Surat Keputusan: Pengertian, Fungsi, Contoh, dan Cara Membuatnya

Sudahkah Anda memahami tentang surat keputusan? Bagaimana struktur dan isi surat yang harus dicantumkan di dalamnya? Jangan khawatir jika Anda belum familier dengan jenis surat ini. AdIns memahami bahwa korespondensi bukan hal yang mudah bagi seorang sekretaris karena Anda harus mengenali berbagai jenis surat yang harus dikeluarkan oleh perusahaan serta formatnya. 

Surat keputusan termasuk salah satu jenis korespondensi yang menjadi tanggung jawab Anda sebagai seorang sekretaris. Anda harus mengeluarkan surat ini apabila perusahaan ingin memberikan keputusan terhadap beberapa kasus tertentu. Tentunya keputusan tersebut harus dibuat secara tertulis agar memiliki dasar yang kuat.

Tentu saja setiap jenis surat memiliki struktur dan format yang berbeda, begitu pula dengan surat keputusan. Melalui artikel ini, AdIns akan menguraikan seluk-beluknya, mulai dari pengertian, fungsi, serta cara membuatnya. Simak artikel ini sampai selesai.

Pengertian Surat Keputusan

Surat keputusan (SK) adalah salah satu jenis surat resmi yang dikeluarkan oleh pihak berwenang untuk mengambil keputusan atau memberikan instruksi tertentu dalam bentuk tertulis. Surat ini biasanya digunakan dalam lingkungan organisasi atau institusi, seperti perusahaan, lembaga pemerintahan, organisasi non-profit, atau lembaga pendidikan.

Kamus Hukum Indonesia juga memiliki definisi tersendiri tentang surat keputusan, yaitu penetapan tertulis berdasarkan regulasi perundang-undangan yang berlaku dan dikeluarkan oleh pemerintah, badan, atau pejabat negara.

Ada pun syarat surat keputusan adalah konkret, individual, dan final. Artinya, keputusan yang diambil bisa diwujudkan dalam bentuk surat, tidak ditujukan secara umum, dan bersifat pasti.

Ada beberapa tujuan pembuatan surat keputusan, yaitu pemberian izin, penunjukan karyawan dalam suatu jabatan, pengangkatan pegawai, pemberian sanksi, atau pengambilan keputusan lainnya yang diperlukan dalam lingkungan institusi tersebut.

Sebagai bukti keabsahannya, surat keputusan harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dan diterbitkan dengan stempel resmi organisasi atau institusi tersebut.

Baca juga: 8 Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran, Ini Penjelasannya!

Fungsi Surat Keputusan

Tentunya ada alasan di balik penerbitan surat. Begitu pula surat keputusan, jenis surat ini dikeluarkan karena memiliki beberapa fungsi penting dalam perusahaan. Apa saja?

1. Memberikan Instruksi atau Keputusan Tertentu

Inilah yang menjadi fungsi utama SK, yaitu mengambil keputusan atau memberikan instruksi tertentu yang diperlukan dalam lingkungan perusahaan. Contohnya, pemberian izin, penunjukan pejabat, pengangkatan karyawan, dan pemberian sanksi. Semuanya harus dijelaskan dalam surat tersebut sebagai sarana komunikasi dari pihak instansi kepada karyawan terkait.

2. Menyampaikan Informasi Resmi 

Surat keputusan juga berguna sebagai sarana komunikasi resmi dalam perusahaan. Meskipun bersifat non-verbal, hal ini dianggap sebagai dokumen resmi yang dapat dipertanggungjawabkan jika diterbitkan dengan stempel resmi dan ditandatangani oleh pihak yang berwenang.

3. Menjaga Kesinambungan Aktivitas dalam Perusahaan

Beberapa aktivitas perusahaan semestinya berjalan dengan kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan. Itulah pentingnya pembuatan surat keputusan dalam perusahaan. Surat ini menjaga agar setiap kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan tetap berjalan agar mencapai tujuan yang diharapkan.

