7 Skill Data Entry yang Perlu Dikuasai

7 Skill Data Entry yang Perlu Dikuasai

Skill data entry secara umum dikenal sebagai keterampilan untuk melakukan input data, tetapi apakah Anda sudah memahaminya secara keseluruhan? Seringkali pekerjaan ini dianggap mudah sebab hanya duduk dan mengetik saja. Tentu anggapan seperti ini tidak bisa dibenarkan sebab skill data entry sendiri termasuk khusus dan membutuhkan konsentrasi tinggi serta keterampilan lainnya.

Sebagai orang yang ingin mencari tahu lebih dalam mengenai data entry tentu harus dimulai dengan memahami pengertian dan selanjutnya terkait skill apa saja yang dibutuhkan untuk menjadi profesional data entry. Langkah ini dilakukan agar Anda mendapat informasi yang utuh dan memahami secara mendalam terkait topik skill data entry. Lebih jauh lagi kami mengajak Anda untuk ikut dalam mengeksplorasi terkait pembahasan skill data entry di bawah ini.

Apa itu Data Entry?

Mari kita telaah mengenai apa itu data entry? Proses ini merupakan cara untuk melakukan input pelbagai informasi yang diperoleh dari sejumlah sumber kemudian memperbarui data dalam sistem komputer. Dalam mekanismenya data entry melibatkan beberapa model input seperti angka, teks, atau beberapa informasi penting lainnya dalam bentuk atau format tertentu yang ditentukan.

Para profesional menggunakan komputer dan program pemrosesan data dalam melakukan input data-data terbaru yang diperlukan. Di samping itu, data yang diperlukan juga beragam dan bisa meliputi rekaman percakapan telepon atau informasi lainnya yang berkaitan.

Pekerjaan ini begitu fundamental sebab berkaitan dengan sejumlah informasi yang besar dan penting. Para profesional diharuskan memiliki ketelitian tingkat tinggi dalam melakukan proses input data agar tidak terjadi kesalahan atau kekeliruan yang menyebabkan ketidaksesuaian data.

Baca juga: Cara Kerja Data Entry yang Harus Anda Ketahui

Tugas Data Entry

Melihat begitu penting tugas professional data entry, maka integritas menjadi syarat utama yang harus dimiliki. Selain itu, mereka harus menjaga semua informasi agar tetap akurat dan ketelitian menjadi fokus utama dalam melaksanakan pekerjaan ini. Sudah kami siapkan kepada Anda tentang apa saja tugas dari data entry. Mari perhatikan di bawah ini.

1. Memasukkan Data ke dalam Sistem Komputer atau Database

Semua informasi yang dikumpulkan dari pelbagai sumber diperiksa, dan disusun berdasarkan kategori kemudian profesional akan melakukan data entry sesuai dengan formatnya baik itu angka, teks, atau dalam bentuk format lain yang sesuai.

2. Verifikasi dan Validasi Data

Professional data entry harus mementingkan keakuratan dari setiap informasi yang diperoleh maupun diproses untuk melakukan input data. Setiap data perlu diperiksa dan tentu melihat kesesuaiannya dengan sumber lain. Selain itu, perlu teliti untuk memeriksa apakah terdapat kesalahan input data atau tidak.

3. Menyusun dan Mengorganisir Data

Pada bagian ini professional data entry harus berupaya untuk menyusun setiap data dengan baik dan terorganisasi seluruhnya serta membuat pengelompokan berdasarkan kategori agar aksesibilitas menjadi lebih mudah.

4. Melakukan Pembaruan dan Perbaikan Data

Tugas lain dari professional data entry yang tidak kalah penting adalah melakukan pembaruan serta perbaikan secara berkala sesuai dengan kebutuhan. Bila diperlukan data yang tidak relevan dapat dihapus agar ruang penyimpanan tidak penuh dengan data yang mungkin sudah tidak perlu digunakan lagi.

5. Memastikan Keamanan dan Kerahasiaan Data

Dalam melakukan tugas-tugasnya professional data entry harus dapat memastikan keamanan dan kerahasiaan dari data yang ditangani. Dalam konteks ini, professional data entry harus mematuhi kebijakan atau aturan mengenai tanggung jawabnya sehingga data tetap utuh, aman, dan rahasiannya terjaga.

Baca juga: Jenis-Jenis Database, Fungsi dan Contohnya

6. Melakukan Backup Data Secara Rutin

Meski data sudah tersimpan di dalam sistem, namun tidak ada jaminan bahwa data tersebut akan selalu aman. Terdapat hal-hal tak terduga yang mampu merusak sistem pangkalan data perusahaan, yaitu serangan siber, virus, maupun kerusakan hardware yang mengakibatkan hilangnya data.

Oleh karena itu, seorang petugas data entry perlu mem-backup semua data yang ada ke media lain, seperti folder cadangan di cloud system, atau hard disk eksternal. Tentunya, hal ini dilakukan agar data perusahaan tidak rusak ataupun hilang.

Jenis Data Entry

skill data entry, 7 Skill Data Entry yang Perlu Dikuasai, Advance Innovations

Pekerjaan data entry melibatkan proses memasukkan, mengolah, dan mengelola informasi ke dalam sistem komputer. Pembahasan berikut akan mengulas beberapa jenis data entry yang terdapat di berbagai sektor industri.

1. Data Entry Manual

Data entry manual adalah metode menginput data ke dalam sistem secara manual dengan menggunakan perangkat input seperti keyboard, mouse, atau alat lainnya. Jenis data entry ini umumnya diterapkan dalam skala kecil, seperti menginput data penjualan atau memasukkan data kontak pelanggan ke dalam lembar kerja. Walaupun prosesnya sederhana, data entry manual tetap menjadi elemen krusial dalam bisnis.

