Apa Itu Surat Elektronik? Sejarah dan Manfaatnya bagi Bisnis

Salah satu alamat komunikasi yang paling sering digunakan di era digital seperti sekarang adalah surat elektronik. Berkat perkembangan teknologi, sekarang Anda sudah tidak perlu mengirimkan sebuah surat melalui kantor pos lagi. Cukup digitalkan surat atau dokumen yang ingin dikirimkan, lalu kirim pesan tersebut melalui surat elektronik.

Melalui artikel ini, Anda akan mempelajari secara lebih dalam mengenai apa yang dimaksud dengan surat elektronik beserta dengan sejarahnya. Selain itu, Anda juga dapat mengetahui apa saja manfaat surat elektronik bagi bisnis. Mari simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!

Apa Itu Surat Elektronik?

Surat elektronik, atau yang dapat disingkat menjadi surel dan lebih dikenal dengan nama email, adalah metode pertukaran pesan (atau surat) yang menggunakan perangkat elektronik melalui jaringan komputer atau internet. Surat elektronik dengan demikian dapat diartikan sebagai versi elektronik (atau digital dari surat fisik yang ditulis di kertas dan biasa dikirim melalui kantor pos).

Kata “surat elektronik” atau “email” itu sendiri dapat mengacu pada metode pengiriman pesan dan pesan itu sendiri, baik yang dikirim maupun yang diterima. Awalnya, email diciptakan untuk mengirimkan pesan antara sistem komputer di Advanced Research Projects Agency Network (ARPANET) pada tahun 1970-an.

Saat ini, email modern sudah tersedia untuk penggunaan publik secara luas semenjak terciptanya klien email berbasis perangkat lunak seperti Outlook dan yang berbasis browser web seperti Gmail. Klien email berbasis browser web sendiri memungkinkan penggunanya untuk mengirim dan menerima pesan melalui Internet menggunakan klien email tersebut.

Di era yang sudah serba digital seperti sekarang, email telah menjadi salah satu metode komunikasi yang paling populer, baik itu untuk kebutuhan pribadi maupun profesional. Tingkat keamanan dari email juga menjadikannya sarana yang sangat baik karena dapat menghindari Anda dari serangan dunia maya seperti phishing, spoofing domain, dan Business Email Compromise (BEC).

Baca juga: Apa Itu Teknologi Digital dan Manfaatnya Dalam Dunia Bisnis

Mengenal Sejarah Surat Elektronik

Sejarah dari surat elektronik dapat ditarik ke belakang hingga tahun 1965. Contoh pertama dari email dapat ditemukan pada komputer yang ada di MIT dalam sebuah program yang disebut “MAILBOX”. Pengguna komputer di MIT dapat meninggalkan pesan dengan program ini pada komputer tersebut untuk pengguna lain, yang akan melihat pesan saat mereka masuk kembali ke komputer. Sistem ini cukup efektif, tetapi hanya jika orang yang ingin berkomunikasi satu sama lain secara teratur menggunakan komputer yang sama.

Pada tahun 1969, Kementerian Pertahanan Amerika Serikat, melalui DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency) mulai mengimplementasikan ARPANET (Advanced Research Projects Agency Network), yaitu sebuah jaringan yang menghubungkan banyak komputer di seluruh departemen untuk tujuan komunikasi dalam organisasi. Pada tanggal 29 Oktober 1969, pesan pertama dikirim dari komputer ke komputer lainnya di ARPANET.

Namun, sistem email sendiri baru muncul pada tahun 1971, ketika Ray Tomlinson menemukan dan mengembangkan sistem surat elektronik di dalam jaringan ARPANET. Konsep komunikasi yang praktis tersebut terbukti sangat efektif untuk membantu sebuah organisasi sehingga mulai menyebar ke seluruh dunia. Namun, dengan munculnya jaringan internal, protokol pengiriman pesan menjadi lebih kompleks.

Untungnya, Ray Tomlinson sekali lagi menemukan sebuah terobosan dalam perkembangan email. Saat itu, Tomlison memperkenalkan penggunaan simbol “@” yang dapat menunjukkan alamat sistem pengguna, seperti “nama pengguna@nama komputer”, yang mana masih digunakan di dalam email hingga sekarang.

Semenjak itu, sudah ada banyak pemrogram yang menciptakan klien email yang semakin modern, mulai dari yang berbasis perangkat lunak hingga yang berbasis browser web. Lalu, berkat perkembangan pesat internet sejak tahun 1990-an, penggunaan email yang awalnya hanya untuk kebutuhan suatu organisasi sudah dapat digunakan oleh publik secara luas seperti sekarang.