4. Mengomunikasikan kepada Pihak Luar 

Bukan hanya pihak internal perusahaan yang terlibat dalam surat keputusan. Pihak eksternal seperti klien, vendor, atau stakeholder pun juga perlu mengetahui keputusan yang berlaku dalam perusahaan. Surat ini dikeluarkan agar pihak eksternal yang terkait dengan perusahaan tetap mengetahui kebijakan yang sedang berlaku.

5. Menjadi Bukti dan Legal berdasarkan Hukum yang Berlaku

Sekilas dijelaskan bahwa surat keputusan dapat digunakan sebagai bukti resmi dalam pengambilan keputusan. Surat ini juga sah di mata hukum sehingga bisa menjadi bukti tertulis apabila ada gugatan dari salah satu pihak yang terlibat.

6. Menjaga Privasi Individu Penerima Surat Keputusan

Salah satu sifat surat keputusan adalah individual. Artinya, surat tersebut hanya ditujukan kepada satu orang dan tidak boleh diumumkan kepada publik sehingga penerimanya akan merasa aman, nyaman dan privasinya tetap terjaga.

Baca juga: 9 Tujuan Administrasi Perkantoran yang Wajib Diketahui

Struktur dalam Surat Keputusan

Berbeda dengan jenis korespondensi pada umumnya, SK memiliki struktur yang menjadi ciri khasnya. Ada tiga struktur yang harus dicantumkan dalam proses pembuatannya, yaitu:

1. Konsiderans

Pertama, bagian ini berisi mengenai pertimbangan dalam pembuatan SK. Pertimbangan ini mencakup usulan, undang-undang, saran, dan peraturan. Konsiderans juga bisa berasal dari keputusan yang pernah dibuat sebelumnya dan berkaitan dengan perihal atau subjek surat. Bagian ini dirinci memuat kata menimbang, mengingat, membaca, mendengar dan memperhatikan.

2. Desideratum

Bagian ini berisi tujuan pembuatan surat keputusan sesuai perihal yang akan ditetapkan dalam surat.

3. Diktum

Pada bagian ini, Anda membuat kesimpulan dari konsiderans dan desideratum dalam satu atau lebih klausul. Biasanya, diktum dimulai dengan kata memutuskan atau menetapkan.

Baca juga: 10 Tugas Administrasi Perkantoran untuk Anda Pahami

Contoh Surat Keputusan dalam Perusahaan

Untuk memudahkan Anda dalam memahami tiga struktur surat keputusan di atas, simaklah contoh SK yang sering dikeluarkan dalam lingkungan perusahaan di bawah ini.

1. Surat Keputusan Pemberian Sanksi

RAHASIA

SURAT KEPUTUSAN

NOMOR:SK.020-678/SK-PS/2022

Membaca:

Laporan dari Laura Mayla tanggal 9 Oktober 2022 tentang pelanggaran oleh sdr. Magdalena Soares NIP 04690508 pada 7 Oktober 2022 jam 15.45;

Hasil pemeriksaan tanggal 10 Oktober 2022;

Menimbang:

a. Bahwa menurut hasil pemeriksaan tersebut, Sdr. Magdalena Soares telah melakukan perbuatan berupa pelecehan terhadap rekan kerja difabel;

b. Bahwa perbuatan tersebut merupakan pelanggaran terhadap ketentuan Pasal 30 angka 2 Peraturan Perusahaan Nomor 1;

c. Bahwa untuk menegakkan disiplin, perlu menjatuhkan hukuman disiplin yang setimpal dengan pelanggaran disiplin yang dilakukannya;

d. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu menetapkan Keputusan tentang Penjatuhan Hukuman Disiplin berupa skorsing 2 minggu;

Mengingat:

Peraturan Perusahaan Nomor 1 tentang Kedisiplinan Pegawai

MEMUTUSKAN

Menetapkan:

PERTAMA: Menjatuhkan hukuman disiplin berupa skorsing 2 minggu, kepada:

Nama: Magdalena Soares

NIK: 04690508 

Jabatan: Staf Penjualan

Divisi: Penjualan

Bersangkutan pada tanggal 9 Oktober 2022 telah melakukan perbuatan yang melanggar ketentuan Pasal 30 angka 2 Peraturan Perusahaan Nomor 1.

