8 Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran, Ini Penjelasannya

Keberhasilan pekerjaan di administrasi perkantoran tentu berdampak besar pada kesuksesan perusahaan. Bidang pekerjaan ini membantu perusahaan agar setiap pekerjaan dan tugas yang dilakukan tetap berjalan sebagaimana mestinya. Anda perlu menerapkan unsur-unsur administrasi perkantoran untuk mencapai kesuksesan dalam bidang pekerjaan ini.

Unsur administrasi secara umum harus mencakup manusia, kerja sama, dan tujuan yang ingin dicapai. Begitu pula administrasi perkantoran, Anda harus memiliki minimal satu orang karyawan yang mau diajak bekerja sama dalam mencapai tujuan terkait manajemen kantor. Selain unsur tersebut, masih ada beberapa unsur lainnya yang wajib dipenuhi dalam administrasi perkantoran.

Simak artikel ini sampai selesai supaya Anda bisa mewujudkan unsur yang wajib ada dalam administrasi perkantoran.

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran dan Penjelasannya

Ada delapan unsur administrasi perkantoran yang harus dipenuhi. Berikut penjelasan lengkapnya.

1. Manajemen

Manajemen merupakan unsur inti dalam administrasi perkantoran. Administrasi perkantoran justru membutuhkan manajemen dalam proses pelaksanaannya. Manajemen sendiri berarti proses menyusun atau mengatur pekerjaan oleh sekelompok orang demi mencapai tujuan organisasi.

Ada tiga level kelompok kepemimpinan dalam manajemen, yaitu: top management, middle management, dan operational management. Top management merupakan pihak penggerak atau pemimpin dalam organisasi, sementara middle dan operational management sebagai pihak yang digerakkan. Kepemimpinan merupakan hal penting karena dapat memungkinkan manajemen bisa terlaksana dengan baik.

Baca juga: 9 Tujuan Administrasi Perkantoran yang Wajib Diketahui

2. Organisasi

Organisasi juga merupakan unsur teratas dalam administrasi perkantoran. Organisasi artinya tempat kegiatan administrasi perkantoran beroperasi. Setiap orang yang bekerja di bidang administrasi perkantoran bisa bekerja sama sebagai satu kesatuan untuk mencapai tujuan organisasi.

Organisasi juga mengatur pembagian tanggung jawab, tugas, dan penetapan hubungan kerja. Karyawan bisa mengetahui tugas yang harus dikerjakan sehingga mereka bisa bekerja secara terarah dan lebih mudah mencapai maksud bersama

3. Keuangan

Administrasi perkantoran juga mengurus pekerjaan terkait keuangan dalam pekerjaannya. Unsur administrasi ini terkait dengan masalah pembiayaan dalam melakukan pekerjaan atau kontrak kerja sama. Kegiatan keuangan mencakup cara memperoleh biaya, penggunaan biaya sesuai pertanggungjawaban, pengelolaan pembayaran, dan penentuan sumber-sumber biaya.

Baca juga: Apa Itu Inovasi Keuangan Digital? Lingkup, Kriteria dan Contohnya

4. Perbekalan

Perbekalan berkaitan dengan peralatan atau perlengkapan yang dibutuhkan. Organisasi membutuhkan perbekalan agar kegiatan operasionalnya berjalan hingga mencapai tujuan. Administrasi perkantoran mengurus pengadaan barang, penyimpanan barang, hingga pembuangan barang yang tidak lagi digunakan.

Peralatan juga memerlukan pemeliharaan secara berkala agar fungsinya tetap terjaga. Kurangnya pemeliharaan akan menyebabkan peralatan mudah rusak sehingga membutuhkan lebih banyak biaya untuk perbaikannya.

5. Komunikasi

Komunikasi juga merupakan unsur penting dalam administrasi perkantoran. Dalam komunikasi, informasi dari satu pihak kepada pihak lain agar kerja sama dapat berjalan dengan lancar. Selain itu, komunikasi harus dilakukan dalam waktu yang tepat dan kedua belah pihak harus memiliki pemahaman yang sama agar tidak terjadi miskomunikasi.

