Tugas Pekerjaan Data Entry dalam Perusahaan

Tugas data entry terdengar sesederhana memasukkan data. Pekerjaan ini ada di hampir semua kantor dengan berbagai standar keterampilan yang bervariasi. Tergolong pekerjaan klerikal, data entry memang bersifat administrasi jika dibandingkan pekerjaan lain di kantor.

Lalu, apa yang membuat pekerjaan ini spesial? Mari simak ulasan berikut.

Apa Saja Tugas Data Entry?

Data entry umumnya menjadi bagian dari pekerjaan administrator. Ia bertanggung jawab memproses informasi lewat pengambilan data dari formulir, rekaman suara, maupun sumber data lain. Kemudian data itu dimasukkan ke dalam sistem komputer. Tak cukup sampai memasukkan saja, tetapi ia juga harus memastikan akurasi penyimpanan data.

Secara spesifik, berikut 6 tugas dan tanggung jawab data entry yang perlu diketahui.

1. Mengumpulkan data dan memasukan informasi ke dalam database

Mengumpulkan informasi dari beragam sumber itu mudah, tetapi memasukkannya ke database jelas butuh waktu khusus.

2. Memastikan akurasi data

Pada tugas ini jelas bahwa memasukkan informasi tak sekadar mengetik, tetapi juga perlu ketelitian dalam mengecek apakah info yang diketik sudah tepat, benar, dan sesuai sumbernya.

3. Memperbarui Database Jika Diperlukan

Melakukan pembaruan dari perangkat lunak dan database juga menjadi tanggung jawab petugas data entry dalam mengenali mana data yang perlu diperbarui maupun direvisi.

4. Melakukan Backup Informasi Secara Rutin

Meski sudah tersimpan dalam sistem, tidak ada jaminan 100% data itu akan aman. Hal-hal tidak terduga bisa saja menyerang sistem pangkalan data perusahaan, seperti virus, serangan siber, atau kerusakan hardware yang berujung pada kehilangan data. Maka, petugas data entry juga bertanggung jawab mem-backup semua data yang sudah dimasukkan ke media lain, seperti external hard disk atau folder cadangan di cloud system, menjaga berbagai data penting perusahaan.

5. Mencari Data Secara Cepat

Ada kalanya perusahaan membutuhkan data lama untuk diolah kembali. Seorang data entry harus mampu mencari data yang dimaksud secara cepat. Selain mencari data, mereka juga harus bisa mengetik dengan cepat.

6. Memilah dan Mengatur Kembali Dokumen Setelah Data Entry

Sumber informasi dapat berupa dokumen hard copy atau soft copy, maupun rekaman audio video. Setelah data dimasukkan dalam sistem, tugas berikut adalah mengatur penyimpanan sumber tersebut.

Misalnya, jika berupa dokumen atau laporan tertulis, maka kertas-kertas tersebut harus disimpan dalam binder. Usai periode tertentu, berkas perlu dihancurkan karena informasinya dianggap telah kedaluwarsa.

Baca juga: Pengertian Data Warehouse, Karakteristik, dan Contohnya

Keterampilan yang Dibutuhkan Data Entry

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tanggung jawab utama karyawan atau petugas data entry adalah memastikan database perusahaan akurat dan rutin diperbarui atau up-to-date. Dengan demikian, jika sewaktu-waktu perusahaan membutuhkan data terkini untuk pengambilan keputusan, semua informasi sudah tersedia.

Baca juga: Keuntungan Menggunakan Pengelola Data Profesional

Selain pengalaman, seseorang yang bertugas dan mengisi posisi di bidang ini perlu menguasai beberapa keterampilan agar bisa sukses menjalani tugasnya. Beberapa skill data entry yang wajib dimiliki antara lain:

1. Berorientasi pada detail

Memasukkan data dalam jumlah besar hingga me-review-nya membutuhkan ketelitian ekstra agar data akurat dan mengurangi risiko kesalahan. Akan lebih baik jika memiliki pengetahuan lebih dalam bidang ini.

2. Fleksibilitas

Menjadi seorang data entry harus fleksibel karena terkadang mereka perlu melakukan penyesuaian data yang tidak lengkap. Dituntut untuk bisa menyelesaikan pekerjaan dengan cepat sekaligus tepat, dan bisa memaksimalkan efisiensi waktu dan tenaga.

3. Melek teknologi

Dengan hadirnya teknologi, ada 2 jenis pekerjaan data entry bisa dilakukan secara remote atau dari mana saja dan in house. Penjelasan lebih lanjut terkait jenis profesi data entry dapat Anda baca di sini “Bagaimana Cara Kerja Data Entry?”.