KEDUA: Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.

KETIGA: Keputusan ini disampaikan kepada yang bersangkutan untuk diindahkan dan dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta

Pada tanggal 11 November 2022

Manajer HRD

Kayra Akpinar

Tembusan:

Direktur PT Aman Sejahtera

Kepala Divisi Penjualan

2. Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan

PT Maju Bersama

Jl. Brigjend Katamso no. 70, Medan

Telp. …

SURAT KEPUTUSAN

No. …/SK/…-HRD/1/..

Perihal: Pengangkatan Karyawan Tetap

Setelah melalui beberapa tahap evaluasi terhadap performa dan kinerja Saudara____, terhitung mulai tanggal 20 September 2020, PT Jaya Properti menetapkan bahwa Saudara telah memenuhi kriteria untuk diangkat menjadi karyawan tetap, dengan ketentuan sebagai berikut:

Menimbang: Berdasarkan penilaian dan pengamatan obyektif terhadap Saudara____

Mengingat: Berdasarkan Peraturan Perusahaan dan Anggaran Dasar

Memperhatikan: Kebutuhan mengenai Sumber Daya Manusia di PT Jaya Properti

MEMUTUSKAN

1. Mengangkat Saudara___sebagai karyawan tetap dengan jabatan Sales Marketing
2. Kepada Saudara diberikan No. register___ golongan___.
3. Mendapat gaji sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
4. Hal lain yang berhubungan dengan kewajiban dan hak mengikuti aturan yang sudah ditetapkan.
5. Surat keputusan ini berlaku sejak ___

Bandung, ___

Manager HRD PT Maju Bersama

3. Surat Keputusan Kenaikan Jabatan

PT Indo Thai Sejahtera

Jalan Mulana Jaya Abadi No. 65, Sumedang

SURAT KEPUTUSAN

Nomor: ___

Kepada Yth.

___

di Tempat

Perihal: Kenaikan Jabatan

Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan oleh kami terhadap kinerja dan prestasi Saudari dari awal bekerja hingga saat ini, PT Indo Thai Sejahtera telah membuat sebuah keputusan berdasarkan ketentuan dan peraturan yang berlaku. Kami menaikkan jabatan Saudari dari posisi staf administrasi menjadi manajer administrasi.

Berikut keterangan lebih lanjut terkait kenaikan jabatan Saudari:

Nama                                      : ___

NIP                                          : ___

Tanggal Masuk Kerja          : ___

Bagian                                    : ___

Gaji                                         : ____

Hak dan kewajiban lainnya dari Saudari selanjutnya akan dicantumkan dalam peraturan perusahaan. Maka dari itu, diharapkan bagi Saudari untuk bertanggung jawab dalam mengemban tugas serta taat pada seluruh aturan.

Surat Keputusan Kenaikan Jabatan ini berlaku sejak tanggal dikeluarkannya. Apabila terdapat kekeliruan, surat ini akan disunting sebagaimana mestinya di kemudian hari.

Sumedang, ___

Direktur PT Indo Thai Sejahtera

Keabsahan surat keputusan terletak pada tanda tangan dan meterai yang dibubuhkan pada bagian bawahnya. Kini, Anda tidak perlu lagi mencetak surat tersebut untuk ditandatangani. Cukup gunakan aplikasi tanda tangan digital dari AdIns untuk menandatangani suratnya langsung di komputer Anda.

AdIns juga menjaga legalitas surat keputusan tersebut dengan melegitimasi orang yang menandatangani dokumennya. Hubungi kami sekarang melalui WhatsApp dan rasakan kemudahan dalam penandatanganan dokumen hanya dengan aplikasi AdIns!