Komunikasi yang tidak efektif tidak hanya merugikan waktu, tenaga, dan pikiran, tetapi juga biaya. Ketika terjadi communication breakdown atau kegagalan komunikasi, salah satu atau dua belah pihak akan merasa dirugikan karena tidak ada yang memahami pesan tersebut. Ada pun bentuk komunikasinya bisa berupa pesan, perintah, permohonan, dan sebagainya.

6. Ketatausahaan

Ketatausahaan atau tata usaha berhubungan dengan pelayanan dan penyelenggaraan kegiatan usaha. Unsur administrasi perkantoran ini mencakup kegiatan pencatatan, penyimpanan, dan pengiriman data atau informasi. Kegiatan ini lazim disebut office work lantaran dilaksanakan dalam ruangan kantor.

Kegiatan tata usaha mencakup pekerjaan sebagai berikut:

• Korespondensi: membuat konsep, pengetikan, penandatanganan, dan pengiriman surat.
• Kearsipan: menyimpan data atau informasi di tempat yang aman sesuai prosedur dan sistem tertentu sehingga lebih mudah dicari jika diperlukan. Kegiatan kearsipan ini tidak lagi dilakukan secara konvensional, tetapi menggunakan software Document Manager sehingga prosesnya lebih efektif.

7. Kepegawaian

Kepegawaian berhubungan dengan penggunaan Sumber Daya Manusia (SDM) dalam perusahaan, tepatnya administrasi perkantoran. Unsur ini sangat diperlukan karena kegiatan administrasi perkantoran tidak akan berjalan lancar tanpa SDM. Ada lima proses dalam unsur kepegawaian, yaitu perekrutan, penerimaan, penempatan, pemberdayaan, dan pemberhentian kerja sama. 

SDM perusahaan wajib dikembangkan agar karyawan makin bersemangat dan mampu menghasilkan performa terbaik dalam bekerja. Administrasi perkantoran juga bertanggung jawab dalam mengganti tenaga kerja yang mengundurkan diri atau dipecat agar kegiatan organisasi tetap beroperasi sebagaimana mestinya.

Baca juga: 8 Cara Mengelola Karyawan dengan Tepat

8. Hubungan Masyarakat (Humas)

Administrasi perkantoran tidak hanya memiliki unsur internal, tetapi eksternal pula. Hubungan masyarakat merupakan unsur eksternal yang harus diwujudkan agar perusahaan memiliki hubungan baik dengan masyarakat dan stakeholder alias pemangku kebijakan. Perusahaan pun bisa memperoleh dukungan dari masyarakat secara sadar dan sukarela.

Ada dua kegiatan hubungan masyarakat yang dilakukan perusahaan, yaitu kegiatan bersifat formal dan informal. Kegiatan formal dijalankan secara langsung oleh pimpinan organisasi dan perwakilannya. Sementara itu, kegiatan informal berkaitan dengan sikap karyawan ketika berada di luar organisasi sebagai lingkungan kerjanya.

Semua unsur di atas tidak lagi memerlukan peralatan konvensional untuk mengerjakan tugas dalam administrasi perkantoran. Kini, Anda bisa memenuhi semua unsur tersebut dengan bantuan teknologi. Salah satunya software Document Management System (DMS) dari AdIns yang pasti berguna untuk memenuhi delapan unsur administrasi perkantoran di atas.

Aplikasi DMS bisa menjadi solusi bagi Anda yang sering kesulitan dalam mencari dokumen penting di ruang arsip. DMS menghadirkan teknologi digitalisasi dokumen sehingga lebih mudah dicari tanpa harus membuang lebih banyak waktu. Dokumen pun tidak akan hilang dan terhindar dari pencurian data secara digital karena telah dilengkapi sistem enkripsi di dalamnya. 

Tertarik menggunakan Aplikasi DMS? Hubungi kami segera melalui WhatsApp dan cobalah versi demonya. Rasakan unsur-unsur administrasi perkantoran yang membantu tujuan perusahaan Anda.