Oleh karena itu, mereka harus pandai beradaptasi dengan berbagai teknologi terkini seperti deretan program atau software (perangkat lunak) yang bisa mempermudah proses entri data. Begitu juga dengan program-program dasar seperti word atau excel.

4. Teratur dan terorganisi

Terkait kebiasaan dokumentasi atau pengarsipan data. Semakin rapi, semakin mudah mencari saat dibutuhkan.

5. Komunikasi yang Baik

Karena seorang data entry harus menanggapi permintaan informasi dari anggota yang berwenang, maka skill terakhir yang dibutuhan adalah keterampilan komunikasi. Komunikasi yang baik dengan rekan kerja, atasan, maupun klien dilakukan supaya bisa memperoleh informasi sesuai kebutuhan.

Faktor yang Mempengaruhi Kualitas Data Entry 

Ada beberapa faktor yang menentukan kualitas data, dan jika masing-masing faktor ini dipenuhi dengan tepat, maka akan menghasilkan data yang berkualitas. Faktor-faktor tersebut antara lain: 

1. Kelengkapan Data 

Kelengkapan data berarti bahwa tidak ada kekurangan ataupun perbedaan antara data aktual yang seharusnya dikumpulkan dengan data yang benar-benar dikumpulkan. Proses pengumpulan atau input data akan menjadi sulit jika dikerjakan dengan kertas karena kemungkinan rentan akan kesalahan manusia.

Namun, jika pengumpulan data dilakukan tanpa kertas, yakni, menggunakan tablet dan smartphone. Maka, kelengkapan akan lebih mudah didapatkan dengan cara yang juga lebih efektif dan efisien. 

2. Konsistensi Data 

Konsistensi data artinya jika data yang dikumpulkan sejalan atau selaras dengan versi data yang seharusnya dikumpulkan. Untuk memastikan bahwa semua data dikumpulkan secara konstan dalam format yang ditentukan, menu drop-down harus digunakan dalam aplikasi pengumpulan data. Ini untuk menjamin bahwa semua data dikumpulkan secara teratur sehingga dapat menyediakan riwayat aset, peristiwa, dan hasil pencarian lengkap serta akurat. 

3. Akurasi Data 

Keakuratan data dapat diperoleh jika dikumpulkan secara benar dan tepat. Untuk memastikan semua data yang dikumpulkan benar, beberapa langkah tambahan yang dilakukan dengan cepat (misalnya, pengambilan gambar, cap waktu, dan lokasi GPS) untuk meminimalkan kesalahan dan meningkatkan akurasi data. 

4. Validitas Data 

Validitas data bisa lebih kompleks daripada poin sebelumnya, data yang tidak valid sering kali menandakan bahwa ada kekeliruan atau masalah dengan prosedur pengumpulan maupun pengolahan data. Validitas data ditentukan oleh benar atau tidaknya data tersebut sesuai dengan apa yang ada di lapang. 

Prosedur yang berbasis kertas juga dapat membuat data yang tidak valid lebih sulit untuk diperbaiki. Dengan metode pengumpulan data paperless (tanpa kertas), semua proses akan menjadi lebih efisien karena semua informasi dikumpulkan melalui tablet atau smartphone. 

5. Timeline Data (Ketepatan Waktu) 

Ini merupakan waktu yang diharapkan saat data seharusnya diterima, sehingga data tersebut dapat digunakan secara efisien. Informasi real-time sangatlah penting, jika sedikit terlambat bisa saja informasi tersebut sudah tidak bisa lagi digunakan sehingga tenaga dan waktu untuk mengumpulkan data informasi menjadi sia-sia. Dengan menggunakan analitik dan informasi real-time, perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih akurat dan tepat waktu. 

Baca juga: Contoh Bidang Tugas Data Entry

Mengapa Perusahaan Kesulitan untuk Outsource Entry Data?

Entri data tidak boleh membebani operasi bisnis inti perusahaan serta karyawan, yang waktunya mungkin lebih baik dihabiskan untuk tugas lain, sehingga pilihan yang tepat yaitu mengalihdayakan tugas tersebut ke pihak ketiga (outsource). Namun, ada beberapa kesulitan umum yang dihadapi oleh perusahaan dalam outsourcing tugas entri data:  

1. Menemukan penyedia layanan yang tepat 

Ini adalah tantangan utama yang dihadapi oleh perusahaan. Sulit untuk dapat menemukan perusahaan yang tepat yang menawarkan layanan entri data yang paling sesuai dengan kebutuhan, anggaran, timeline, dan sebagainya, terutama bila ada begitu banyak perusahaan yang menawarkan layanan serupa.

