Tujuan Manajemen Data untuk Bisnis Anda

Pengertian Manajemen Data

Data merupakan aset yang sangat penting dalam memajukan suatu perusahaan. Apalagi di era sekarang, ketika hampir semua transaksi dilakukan di dunia digital. Manajemen data atau data management adalah proses mengatur dan mengelola data yang dimiliki hingga menjadi suatu informasi yang bisa dipahami dan digunakan untuk kepentingan perusahaan.

Secara umum, tujuan manajemen data adalah mendukung kemajuan perusahaan dengan cara menyediakan pertimbangan saat suatu kebijakan atau keputusan diambil. Karena itu, sangat penting mengumpulkan dan menyimpan data penting secara berkala.

Tahap Penyusunan Data

Data-data yang telah terkumpul dan terorganisir dengan baik ditempatkan dalam sebuah basis data. Informasi dari basis data inilah yang akan digunakan oleh perusahaan untuk kepentingan pengembangan bisnis.

Baca juga: Apa Itu Manajemen Basis Data?

Ada beberapa tahap yang harus dilakukan untuk mendapatkan basis data yang lengkap, yaitu:

1. Pengumpulan Data

Data dimasukkan ke dalam sistem dan dikelompokkan dalam kategori input.

2. Pengujian Data

Data diuji akurasi dan konsistensinya terlebih dahulu supaya valid dan bisa dipercaya. 

3. Penyimpanan Data

Data disimpan, baik secara offline maupun online. Sebaiknya penyimpanan terintegrasi dengan sistem cloud. 

4. Pemeliharaan Data

Data diperbaharui secara berkala. Data bisa ditambah, diubah, atau dihapus jika sudah tak diperlukan. 

5. Perlindungan Data

Data yang tersimpan harus dipastikan aman dan terlindungi dari serangan hacker, virus, atau pencurian data. 

Baca juga: Cara Kerja Database Server yang Wajib Anda Pahami

6. Pengaturan Data

Data dikategorisasikan dan disusun sesuai kebutuhan pengguna data. Pengaplikasiannya bisa fleksibel. 

7. Penggunaan Data

Pada tahap ini, pengguna mengambil data dari basis data yang tersedia sesuai kepentingan masing-masing.

Tujuan Manajemen Data untuk Perusahaan

Setelah dikelola dalam sebuah basis data, data bisa digunakan untuk kepentingan perusahaan. Ada pun tujuan manajemen data atau fungsinya antara lain:

1. Bahan Pertimbangan

Ketika suatu kebijakan digulirkan, sangat penting mendasarinya pada kondisi yang sedang dihadapi. Hal ini berlaku di dunia usaha. Nah, data adalah fakta yang bisa dipercaya untuk memahami kondisi perusahaan. Karena itu, jika Anda ingin mengambil keputusan bisnis yang tepat, manfaatkan basis data tersebut sebagai bahan pertimbangan.

Baca juga: 8 Strategi Pengembangan Bisnis yang Efektif

2. Memudahkan Restorasi

Melalui manajemen data, keuntungan lain yang akan dinikmati adalah mudah saat melakukan restorasi data. Ini merupakan suatu tindakan yang dapat diambil ketika data rusak atau hilang, baik karena sebab internal maupun eksternal. 

Restorasi bisa dimungkinkan dengan adanya backup data. Basis data yang lengkap bisa diduplikasi dan disimpan di tempat lain sehingga dapat digunakan kembali sewaktu-waktu diperlukan.

3. Menghindari Pengulangan

Di sisi lain, data yang sama disimpan berulang kali akan menghabiskan ruang penyimpanan yang dimiliki. Karena itu, manajemen data sangat diperlukan. Data dimasukkan sesuai kategori, jenis, dan kelompok sehingga akan terlihat data yang berulang.

4. Mengurangi Inkonsistensi

Tujuan lainnya adalah mengurangi inkonsistensi yang mungkin terjadi pada suatu data. Jika dikelola secara tepat melalui sistem manajemen data, semua data yang tidak inkonsisten akan terlihat dengan jelas. Dengan demikian, Anda bisa mengubah atau menempatkannya sesuai kategori.

Baca juga: Pengertian dan Perbedaan Data Base dan Data Warehouse

5. Kemudahan Penggunaan

Sistem manajemen data juga menawarkan kemudahan dalam penggunaan informasi yang tersedia dari basis data. Waktu pun lebih hemat karena data sudah dikelompokkan sedemikian rupa dan pengguna tidak perlu repot mencarinya.

6. Memudahkan Skalabilitas

Tujuan manajemen data berikutnya adalah memungkinkan perusahaan untuk secara efektif menskalakan data dengan proses berulang sehingga dapat menjaga data tetap mutakhir. Saat proses tersebut berulang, perusahaan Anda dapat menghindari biaya duplikasi data yang tidak perlu.

7. Keamanan Data

Fungsi manajemen data yang terakhir adalah melindungi perusahaan Anda dari kehilangan, pencurian, bahkan pelanggaran data dengan alat otentikasi dan enkripsi.

Apabila keamanan data kuat, maka dapat memastikan informasi penting perusahaan dicadangkan dan dapat diambil saat sumber utama tidak tersedia. Selain itu, keamanan data menjadi semakin penting jika data tersebut berisi identitas pribadi yang wajib dikelola dengan hati-hati untuk mematuhi undang-undang perlindungan konsumen.

Baca juga: Apa Itu Cyber Security dan Tipe-tipe Ancamannya?

Tantangan Manajemen Data

Setelah memahami proses/tahapan penyusunan data dan berbagai manfaat manajemen data, Anda juga perlu memahami apa saja tantangan manajemen data sebelum menerapkannya.

