untuk mengelola dokumen digital, penting untuk memahami manfaat yang ditawarkan oleh pengelolaan dokumen atau arsip digital. Manfaat dari pengelolaan dokumen secara digital mencakup:

1. Terhubung Langsung dengan Jaringan Internet

Karena terhubunga langsung dengan jaringan internet, dokumen dapat digunakan secara lebih efisien oleh beberapa pengguna secara simultan.

2. Pencarian Dokumen yang Lebih Cepat

Karena pencarian dokumen yang lebih cepat, maka dapat dilakukan berdasarkan kata kunci (keyword), nomor, dan sistem klasifikasi lain yang paling user-friendly.

3. Informasi yang Lebih Aman

Umumnya, sebagian besar sistem pengelolaan dokumen digital sudah dilengkapi dengan fitur enkripsi dan pengaturan hak akses yang mengharuskan pengguna untuk menggunakan login ID dan kata sandi. Ini dapat meningkatkan tingkat keamanan informasi yang tersedia.

4. Pengelolaan Retensi Otomatis

Pengelolaan retensi otomatis adalah sistem otomatis yang mengatur dan mengelola dokumen atau data yang sudah melewati batas waktu penyimpanan atau masa retensi. Hal ini membantu perusahaan atau organisasi mematuhi kebijakan retensi data dan menghindari risiko hukum. Pengelolaan retensi otomatis meningkatkan efisiensi, keamanan, dan kepatuhan dalam pengelolaan informasi.

Tips Mengelola Dokumen Digital

mengelola dokumen, Mengelola Dokumen Lebih Mudah dengan AdIns Document Solution, Advance Innovations

Setelah memahami berbagai keuntungan yang akan Anda dapatkan jika menggunakan AdIns Document Solution, kini saatnya memahami apa saja yang perlu Anda perhatikan dalam mengelola dokumen digital.

Berikut ini hal-hal yang perlu Anda gunakan untuk mengelola dokumen digital yaitu:

1. Memastikan Ruang Penyimpanan Memadai

Kesalahan umum yang dilakukan perusahaan setelah beradaptasi dengan sistem pengelolaan dokumen digital adalah mengabaikan kapasitas penyimpanan. Jadi, hal pertama kali yang harus Anda persiapkan adalah memastikan kapasitas memori penyimpanan telah sesuai dengan kebutuhan.

Baca juga: 8 Jenis Cloud Computing untuk Kantor Anda

2. Membuat SOP dan Kebijakan Pengelolaan Dokumen

Tips mengelola dokumen selanjutnya yang perlu Anda perhatikan adalah membuat SOP dan kebijakan terkait dokumen. Hal ini penting karena akan menentukan siapa saja yang memiliki akses terhadap setiap dokumen yang ada.

Selain itu, kebijakan juga akan mengatur tentang berapa lama dokumen harus disimpan dan juga agar dokumen penting atau credential tidak terlindungi sehingga dapat tersebar tanpa persetujuan perusahaan.

3. Memiliki Sistem Back Up

Prinsip lebih baik mencegah daripada mengobati, sangat sesuai dengan penerapan dokumen digital di perusahaan. Sebelum kejadian yang tidak diharapkan terjadi, alangkah baiknya Anda melakukan back up dokumen.

Back up dokumen bisa Anda atur sesuai dengan kebutuhan. Untuk dokumen penting bisa dilakukan back up per hari dan jenis dokumen lainnya bisa secara mingguan. Dengan demikian, Anda tidak perlu khawatir jika dikemudian hari terdapat dokumen yang rusak atau hilang, karena dokumen yang dapat diakses kembali.

Baca juga: Cloud Disaster Recovery – Definisi dan Manfaat

4. Melakukan Uji Coba

Setelah ketiga tips di atas telah dilakukan, maka uji coba adalah hal wajib lainnya yang harus Anda lakukan. Uji coba pertama adalah terkait ruang penyimpanan Anda. Hal ini agar dapat mengetahui apakah penyimpanan yang dimiliki telah berjalan sebagaimana mesinya.

Selain itu, apabila Anda menggunakan aplikasi DMS (Document Management System), maka pastikan semua fitur-fiturnya telah berfungsi dengan baik. Jika masih bingung silakan menghubungi AdIns, melalui phone: +62-21-5367 3030 atau e-mail: cs@ad-ins.com.

