Pengertian Dokumen dan Pentingnya Perubahan Digitalisasi

Pengertian dokumen menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan. Dokumen sangat sering Anda temukan dalam aktivitas sehari-hari. Contohnya ada surat nikah, surat perjanjian, akta kelahiran, dan sejenisnya. 

Selama ini dokumen selalu terlihat dalam bentuk kertas. Dokumen kertas bahkan masih tetap digunakan hingga saat ini. Namun melihat bagaimana perkembangan teknologi yang terus bergerak maju, banyak industri yang sadar bahwa paperless environment harus digalakkan. Selain lebih ringkas dan cepat, dokumen digital juga menjadi salah satu langkah nyata mengurangi penggunaan kertas yang diambil dari pohon. Tentu saja ini menjadi bentuk semangat menjaga lingkungan. Mari membahas lebih dalam tentang dokumen dan program digitalisasi yang semakin lazim dilakukan.

Pengertian Dokumen 

Pengertian dokumen sebenarnya tidak hanya ada satu saja dalam KBBI. Arti lain dokumen dalam KBBI adalah barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos. 

Kalau membaca penjelasan sebelumnya, ada pernyataan bahwa dokumen selalu terlihat dalam bentuk kertas. Padahal faktanya, dokumen juga bisa dalam bentuk gambar, rekaman suara, dan semacamnya. Tentunya diperuntukkan sebagai bukti keterangan. Jadi, jangan sampai salah kaprah lagi tentang pengertian dokumen yang cukup sering dinilai hanya bisa dalam bentuk kertas saja.

Setiap industri pasti memiliki dokumen yang digunakan untuk berjalannya bisnis. Ketika banyak industri yang mulai beralih ke media digital, akhirnya dokumen pun terkena imbasnya. Tentunya imbas yang diberikan berarti positif. Dokumen sudah menjadi terdigitalisasi. Tidak lagi dalam bentuk kertas atau fisik. Banyak yang menilai bahwa dokumen dalam bentuk fisik harus segera ditinggalkan. Tentu saja ini menjadi jawaban perkembangan teknologi industri serta mampu memudahkan aktivitas juga.

Pentingnya Digitalisasi Dokumen

Dokumen dalam bentuk digital semakin sering ditemukan. Mungkin Anda sendiri sudah sering menggunakan. Contohnya surat menyurat dalam bentuk e-mail. Kemudian bukti tagihan dalam bentuk invoice serta berformat .pdf. 

Sekarang sudah semakin jarang ada bisnis yang memberikan dokumen dalam bentuk fisik. Khususnya untuk para pelanggan. Lihat saja, tagihan kartu kredit, TV kabel, dan lainnya sudah dikirimkan via e-mail. Begitu juga ketika ada program pendaftaran. Anda tidak lagi harus mengisi formulir menggunakan tulisan tangan. Semuanya berpindah ke formulir elektronik yang sudah mudah diakses.

Baca juga:Mengapa Harus Melakukan Digitalisasi Dokumen?

Pendataan bisa menjadi lebih mudah juga karena seluruh dokumen tersebut langsung masuk ke dalam sistem. Hasilnya apa? Cara kerja menjadi lebih simpel dan cepat. Inilah yang membuat banyak industri lebih cocok dengan digitalisasi dokumen. Semakin hari sudah terlihat banyak bisnis yang berpindah ke digitalisasi dokumen karena ingin merasakan dampak positif dari sisi cara kerja.

Ada beberapa alasan lain mengapa digitalisasi dokumen itu penting, yaitu:

• Informasi yang ada di dalam dokumen digital lebih mudah disimpan
• Pengoperasian relatif mudah dan cepat
• Ketepatan dan ketelitian lebih tinggi

Dengan segala bentuk keunggulan digitalisasi dokumen serta mendukung paperless environment, Anda harus mulai memanfaatkan sistem yang tepat dan efektif dalam meningkatkan efisiensi proses bisnis. Daripada terlalu banyak menghabiskan waktu hanya untuk mencari dokumen, manfaatkan aplikasi DMS (Document Management System) dari AdIns sekarang juga.

Memiliki keunggulan manajemen konten dan manajemen pencatatan yang memudahkan proses kerja, serta pengaturan aplikasi dengan dukungan layanan interface data, aplikasi DMS cocok untuk bisnis yang membutuhkan sistem digitalisasi dokumen secara optimal. Kunjungi aplikasi DMS dari AdIns untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.