Memahami Teknologi Meta Tag dalam Sistem Manajemen Dokumen

Mengelola dokumen dengan rapi dan teratur adalah salah satu aspek terpenting dari keseluruhan efektivitas dan parameter kinerja kantor. Untuk mencapai tingkat efisiensi kerja yang diinginkan selama proses bisnis, perusahaan bergantung pada banyak perangkat lunak untuk melakukan ini. Perangkat lunak Lite DMS (Document Management System) oleh AdIns adalah salah satui perangkat lunak untuk membantu proses manajemen dokumen. Sebagai salah satu produk yang paling diinginkan dari AdIns, Lite DMS mengandalkan fitur tertentu yang disebut meta tag (atau metadata) untuk membantu dalam pencarian dokumen tertentu. Namun, sebelum kita membahasnya lebih jauh, apa itu meta tag?

Di bidang teknologi informasi, meta tag adalah potongan teks yang menjelaskan konten dari keseluruhan halaman. Sederhananya, meta tag adalah deskripsi dari halaman web tertentu pada hasil mesin pencari. Di Google, misalnya, meta tag adalah hasil yang akan Anda lihat pertama kali ketika Anda mencari hasil tertentu. Namun, meta tag tidak secara otomatis muncul di dalam tautan hasil yang diinginkan. Sebaliknya, meta tag hanya terlihat ketika Anda membuka kode sumber halaman. Terlepas dari fakta ini, meta tag tetap penting bagi pemilik tautan sehingga orang dapat segera mengidentifikasi hasil kueri mereka.

Karena fitur-fiturnya, meta tag biasanya digunakan di internet untuk meningkatkan hasil SEO (search engine optimization/ optimasi mesin pencari). Meta tag akan menampilkan kata kunci spesifik yang akan membantu proses pencarian dan meningkatkan hasil pencarian. Untuk membantu kinerja SEO, meta tag memiliki beberapa tipe meta tag yang dapat meningkatkan algoritma proses pencarian.

Tipe algoritma meta tag ini antara lain:

• Title Tag 

Tipe meta tag ini akan menunjukkan kepada kita judul tautan dalam hasil pencarian.

• Meta Keywords Attribute 

Ketika Anda mencari kata kunci di mesin pencari, meta tag akan menggunakan kata kunci ini sebagai dasar untuk mencari hasil yang paling relevan untuk kueri Anda.

• Meta Description Attribute 

Deskripsi tautan adalah hasil yang akan dihasilkan oleh meta tag selama proses pencarian.

• Meta Robots Attitude 

Hasil pencarian dalam jenis ini akan menjadi hasil dari proses perayapan web mesin pencari (robot).

Dengan mengidentifikasi jenis meta tag ini, kita dapat mencari hasil yang diinginkan berdasarkan beberapa standar yang berbeda. Mencari informasi tertentu berdasarkan beberapa fitur dan arahan akan meningkatkan keseluruhan algoritma. Perangkat lunak DMS beroperasi dengan cara yang sangat mirip dengan cara meta tag yang bekerja di mesin pencari internet.

Metadata dapat disimpan secara internal di perangkat lunak untuk menyederhanakan dan membantu proses manajemen dokumen kapanpun diperlukan. Penyisipan meta tag ini akan membuat meta tag melekat pada struktur data dokumen dan akan membuatnya selalu tersedia selama proses pencarian.

Jadi, bagaimana cara kerja fitur meta tag di perangkat lunak DMS? Seperti yang disebutkan sebelumnya, meta tag dalam perangkat lunak DMS bekerja hampir mirip dengan yang digunakan di mesin pencari utama. Dokumen-dokumen yang telah dimasukkan ke dalam database sudah ditandai dengan beberapa kategori untuk disortir berdasarkan kategori-kategori ini. Kata kunci, kepengarangan, tanggal pengeditan, tipe file, dan informasi khusus lainnya adalah beberapa fitur yang paling umum digunakan untuk mendukung kinerja perangkat lunak DMS.

Dari kumpulan informasi ini, kita dapat mulai menggunakan perangkat lunak DMS untuk mencari dokumen spesifik untuk kebutuhan tertentu. Kita dapat menggunakan perangkat lunak ini berdasarkan langkah-langkah berikut:

1. Pengambilan Dokumen

Pertama, dokumen yang dimiliki perusahaan dapat berupa kertas konvensional atau bentuk digital. Proses pengumpulan dokumen umumnya dikenal sebagai pengindeksan, di mana semua dokumen diklasifikasikan berdasarkan beberapa kategori. Saat mengindeks dokumen-dokumen ini, perusahaan dapat memasukkan informasi baru ke meta tag mereka untuk menyederhanakan hasil pencarian di masa depan.

Dokumen-dokumen dapat dikumpulkan dari korespondensi email perusahaan dari pelanggan untuk laporan sistem bisnis. Perangkat lunak DMS dapat segera mengumpulkan semua data-data ini ketika sudah terintegrasi ke dalam sistem informasi perusahaan secara keseluruhan.

2. Penyimpanan Dokumen pada Penyimpanan Pusat (Central Storage) 

Setelah dikumpulkan, dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan berdasarkan meta tag tertentu. Dokumen-dokumen ini disimpan dalam penyimpanan pusat, di mana semua pengguna yang berwenang dapat mengakses dokumen untuk kebutuhan spesifik mereka.

Pengguna yang berwenang dapat mengedit beberapa dokumen ini jika perlu. Dokumen seperti email, formulir, halaman web, dan dokumen serupa mudah untuk diedit karena jenis dokumennya. DMS dapat segera melakukan pengeditan yang dilakukan pengguna setelah pengeditan selesai.

3. Pengambilan dan Distribusi Dokumen 

Pada fase ini, pengguna dapat mendistribusikan atau mengambil dokumen kepada pihak yang terkait. Karena DMS telah mengintegrasikan seluruh sistem informasi, pengguna dapat mengirim dokumen ke orang lain, seperti karyawan dan supervisor. Pada saat yang sama, para penerima ini dapat segera mengambil dokumen yang mereka minta.

4. Pengarsipan Dokumen 

Akhirnya, dokumen dapat diarsipkan setelah pengguna selesai menggunakannya. Meskipun demikian, dokumen dapat disimpan dan diarsipkan untuk referensi di masa mendatang. Dengan ini, perusahaan dapat mengakses dokumen masa lalu kapanpun ia membutuhkan referensi untuk menghadapi cobaan bisnis yang serupa ataupun baru.

Pada akhirnya, menggunakan perangkat lunak DMS sangat penting untuk efisiensi dan kinerja bisnis perusahaan secara keseluruhan. Untuk menggunakan perangkat lunak dengan benar, perusahaan perlu menambahkan informasi yang relevan ke meta tag dokumen untuk meningkatkan hasil pencarian dalam perangkat lunak ini. Karena meta tag akan membantu pengguna dalam mencari dan menyimpan dokumen berdasarkan beberapa kategori, perusahaan bisa memperoleh beberapa kemajuan signifikan dalam kinerja bisnisnya jika dapat menggunakan perangkat lunak ini secara efektif.

Lite DMS adalah sistem manajemen dokumen yang didesain unttuk mempermudah dan menstrukturkan proses pencarian dokumen dengan menggunakan memori sesedikit mungkin. Aplikasi DMS ini dilengkapi dengan teknologi OCR yang akan mempermudah proses digitalisasi dokumen.