Inilah Prosedur Penyimpanan Arsip yang Benar

Apabila bekerja di bidang manajemen dan administrasi, maka Anda harus mengetahui prosedur penyimpanan arsip yang baik dan benar. Pada dasarnya, arsip ini berisi dokumen-dokumen penting yang biasanya akan dibutuhkan kembali di kemudian hari. Oleh karena itu, Anda harus menyimpannya dengan benar agar mudah ditemukan ketika dibutuhkan.

Pada kesempatan kali ini, Anda dapat mempelajari bagaimana prosedur penyimpanan arsip yang baik dan benar. Namun, sebelum membahas hal tersebut, ada baiknya jika Anda mempelajari apa itu arsip secara lebih mendalam terlebih dahulu melalui pembahasan di bawah ini.

Pengertian Arsip

Arsip adalah kumpulan catatan, warkat, atau dokumen lainnya, yang ditulis atau diketik dan tercetak dalam bentuk dan media apa pun (baik itu huruf, angka, gambar, atau video). Arsip berisi sumber-sumber primer yang terakumulasi selama masa hidup seorang individu atau sebuah organisasi, dan disimpan untuk menunjukkan fungsi dari  orang atau organisasi tersebut.

Sementara itu, pengertian arsip juga telah diatur di dalam Undang-Undang negara. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman suatu kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan, dalam konteks pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Baca juga: Pentingnya Digitalisasi Arsip Dalam Menunjang Proses Bisnis Berkembang

Arsip memiliki beberapa sifat dan karakteristik yang membedakannya dari jenis dokumen lain, yaitu:

• Autentik, arsip harus berisikan informasi yang aktual dan faktual.
• Legal, arsip merupakan bukti resmi dari berbagai kegiatan dan kebijakan yang telah dilakukan.

Pada masa yang akan datang, arsip akan digunakan sebagai bukti yang autentik dan legal untuk mendukung kegiatan atau kebijakan yang akan dibuat. Oleh karena itu, Anda harus menyimpan arsip dengan baik dan benar agar mudah untuk ditemukan ketika hendak digunakan.

Jenis-Jenis Arsip

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, ada tujuh jenis arsip yang berbeda, yaitu:

• Arsip dinamis
• Arsip vital
• Arsip aktif
• Arsip inaktif
• Arsip statis
• Arsip terjaga
• Arsip umum

Baca juga: Bagaimana Cara Kerja Data Entry?

Mari simak penjelasan lengkap mengenai jenis-jenis arsip di bawah ini!

1. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan langsung di dalam kegiatan orang atau organisasi yang membuat arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.

2. Arsip Vital

Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya menjadi persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional orang atau organisasi yang menciptakan arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak dapat diganti jika rusak atau hilang.

3. Arsip Aktif

Arsip aktif adalah arsip dengan frekuensi penggunaan yang tinggi dan/atau digunakan secara terus-menerus. Jenis arsip ini akan selalu digunakan untuk berbagai macam kebutuhan.

4. Arsip Inaktif

Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya menurun atau sudah sangat jarang digunakan. Biasanya hanya digunakan untuk memberikan keterangan atau dijadikan sebagai referensi.

5. Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh orang atau organisasi yang arsip karena memiliki nilai sejarah, telah habis masa simpannya, dan memberikan informasi permanen yang telah diverifikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung, oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan lainnya.

Baca juga: 5 Peran Teknologi Informasi dalam Bisnis di Era Digital

6. Arsip Terjaga

Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

7. Arsip Umum

Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. Dengan kata lain, semua arsip yang tidak berhubungan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara.

Prosedur Penyimpanan Arsip yang Baik dan Benar

Arsip adalah dokumen sangat penting yang harus disimpan dengan baik dan benar. Nantinya, ketika dibutuhkan, arsip harus dapat ditemukan dengan mudah. Berikut ini adalah prosedur penyimpanan arsip yang baik dan benar.

1. Pemeriksaan Arsip

Langkah pertama yang harus dilakukan dalam penyimpanan arsip adalah memeriksanya terlebih dahulu. Anda harus memastikan bahwa arsip tersebut sudah berisi informasi yang sesuai, aktual, dan faktual. Anda dapat memastikannya dengan meminta kejelasan kepada pihak pembuat arsip.

2. Pengindeksan Arsip

Setelah arsip tersebut sudah dipastikan keutuhan dan kebenaran isinya, Anda harus mengindeks arsip tersebut. Hal ini diperlukan agar arsip yang disimpan dapat tersusun dengan rapi dan tidak berantakan. Anda dapat mengindeks arsip berdasarkan berbagai hal, seperti abjad.

Baca juga: Mengapa Harus Melakukan Digitalisasi Dokumen?

3. Pengkodean Arsip

Setelah diindeks, arsip harus diberikan sebuah tanda (kode) yang mengindikasikan tempat penyimpanan arsip tersebut. Nantinya, kode ini akan berguna ketika arsip hendak digunakan kembali dan keluar dari berkas. Ketika arsip dikembalikan, petugas juga akan lebih mudah untuk mengembalikan arsip ke tempatnya semula.

4. Penyortiran Arsip

Apabila seluruh arsip yang ingin disimpan sudah diberikan tanda (kode), selanjutnya Anda dapat melakukan penyortiran arsip. Anda dapat menyortir arsip berdasarkan kode yang telah ditentukan sebelumnya. Proses ini perlu dilakukan agar pengelompokkan arsip dapat dilakukan dengan lebih mudah. Selain itu, nantinya arsip juga akan lebih mudah ditemukan ketika dibutuhkan kembali.

5. Penyimpanan Arsip

Apabila arsip telah diperiksa, diindeks, diberikan tanda, dan disortir, maka Anda tinggal menyimpan arsip tersebut saja. Pastikan tempat dan sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip aman dan tepercaya. Dengan begitu, arsip dapat terjaga dengan baik dan tidak akan rusak.

Pengarsipan Makin Mudah dengan LiteDMS

Apabila Anda sering menghabiskan waktu untuk mencari dokumen, ayo gunakan LiteDMS dari AdIns untuk mempermudah prosesnya. LiteDMS diciptakan untuk membuat manajemen dokumen menjadi lebih mudah dan cepat; Anda dapat mencari dokumen yang sangat spesifik sekali pun dengan mudah dan cepat. Untuk informasi lebih lanjut mengenai produk dan layanan kami, silakan klik di sini.