13 Rekomendasi Tools Project Management untuk Memudahkan Pekerjaan IT

Dalam dunia industri IT, pengelolaan proyek adalah hal yang vital untuk mencapai kesuksesan. Tim IT seringkali memiliki tanggung jawab yang kompleks dan banyak tugas yang harus dikelola dengan cermat. Oleh karena itu, menggunakan tools project management yang tepat menjadi kunci untuk memastikan efisiensi, kolaborasi, dan pengelolaan yang lebih baik.

Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi mengapa menggunakan tools project management penting dan merekomendasikan 13 alat terbaik untuk memudahkan pekerjaan IT.

Mengapa Perlu Menggunakan Tools Project Management?

Penggunaan tools project management memiliki banyak manfaat bagi perusahaan IT. Berikut adalah beberapa alasan mengapa alat-alat ini menjadi begitu penting dalam lingkungan kerja yang penuh tantangan:

1. Meningkatkan Manajemen Sumber Daya Perusahaan

Manajemen sumber daya yang baik adalah elemen kunci dalam kesuksesan proyek. Tools project management memungkinkan pemantauan dan alokasi sumber daya yang lebih efisien. Tim IT dapat dengan mudah melihat siapa yang memiliki beban kerja tertentu, mengidentifikasi anggota tim yang memiliki keahlian khusus, dan memastikan bahwa sumber daya dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.

2. Menciptakan Kolaborasi Tim yang Lebih Baik

Proyek di industri IT seringkali melibatkan banyak orang dengan keahlian berbeda. Penggunaan tools project management membantu menciptakan kolaborasi yang lebih baik di antara tim. Anggota tim dapat berkomunikasi, berbagi ide, dan mengakses informasi proyek dengan lebih mudah. Ini membantu meminimalkan kesalahpahaman dan mempercepat perjalanan proyek secara keseluruhan.

3. Meningkatkan Efektivitas Delegasi Tugas

Dalam proyek IT yang kompleks, tugas-tugas harus didistribusikan dengan bijaksana. Dengan alat project management, manajer proyek dapat dengan mudah mengatur dan mendistribusikan tugas kepada anggota tim yang paling sesuai dengan kemampuan dan pengalaman mereka. Hal ini memastikan bahwa setiap anggota tim tahu apa yang diharapkan dari mereka dan tugas dapat diselesaikan dengan efisiensi tinggi.

4. Dapat Membantu Identifikasi dan Mitigasi Risiko yang Ada

Proyek IT seringkali melibatkan tingkat kompleksitas yang tinggi dan risiko yang beragam. Alat project management membantu dalam mengidentifikasi dan menganalisis risiko yang ada, sehingga tim dapat merencanakan langkah-langkah untuk mengurangi atau mengatasi risiko tersebut. Dengan adanya pemantauan dan evaluasi yang terus-menerus, risiko dapat dikelola dengan lebih baik, sehingga meminimalkan potensi gangguan yang dapat menghambat kemajuan proyek.

5. Membantu Menciptakan Standardisasi Proses

Setiap proyek IT umumnya melibatkan berbagai proses yang berbeda. Dengan tools project management, perusahaan dapat membangun standardisasi proses untuk proyek-proyek tertentu atau jenis proyek tertentu. Dengan demikian, tim dapat mengikuti prosedur yang teruji dan terbukti efisien, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan kualitas pekerjaan.

13 Rekomendasi Tools Project Management

Dengan begitu banyaknya tools project management yang tersedia, penting untuk memilih yang sesuai dengan kebutuhan tim dan proyek. Berikut adalah 13 rekomendasi alat project management terbaik yang dapat memudahkan pekerjaan IT Anda:

1. JIRA

JIRA adalah salah satu alat project management yang paling populer dan serbaguna. Dikembangkan oleh Atlassian, JIRA menyediakan berbagai fitur yang mencakup manajemen tugas, pelacakan bug, perencanaan sprint, dan banyak lagi. Dengan JIRA, tim IT dapat dengan mudah berkolaborasi dan mengatur proyek mereka dengan efisiensi tinggi.

2. Trello

Trello adalah tools project management memungkinkan tim manajemen proyek mengelola semua jenis proyek, alur kerja, dan pengawasan tugas. Anda dapat menambahkan file, checklists, atau bahkan otomatisasi. Trello membantu manajer proyek mengetahui apa yang sedang dilakukan tim, siapa yang sedang mengerjakan apa, dan proyek apa saja yang sedang dalam proses.

Trello dapat digambarkan sebagai papan tulis yang penuh dengan sticky notes berisi catatan yang berkaitan dengan deadline tugas tim proyek. Bayangkan bahwa setiap sticky notes memiliki lampiran, seperti foto, dokumen, atau elemen lain yang dapat digunakan untuk berdiskusi dan bekerja sama dengan anggota tim.

Baca Juga: Mengapa Digitalisasi Dokumen Penting dan Apa Saja Contohnya?

3. ProofHub

ProofHub adalah tools project management terpusat yang memungkinkan Anda membuat daftar tugas, alur kerja, kalender, diskusi, dan dokumen.  Alat ini membantu manajer proyek dalam merencanakan, mengatur, dan melacak pekerjaan anggota tim. Selain itu, karena perlu menyetorkan banyak laporan, seperti laporan kerja dan sumber daya, ini memudahkan kolaborasi dalam tim maupun dengan klien eksternal.

4. Microsoft Project

Microsoft Project adalah tools project management dengan fitur lengkap. Microsoft Project dapat membantu Anda untuk mengelola sumber daya, menyusun jadwal, rencana, dan proyek yang lebih sederhana. Alat ini cocok untuk proyek IT yang kompleks dan besar karena dapat mengelola sumber daya, mengatur jadwal, dan memberikan analisis yang mendalam.