2. Data Entry Otomatis

Data entry otomatis melibatkan penggunaan perangkat lunak atau algoritma untuk memasukkan data ke dalam sistem secara otomatis. Sebagai contoh, teknologi Optical Character Recognition (OCR) dapat membaca dan mengubah teks dari dokumen fisik ke dalam bentuk digital. Data entry otomatis tentu dapat menghemat waktu dan mengurangi potensi human error, terutama ketika menangani volume data yang besar.

3. Data Entry Online

Dengan perkembangan teknologi internet, data entry online menjadi semakin populer. Jenis ini melibatkan aplikasi web atau penggunaan formulir online untuk mengumpulkan data dari pengguna. Contoh penerapannya adalah diadakannya pengisian survei online, formulir pendaftaran, atau pengumpulan informasi konsumen melalui aplikasi seluler atau situs web.

4. Data Entry Batch

Proses data entry batch diterapkan ketika memerlukan pemrosesan data dalam jumlah besar secara bersamaan. Umumnya, data dalam jumlah besar akan dikumpulkan dalam format tertentu, lalu diinput ke dalam sistem melalui proses batch. Sebagai contoh, perusahaan dapat mengumpulkan data penjualan dari beberapa cabang, kemudian data penjualan tersebut diproses untuk menghasilkan laporan keuangan.

5. Data Entry Real-time

Data entry jenis ini berfokus pada pemrosesan data secara instan. Proses ini memungkinkan data untuk segera diinput dan dapat diakses bagi pengguna lain. Contoh penerapannya dapat ditemukan dalam industri keuangan, di mana transaksi keuangan harus dicatat dan diproses dengan segera agar dapat diakses secara real-time.

Skills yang Diperlukan Seorang Profesional Data Entry

Menjadi seorang professional data entry tentu Anda harus memiliki skills yang memadai agar dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab dengan seutuhnya. Berikutnya kami mengajak Anda untuk memahami skills apa saja yang dibutuhkan data entry professional. Simak ulasan kami di bawah ini.

1. Keterampilan Komunikasi yang Baik

Walau data entry merupakan pekerjaan yang mandiri, tetapi keterampilan komunikasi yang baik sangat diperlukan sebab tugas ini berhubungan dengan tim lain atau pemegang kepentingan. Oleh sebab itu, tugas ini juga mengharuskan Anda terampil dalam berkomunikasi.

2. Kecepatan Mengetik dan Ketelitian yang Tinggi

Dalam melaksanakan data entry seorang profesional dituntut untuk memiliki kemampuan mengetik dengan cepat sembari teliti terhadap setiap informasi atau data yang diproses. Selain itu, seorang data entry juga dituntut melakukan input tanpa menimbulkan kesalahan yang signifikan.

3. Kemampuan Analisis

Kemampuan analisis dapat membantu Anda untuk mengidentifikasi setiap data sehingga ketika terjadi ketidaksesuaian dapat diketahui sejak awal. Selain itu, Anda menjadi lebih cermat dalam menganalisis inkonsisten data sehingga dapat ditindaklanjuti dan menginformasikannya ke pihak terkait.

4. Pengetahuan Tentang Software Database

Pengetahuan yang memadai tentang software database sangat mendukung dalam melakukan input data sebab Anda secara langsung mengelola, dan memproses semuanya secara mandiri. Selain itu, Anda harus memiliki pengetahuan yang sangat baik tentang penggunaan software utama serta pendukungnya sehingga  dapat memperlancar proses pengerjaannya.

Baca juga: Manfaat Database Bagi Perusahaan Anda

5. Membutuhkan Konsentrasi Tinggi

Tugas data entry secara konstan bersinggungan dengan pemrosesan dan input data sehingga membutuhkan konsentrasi tinggi agar terhindar dari kesalahan atau kekeliruan yang dapat menyebabkan ketidaksesuaian pada database.

6. Memiliki Kredibilitas Tinggi

Skills yang ini berhubungan dengan karakter individu yang dapat dipercaya. Hal ini berkaitan erat dengan tugas dari data entry sebab banyak data penting yang membutuhkan individu dengan kredibilitas serta integritas tinggi untuk mengelola dan menjaga rahasia data.

7. Kepatuhan terhadap Kebijakan dan Prosedur

Seorang profesional data entry harus memiliki pemahaman yang baik tentang kebijakan dan prosedur yang berlaku di tempat kerja. Kepatuhan terhadap kebijakan privasi data, keamanan informasi, dan standar kerja yang ditetapkan merupakan keterampilan yang penting dalam pekerjaan ini.

Susunan pembahasan di atas yang telah kami berikan dapat membantu Anda untuk memahami mengenai data entry serta tugas dan skills yang harus dimiliki seorang profesional. Kita telah bersama-sama mengidentifikasi setiap uraian terkait topik tersebut dan kami menyimpulkan bahwa data entry merupakan tugas penting yang bertanggung jawab atas informasi besar sehingga membutuhkan keterampilan khusus di antaranya adalah komunikasi, ketelitian, analisis tinggi, kredibilitas serta integritas.

Tugas data entry bukan hal yang mudah sehingga membutuhkan konsentrasi yang tinggi. Di samping itu, Anda dapat menggunakan Aplikasi Optical Character Recognition dari AdIns yang dapat bekerja secara otomatis untuk melakukan data entry dengan akurasi tinggi sehingga tidak menimbulkan kesalahan. Pekerjaan data entry menjadi lebih mudah dan cepat sehingga dapat menghemat waktu. Hubungi kami untuk mendapat esensi dari kepraktisan dalam bekerja serta cari tahu tentang cara kerjanya di sini.

skill data entry, 7 Skill Data Entry yang Perlu Dikuasai, Advance Innovations

Author :

Ad-Ins

Published date :

08 Juni 2023