5. Memastikan Sistem Enkripsi Berjalan

Tips pengelolaan dokumen digital yang terakhir adalah memastikan sistem enkripsi telah berjalan baik. Sistem enkripsi sangat penting karena dapat men

Pengelolaan Dokumen Perusahaan dengan Sistem DPO dan Lite DMS

mengelola dokumen, Mengelola Dokumen Lebih Mudah dengan AdIns Document Solution, Advance Innovations

AdIns telah menyiapkan satu layanan dan solusi yang sangat bermanfaat untuk mengatasi pengelolaan dokumen Anda. Layanan pengelolaan dokumen ini disebut AdIns Document Solution, yang berisi Digital Processing Outsourcing (DPO) dan Lite Document Management System (Lite DMS). Berikut cara pengelolaan dokumen dengan sistem DPO dan Lite DMS.

  • DPO menyediakan Back Office Outsourcing yang berfokus pada fungsi bisnis internal pelanggan untuk entri data dokumen termasuk formulir aplikasi, faktur, klaim, dll. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk fokus pada proses inti bisnis mereka.
  • Lite DMS adalah solusi lain yang menyediakan penyimpanan konten digital dan solusi pengarsipan untuk dokumen digital.

Keuntungan Menyimpan Dokumen dengan Sistem DPO dan Lite DMS

Apa saja keuntungan penyimpanan dokumen menggunakan sistem DPO dan Lite DMS?

– Sistem DPO (Digital Processing Outsourcing)

  • Meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam pengelolaan dokumen melalui Automation dan Document Intelligence.
  • Meningkatkan kinerja sumber daya manusia (SDM).
  • Penghematan biaya.
  • Fokus pada kompetensi bisnis inti kerena berkurangnya tugas-tugas administratif.

– Lite DMS

  • Pusat penyimpanan dokumen digital.
  • Membantu mencari dan menemukan dokumen asli dengan lebih cepat dan mudah.
  • Sistem keamanan dalam akses dokumen digital (Akses aman Front end & Back end).

Kembali ke pertanyaan sebelumnya, Jika jawabannya “tidak”, maka silakan ajukan pertanyaan ini: Apakah perusahaan Anda masih kesulitan dalam pengelolaan dokumen karena hal-hal seperti dokumen dengan mudah diakses oleh staf yang bukan penanggung jawab, pengambilan dokumen yang membutuhkan waktu yang lama, tidak dapat menemukan dokumen digital yang Anda butuhkan saat ini dan kehabisan ruang penyimpanan?

Ubah ke perangkat lunak digital yang lebih berguna dan efisien, AdIns Document Solution. Dengan menggunakan aplikasi DMS (Document Management System), Anda dapat melakukan pengelolaan dokumen digital Anda lebih baik dan mengatasi semua permasalahan yang disebutkan di atas.

Fitur Utama Lite DMS

Berikut ini adalah fitur utama dari Lite DMS:

  • Penyebaran, pelatihan pengguna & penggunaan yang sederhana.
  • Tampilan perhalaman & unduhan (Menghemat bandwidth).
  • Memuat gambar lebih cepat (File base content repository).
  • Penyimpanan file aman menggunakan watermark dan enkripsi (File Terenkripsi).
  • Terintegrasi dengan AdIns CONFINS & Produk Mobile.

AdIns Document Solution memiliki alur kerja yang komprehensif namun tetap tepercaya, aman, dan mudah digunakan. Ada berbagai macam lagi keuntungan yang dapat diberikan oleh document software solution ini.

AdIns Documents Solution dapat digunakan untuk sebagian besar organisasi / perusahaan dari berbagai latar belakang, tidak terkecuali untuk perusahaan multifinance.

Sistem digitalisasi dan pengelolaan dokumen digital adalah kunci efektif untuk efisiensi proses bisnis Anda. Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut dan cobalah solusi sederhana Aplikasi DMS untuk pengelolaan dokumen perusahaan Anda. Kami senang untuk membantu Anda sesegera mungkin.

mengelola dokumen, Mengelola Dokumen Lebih Mudah dengan AdIns Document Solution, Advance Innovations

Author :

Ad Ins

Published date :

20 September 2022