Perusahaan perlu berhati-hati dalam memilih perusahaan yang tepat dari segi kualitas dan biaya. Selain itu, mereka juga harus fleksibel dan dapat diakses oleh perusahaan klien untuk memastikan dan memeriksa kelancaran tugas. 

2. Outsourcing Layanan Entry Data vs Operasi internal 

Tantangan lain yang dihadapi bisnis saat memutuskan untuk mengalihdayakan tugas entri data adalah keputusan untuk mengelola tugas entri data secara internal atau mengalihdayakannya ke pihak ketiga.

Apakah outsourcing lebih menguntungkan untuk perusahaan tersebut atau sebaliknya, hal Ini perlu dipikirkan oleh bisnis tentang outsourcing layanan entri data. Faktor seperti lokasi, faktor biaya, manfaat keseluruhan dan lainnya juga perlu menjadi pertimbangan.  

3. Biaya vs Hasil yang diterima 

Biaya yang terjangkau adalah faktor penting dalam keberlanjutan bisnis, oleh karena itu ketika memutuskan untuk melakukan outsourcing fungsi atau tugas tertentu, mereka tidak hanya harus memilih penyedia layanan yang andal dengan biaya terjangkau tetapi juga mempertimbangkan manfaat yang akan diperoleh dari layanan ini.

Sehingga bisnis dapat memutuskan untuk melakukan outsourcing untuk beberapa tugas mereka dan menemukan penyedia layanan yang dapat diandalkan dengan biaya yang wajar. 

Di sisi lain, outsourcing ke penyedia layanan yang andal dan baik akan menjamin kualitas dan waktu penyelesaian yang cepat dengan volume data yang besar. Hingga kemudian digunakan untuk membuat keputusan dan strategi bisnis yang tepat.

Disamping itu, penting untuk melakukan evaluasi secara menyeluruh dan menganalisis persyaratan dan situasi bisnis sebelum memutuskan untuk melakukan outsourcing. 

4. Memantau dan Melakukan Kontrol 

Salah satu kesulitan yang dihadapi oleh bisnis ketika mereka memutuskan untuk melakukan outsourcing adalah manajemen tidak bisa memantau secara langsung. Seringkali perusahaan merasa sulit untuk melakukan kontrol langsung pada kegiatan sehari-hari pihak ketiga. Terutama jika bisnis tersebut melakukan outsourcing ke perusahaan yang berlokasi di luar negeri atau di lokasi geografis lain, sehingga komunikasi terbatas hanya melalui sarana virtual.

Dalam proyek-proyek yang memiliki jangka waktu lama, hal ini menimbulkan tantangan karena kurangnya kontrol terkadang dapat mengakibatkan pembengkakan waktu dan biaya. Oleh karenanya, penting untuk memikirkan hal ini dan berdiskusi dengan jelas dengan penyedia layanan tersebut di awal proyek untuk menghindari hambatan di kemudian hari. Lebih baik memiliki kontrak yang terdefinisi dengan baik yang melindungi kepentingan kedua belah pihak.

Baca juga: Apa Tugas Pengelola Data

5. Kerahasiaan 

Terakhir, kerahasiaan data sensitif sangat penting. Mengalihdayakan tugas entri data kepada pihak ketiga akan mengungkapkan informasi dan data pribadi yang terkait dengan perusahaan kepada perusahaan kontraktor yang nantinya dapat dijual kepada pesaing perusahaan lain untuk mendapatkan uang.

Keamanan data sangat penting, perusahaan harus meminta perusahaan outsourcing untuk menandatangani perjanjian kerahasiaan dimana mereka harus merahasiakan semua informasi, termasuk karyawan yang mengerjakan proyek tersebut. 

Setelah mengetahui beberapa hal dari informasi di atas, tentunya kini Anda sudah lebih memahai apa itu data entry dan jika perusahaan Anda belum punya staf khusus untuk melaksanakan kegiatan data entry?

Kini Advance Innovations menyediakan layanan DOCUPRO dari AdIns. Layanan sistem pemrosesan dokumen ini didukung oleh jasa data entry profesional dengan kemampuan data entryhingga verifikasi data yang mumpuni. Jadi, Anda hanya perlu fokus pada pengembangan bisnis. Sisanya serahkan pada DOCUPRO.