Baca juga: Berbagai Contoh Digitalisasi dalam Bisnis

Manfaat Surat Elektronik bagi Bisnis

Surat elektronik sudah menjadi metode komunikasi yang paling banyak digunakan di dalam bisnis dari seluruh bidang. Berikut ini adalah beberapa manfaat surat elektronik yang dapat dirasakan oleh bisnis.

1. Dapat Dikirim dan Diterima Langsung

Surat elektronik sangat mudah digunakan, Anda hanya perlu mendaftarkan akun dan menyiapkan profilnya saja. Setelah itu, Anda dapat langsung membuat, mengirim, dan menerima pesan dengan cepat. Bahkan, Anda dapat mengirim satu pesan secara massal ke beberapa pengguna dalam satu waktu.

Hal tersebut tentu akan sangat membantu bisnis untuk berkomunikasi, baik dengan karyawannya maupun dengan konsumen atau klien. Sebagai contoh, ketika ada perubahan peraturan di perusahaan, pihak manajemen dapat langsung mengirim pemberitahuan melalui surat elektronik kepada seluruh karyawan. Selain itu, perusahaan juga dapat memberikan rincian pesanan kepada konsumen atau klien secara cepat dan langsung.

2. Menghemat Anggaran

Surat elektronik memungkinkan perusahaan Anda untuk menjangkau konsumen, vendor, dan mitra bisnis di seluruh dunia tanpa mengeluarkan uang untuk ongkos kirim sedikit pun. Anda dapat mengirim pesan sederhana, dokumen, atau bahkan faktur konsumen tanpa harus membayar untuk mencetak pesan-pesan tersebut, membayar amplop untuk mengirimkannya, atau membayar jasa pengiriman.

Baca juga: Mengapa Digitalisasi Dokumen Penting dan Apa Saja Contohnya?

3. Menghemat Waktu

Surat elektronik dapat membantu Anda menjangkau siapa saja dan di mana saja di seluruh dunia secara instan. Metode komunikasi lain, seperti faks dapat dihentikan oleh saluran telepon yang sibuk, panggilan telepon bisa saja tidak diangkat, dan surat yang dikirim melalui kantor pos akan memakan waktu hingga berhari-hari untuk mencapai tujuannya.

Di sisi lain, email dapat langsung dikirim dan diterima tanpa hambatan. Selain itu, banyak sekali profesional yang menghabiskan waktunya seharian di depan komputer atau sekadar menyempatkan sedikit waktu untuk mengakses emailnya beberapa kali dalam sehari. Jadi, surat elektronik adalah cara yang paling ampuh untuk menyampaikan informasi penting dengan cepat.

4. Lebih Aman

Enkripsi dari surat elektronik memungkinkan Anda untuk mengirim pesan dengan aman ke pengguna lain. Di sisi lain, surat yang dikirim melalui kantor pos dapat dicuri, hilang, atau dibuka oleh seseorang yang bukan penerimanya. Selama Anda telah mengonfirmasi alamat email yang Anda gunakan serta alamat email tujuan, pesan yang Anda kirim akan sampai dengan selamat ke penerima yang dituju.

5. Nyaman Digunakan

Pimpinan perusahaan, manajer, dan karyawan adalah orang-orang yang sibuk. Mereka tidak selalu memiliki waktu untuk menerima panggilan telepon atau membaca surat yang dikirim melalui kantor pos. Pesan yang dikirim melalui email akan masuk ke Kotak Masuk (Inbox) dan akan tetap ada di sana sampai Anda membacanya.

Apabila pesan yang dikirimkan penting, maka pengirim dapat menandainya sebagai pesan yang mendesak (seperti Starred Message) untuk menarik perhatian Anda. Selain itu, pengiriman surat elektronik dapat dengan mudah disesuaikan dengan jadwal Anda, jadi tidak akan ada masalah mengenai waktu penerimaannya.

Baca juga: Macam-Macam Keamanan Jaringan untuk Website Anda

Gunakan Digital Signature AdIns Untuk Dokumen yang Dikirim Melalui Surat Elektronik

Ketika menggunakan surat elektronik, artinya Anda juga akan mengirimkan pesan atau dokumen yang digital. Agar dokumen yang dikirimkan dapat sah dan memiliki kekuatan hukum, maka Anda harus menandatanganinya dengan Tanda Tangan Elektronik (TTE) tersertifikasi. Untuk mendapatkannya, Anda dapat menggunakan Digital Signature dari AdIns. Inilah saatnya bagi Anda untuk mulai melakukan transformasi digital demi pengelolaan bisnis yang lebih efektif. Hubungi kami di sini untuk mendapatkan informasi lebih lanjut!