Berikut ini beberapa tantangan dalam manajemen data, yaitu:

1. Beradaptasi dengan Teknologi

Perubahan akan selalu terjadi, temasuk juga di bidang teknologi. Hal tersebut mengharuskan perusahaan untuk beradaptasi, mulai dari meningkatkan kemampuan karyawan hingga teknologi yang akan digunakan.

Perusahaan tidak mungkin menyuruh karyawan belajar secara otodidak untuk mempelajari teknologi terbaru dengan cepat. Dengan demikian perusahaan harus menyiapkan budget untuk mendorong karyawannya agar dapat ikut pelatihan sehingga mahir dalam menjalankan teknologi terbaru.

2. Tujuan Penggunaan Data Tidak Jelas

Tanpa analisis dan tujuan yang jelas, data yang telah dikumpulkan sebelumnya tidak akan berarti apa-apa, sekalipun sistem menejemen penuh akan data. Data yang didiamkan hanya menjadi sebuah aset tanpa nilai dan dapat hilang begitu saja tanpa diambil manfaatnya. Bahkan tanpa tujuan yang jelas, perusahaan seringkali tidak menyadari data penting yang mereka miliki.

Oleh karena itulah, perusahaan harus menetapkan tujuan dari penggunaan data dan menganalisisnya agar menjadi aset berharga dari apa yang dibutuhkan oleh perusahaan Anda.

Baca juga: Apa Itu Big Data dan Cara Kerja Big Data

3. Menjaga Kinerja Data

Dengan adanya manajemen data, maka perusahaan akan mengelola beragam data setiap hari. Saat hari besar dengan diskon besar-besaran atau peak time, perusahaan harus bisa memonitor sistem agar selalu siap menampung perpindahan data.

Peak time berarti menyebabkan risiko sistem data menjadi lebih lambat atau bahkan tidak dapat diakses. Oleh karena itu, perusahaan harus siap dengan memprediksi waktu-waktu khusus tersebut lebih awal dan menyediakan sumber daya tambahan.

4. Persyaratan yang Selalu Berubah

Seiring berjalannya waktu, perusahaan perlu menyesuaikan persyaratan atau aturan baru yang diterbitkan oleh stake holder, seperti pemerintah. Apabila tidak dipatuhi, maka perusahaan bisa terkena konsekuensi atau sanksi. Oleh karena itu, data perusahaan perlu dimonitor agar masih relevan dengan persyaratan tersebut.

Selain itu, perusahaan juga harus memperbaharui data secara rutin, khususnya Personally Identifiable Information atau informasi terkait identitas pribadi yang harus dipantau dan dilacak, supaya memenuhi persyaratan global yang semakin ketat.

5. Pengaturan Data yang Banyak

Jenis data yang dimiliki oleh perusahaan ada berbagai macam, seperti foto, teks, dan sebagainya. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan teknologi penyimpanan yang dapat mengelola data tersebut secara teratur.

Praktik Terbaik Manajemen Data

Tantangan di atas dapat di atas dengan menerapkan beberapa praktik terbaik manajemen data berikut ini.

Praktik yang baik harus disesuaikan jenis data dan industri, namun secara umum berikut ini praktik terbaik manajemen data yang bisa Anda ikuti.

1. Menetapkan Tujuan Penggunaan Data

Anda telah mengetahui bahwa tanpa tujuan, data yang ada akan menjadi sia-sia. Oleh karena itu, tetapkanlah tujuan penggunaan data Anda.

Dengan demikian, perusahaan akan mudah menyortir data yang sesuai dengan kebutuhan. Perusahaan bahkan bisa memiliki kerja yang lebih efektif dan efisien dalam lingkup menejemen data.

2. Memanfaatkan Data Science Environment

Untuk memaksimalkan pengelolaan dan evaluasi data perusahaan, Anda perlu mengembangkan data science environment. Keuntungan lain yang dapat dirasakan adalah perusahaan Anda semakin memahami cara data dikelola dengan mudah dan lebih modern untuk mengefisienkan proses hipotesis dan pengujian data.

Baca juga: Inilah Perbedaan Data Science dan Machine Learning yang Harus Anda Ketahui

3. Menerapkan Teknologi Otomatis

Pada dasarnya dengan menerapkan teknologi ini, karyawan tidak perlu lagi melakukan monitoring selama 24 jam non-stop. Dengan teknologi yang terotomatisasi, sistem manajemen data Anda akan berjalan sesuai rencana. AI dan machine learning merupakan teknologi yang bisa Anda manfaatkan, sekaligus dapat mempermudah tugas data scientist di perusahaan.

4. Mengikuti Syarat Kepatuhan

Perusahaan Anda harus menjamin data yang dikelola selalu aman, caranya adalah dengan mengikuti persyaratan yang berlaku secara global atau secara khusus di Indonesia. Oleh karena itu, praktik terbaik yang dapat Anda lakukan adalah dengan terus memantau dan me-review apakah terdapat persyaratan baru yang harus diterapkan.

5. Menggunakan Query Layer

Praktik terbaik yang terakhir yaitu menggunakan query layer. Dalam hal ini lapisan tersebut meliputi berbagai jenis penyimpanan data, sehingga memungkinkan data scientist, analis bekerja sama untuk mengakses data tanpa perlu mengetahui di mana data disimpan dan tanpa perlu mengubahnya secara manual menjadi format yang dapat digunakan.

Kesimpulan

Jadi, tujuan sistem manajemen basis data secara umum sangat berdampak pada perkembangan suatu bisnis. Bagi Anda yang ingin mengambil keputusan-keputusan terbaik, manfaatkan basis data yang tersedia. Jika belum memiliki basis data, pastikan Anda memiliki SDM khusus atau Aplikasi DMS untuk membangun sistem manajemen data. Semoga bermanfaat!