5. TeamGantt

Tools project management TeamGantt menyediakan grafik Gantt secara online. Dengan alat ini, manajer proyek dapat lebih mudah merencanakan, menjadwalkan, dan mengelola proyek yang rumit.

Selain itu, Anda dapat mengundang tim, klien, atau stakeholder untuk melihat dan menyunting Gantt chart Anda dengan cara yang mudah dan sederhana.

6. Wrike

Wrike adalah tools project management multifungsi yang dapat membantu tim bekerja sama dengan lebih baik dan meningkatkan keterbukaan komunikasi. Wrike memiliki banyak fitur untuk manajemen dokumen, berkolaborasi, dan berkomunikasi, yang memungkinkan Anda menetapkan prioritas dan menyelaraskan tim untuk bekerja lebih cepat dan cerdas.

7. Asana

Asana memiliki fitur yang sangat baik untuk manajemen tugas dan kolaborasi, tetapi beberapa pengguna mungkin menganggap antarmukanya terlalu sederhana dan sistemnya terlalu kaku.

Asana menggabungkan elemen manajemen proyek, penyimpanan file, dan kolaborasi, dan membantu mengelola proyek di seluruh tim tanpa harus mengirimkannya secara manual melalui email.

8. Basecamp

Untuk proyek dengan tim yang besar, Basecamp adalah salah satu tools project management paling populer saat ini. Basecamp memiliki antarmuka yang ringan dengan fitur kolaborasi tim dan media sosial kontemporer. Ini adalah alat yang bagus untuk menggabungkan semua kebutuhan proyek dalam satu alat.

9. Zoho Projects

Zoho Projects adalah tools project management yang bermanfaat bagi bisnis untuk melacak tugas, bekerja sama, mengawasi kesalahan, dan membuat laporan yang mudah digunakan. Ini memiliki fitur seperti Gantt charts dan kemampuan untuk menagih pekerjaan secara bersamaan.

Tak hanya itu, Zoho Projects memiliki fitur komunikasi seperti real-time chat dan halaman forum.

10. Notion

Notion adalah tools project management lengkap untuk berkolaborasi dengan tim, menulis, dan membuat rencana. Fitur dan tampilan alat ini bernuansa modern.  Notion memiliki fungsi utama perencanaan proyek, dengan fitur timeline sharing bersama tim, dan penyimpanan file penting yang berhubungan dengan proyek.

11. Monday.com

Monday.com adalah tools project management yang memiliki interface menarik dan mudah untuk dibaca. Monday.com memungkinkan tim mengelola pekerjaan, memenuhi deadline, dan membangun transparansi di dalam tim. Selain itu, ada banyak opsi tampilan yang tersedia di sini, termasuk tampilan peta dan kalender.

12. Scoro

Scoro adalah solusi yang lengkap yang menggabungkan semua fitur yang mungkin Anda butuhkan untuk tools project management, seperti manajemen kontak, manajemen proyek dan tugas, catatan tim, kolaborasi tim, pemenuhan deadline, dan pelaporan.

Scoro merampingkan seluruh proses proyek, sehingga Anda tidak perlu menggunakan banyak alat yang berbeda untuk setiap pekerjaan. Anda dapat menyimpan semua data penting Anda di satu tempat.

Baca Juga: Dokumen Digital: Pengertian, Keuntungan, dan Contohnya

13. Projectmanager.com

Projectmanager.com adalah tools project management yang memungkinkan pengguna merencanakan, melacak, dan melaporkan proyek secara online. Yang lebih menarik, alat ini terintegrasi sepenuhnya dengan Google Apps, Microsoft Word, Excel, dan Project.

Alat ini memungkinkan perencanaan dan penjadwalan proyek yang kuat serta pengelolaan tim yang efektif, keseimbangan proyek, dan dokumen yang efektif.

Menggunakan tools project management adalah keputusan bijaksana bagi pemilik bisnis dan departemen IT. Manfaat yang diperoleh, seperti peningkatan manajemen sumber daya, kolaborasi tim yang lebih baik, efektivitas delegasi tugas, identifikasi dan mitigasi risiko, serta standardisasi proses, akan membantu meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam mengelola proyek IT.

Tidak hanya itu saja, dalam konteks kearsipan digital di setiap departemen perusahaan, pemahaman terhadap tools project management menjadi lebih relevan karena kearsipan digital seringkali melibatkan banyak tugas, kolaborasi, dan dokumentasi yang harus dikelola dengan baik. Untuk lebih memudahkan prosesnya, Anda dapat menggunakan aplikasi DMS (Document Management System) – Lite DMS dari AdIns yang dapat membantu efektivitas pengelolaan dokumen dalam konteks kearsipan digital.

Lite DMS menyediakan penyimpanan dokumen yang aman dengan berbagai tingkat izin akses, sehingga hanya orang-orang yang berwenang yang dapat mengakses dokumen-dokumen tertentu. Aplikasi ini juga dilengkapi dengan mesin pencari yang canggih, sehingga memudahkan pengguna untuk menemukan dokumen yang dibutuhkan dengan cepat dan mudah.

Tidak hanya itu, Lite DMS dapat diintegrasikan dengan sistem perusahaan yang sudah ada, membuat proses migrasi ke sistem manajemen dokumen baru menjadi lebih lancar.

Dengan menggunakan Lite DMS dari AdIns, perusahaan dapat memanfaatkan alat yang andal untuk mengelola kearsipan digital mereka dengan efisien, aman, dan nyaman. Hal ini akan berdampak positif pada efektivitas operasional dan kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuan bisnis dengan lebih baik.

Hubungi kami melalui WhatsApp segera dan mulailah mengimplementasikan layanan AdIns untuk peningkatan efektivitas proses bisnis Anda sekarang juga!