10 Tugas Administrasi Perkantoran untuk Anda Pahami

Administrasi perkantoran merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam perusahaan. Apa pun bidang industri perusahaan Anda, semua membutuhkan administrasi perkantoran. Alasannya, tugas administrasi perkantoran melibatkan sejumlah pekerjaan yang mendukung kelancaran perusahaan.

Generasi muda masa kini mungkin banyak yang memilih jalan karier di bidang kreatif atau teknologi. Namun, administrasi perkantoran masih menjadi pekerjaan penting dan selalu dibutuhkan kapan pun. Administrasi perkantoran pada masa kini justru menggunakan teknologi demi menunjang efisiensi pekerjaannya.

Lantas, apa saja tugas administrasi perkantoran dalam sebuah perusahaan? Mari kita ulas bidang karier yang paling penting dalam perusahaan ini di artikel ini.

Mengenal Administrasi Perkantoran

Ada baiknya Anda memahami makna administrasi terlebih dahulu sebelum memahami pengertian administrasi perkantoran. Berdasarkan etimologi, administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu ‘ad’ artinya intensif dan ‘ministrare’ yang berarti membantu atau melayani. Administrasi perkantoran berarti pekerjaan rutin atau intensif yang berhubungan dengan pengelolaan data atau informasi.

Administrasi perkantoran dalam arti sempit berarti segala kegiatan teknis yang memiliki peranan pokok dalam kegiatan operasional perusahaan. Administrasi perkantoran memiliki peran penting, yaitu menciptakan efektivitas dalam sebuah perusahaan.

Ada pula pengertian administrasi perkantoran dalam arti luas. Dalam hal ini, administrasi perkantoran melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, penyelenggaraan, dan pengawasan setiap pekerjaan di bidang tata usaha kantor dengan baik.

Baca juga: Apa yang Dimaksud dengan ERP dalam Administrasi Perkantoran?

Daftar Tugas Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran memiliki daftar tugas yang tidak sedikit. Administrator kantor sebagai orang yang berurusan dengan administrasi perkantoran harus menjalankan sejumlah pekerjaan yang berkaitan dengan operasional kantor sehari-hari. Berikut ini tugas administrasi perkantoran dalam perusahaan:

1. Membuat Agenda Kantor

Pembuatan segala agenda kantor mencakup jadwal pertemuan rapat dengan anggota internal perusahaan atau pihak eksternal seperti klien dan supplier. Administrator kantor harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk menunjang pekerjaan ini. Mereka harus berkomunikasi mengenai jadwal meeting, peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan, dan sebagainya.

2. Mengelola Dokumen

Dokumen merupakan aset berharga bagi perusahaan sehingga harus dikelola dengan tepat. Pengelolaan dokumen meliputi kegiatan pencatatan laporan keuangan, notula rapat, dan sebagainya. Untuk mengelola dokumen, administrator kantor harus memiliki kemampuan pengarsipan, pembukuan, dan riset.

3. Mengurus Surat-Menyurat

Administrasi perkantoran juga bertanggung jawab dalam surat keluar dan menginput surat masuk. Ada banyak surat yang dibuat oleh administrator kantor, yaitu surat perintah kerja, surat domisili, surat pembelian, surat penjualan, surat perpanjangan kontrak, dan sebagainya.

Baca juga: Contoh Absensi Karyawan Harian Manual di Perusahaan

4. Menginput Data

Input atau entry data merupakan tugas administrasi perkantoran yang paling mendasar. Data dan informasi dalam bentuk formulir, non-dokumen, atau data multimedia (bentuk audio, foto, atau video) harus dimasukkan ke dalam aset perusahaan. Data ini sangat penting karena menyimpan informasi terkait konsumen atau klien sehingga harus dilakukan secara efektif dan efisien.

5. Mengarsip Data

Data yang diinput kemudian diarsipkan agar tidak hilang. Data yang diarsipkan sangat berguna untuk pengembangan perusahaan agar lebih baik pada masa depan sekaligus memudahkan proses pengorganisasian data. Perusahaan pun harus menjamin keamanan data yang tersimpan di dalamnya supaya tidak bocor, apalagi data tersebut mengandung informasi pribadi dari pelanggan.

Baca juga: Pentingnya Digitalisasi Arsip Dalam Menunjang Proses Bisnis Berkembang

6. Merekap Data

Perusahaan juga harus melakukan rekapitulasi data yang masuk dan telah diarsip. Rekapitulasi data berguna supaya segala informasi yang disimpan dapat dibaca dan digunakan untuk keperluan perusahaan. Proses perekapan dan pengarsipan data harus dilakukan secara aman agar tidak hilang atau diakses oleh orang yang tak bertanggung jawab.

7. Menerima Panggilan Telepon

Administrator kantor juga bertanggung jawab terhadap setiap panggilan telepon yang masuk. Keterampilan komunikasi yang baik diperlukan dalam tugas ini karena mereka menjadi penghubung antara penelepon (pihak eksternal) dan karyawan yang bekerja di dalamnya. Administrasi perkantoran juga menangani keluhan pelanggan apabila perusahaan belum memiliki divisi customer care atau customer service.

Baca juga: Sistem Customer Self Service untuk Multifinance

8. Menyiapkan Akomodasi

Beberapa kegiatan perusahaan juga membutuhkan akomodasi dalam prosesnya. Akomodasi ini berhubungan dengan penjadwalan agar tidak bertabrakan dengan kegiatan lain yang sedang dikerjakan. Contoh akomodasi tersebut meliputi tiket perjalanan dinas, penjadwalan kegiatan atau meeting di luar kantor, dan sebagainya.

9. Melakukan Inventaris Kantor

Peralatan dan perlengkapan kantor juga menjadi tanggung jawab administrasi perkantoran. Oleh karena itu, administrator kantor harus membuat daftar inventaris mengenai barang yang keluar dan masuk. Tugas ini sangat penting dilakukan agar keuangan perusahaan lebih efisien dan semua peralatan yang tersedia dapat digunakan lebih maksimal.

10. Membuat Laporan Pekerjaan

Laporan telah menjadi hal yang wajib dikerjakan oleh karyawan mana pun, termasuk administrator kantor. Laporan ini bisa menjadi pembanding antara pekerjaan yang ingin dikerjakan dan bentuk realisasinya. Pembuatan laporan biasanya dilakukan setiap bulan, kuartal, atau tahunnya. Administrasi perkantoran di perusahaan juga bisa berkembang apabila mengetahui evaluasi dari kegiatan pembuatan laporan ini.

Baca juga: Bagaimana Cara Kerja Data Entry?

Daftar tugas di atas menunjukkan bahwa administrasi perkantoran merupakan pekerjaan paling penting. Semua pekerjaan di atas akan lebih efisien dan mudah diselesaikan berkat bantuan teknologi, salah satunya aplikasi Document Management System (DMS). Pilihlah aplikasi DMS dari AdIns dengan interface yang lebih simpel sehingga lebih mudah dipahami.

Tidak masalah jika Anda sedang bekerja dari rumah karena aplikasi DMS ini bisa diakses di mana pun melalui link yang tersedia. Keamanannya pun tidak diragukan lagi karena data Anda akan disimpan dengan sistem enkripsi. Hubungi kami sekarang juga untuk mencoba versi demo aplikasi DMS AdIns agar makin efisien dalam menyelesaikan tugas administrasi perkantoran Anda.